Трудовая книжка долгие годы оставалась главным документом, подтверждающим стаж и трудовую деятельность гражданина. Однако с развитием электронного документооборота и принятием новых федеральных законов ситуация кардинально изменилась. Сегодня оформление бумажной трудовой книжки обязательно далеко не для всех категорий трудящихся. В этой статье мы подробно разберем, на каких именно работников не ведутся трудовые книжки, и как в таком случае учитывается их стаж.
Общее правило ведения трудовых книжек
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Это правило действует в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Однако из этого правила есть четкие исключения, прописанные в ТК РФ и иных федеральных законах.
Категории работников, на которых не оформляются бумажные трудовые книжки
С учетом текущего законодательства (включая изменения, вступившие в силу с 2021 года и актуальные на 2026 год), можно выделить несколько основных категорий работников, на которых бумажные трудовые книжки не ведутся:
Работники, устраивающиеся на работу впервые после 31 декабря 2020 года
Это самая массовая категория. Если человек устраивается на работу впервые, и до 1 января 2021 года у него не было трудового стажа, бумажная трудовая книжка на него не оформляется вовсе. Сведения о его приеме на работу, увольнениях и переводах сразу формируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР). Работодателю запрещено заводить на таких сотрудников бумажный бланк.
Работники, перешедшие на электронную трудовую книжку (ЭТК)
В 2020 году шел процесс выбора: граждане могли подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронный формат. Те, кто выбрал ЭТК, больше не получают записей в бумажный документ. С 2021 года работодатели ведут на них только электронные сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или ЕФС-1). Бумажная книжка при этом выдается на руки и остается у работника, но перестает обновляться.
Работники, для которых работа не является основной (совместители)
По общему правилу, трудовые книжки ведутся только по основному месту работы. Если работник трудится по совместительству (как внутреннему, так и внешнему), работодатель-совместитель не заводит и не ведет ему трудовую книжку. По желанию работника сведения о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку по основному месту работы на основании справки от работодателя по совместительству.
Работники, трудоустроенные у физических лиц (не ИП)
Если работодателем выступает физическое лицо, которое не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя, он не имеет права вести трудовые книжки на своих работников. Трудовой договор в этом случае является главным подтверждением факта трудоустройства.
Особенности электронного формата (ЭТК)
Переход на ЭТК породил множество вопросов. Разберем самые важные нюансы:
- Что не указывается в ЭТК: В электронной трудовой книжке не отражается общий стаж работы, а также сведения о награждениях, поощрениях и причинах увольнения (в отличие от бумажного формата, где графа «причина» дублировалась). Чтобы узнать общий стаж, работнику необходимо заказать выписку из ПФР.
- Можно ли вернуться к бумажному формату? Если работник в 2020 году выбрал электронную трудовую книжку, закон не позволяет ему просто так вернуться к ведению бумажного документа. ЭТК для него стала безвозвратным выбором.
Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?
Бывают ситуации, когда работник не писал заявления о переходе на ЭТК у прошлого работодателя, но и на новое место работы бумажный документ не принес, заявив, что он потерян или испорчен. В таком случае:
- Если работник сохранял бумажный формат: Кадровик оформляет новый документ (дубликат) по письменному заявлению работника.
- Если работник перешел на ЭТК, но потерял бумажный экземпляр: Ему также необходимо оформить бумажный дубликат по последнему месту работы, если для этого есть законные основания, либо полагаться на электронные данные.
- Для тех, кто начал работать в 2021 году и позже: Им бумажный носитель не оформлялся вовсе — это предусмотрено законом. Вся информация содержится только в электронном виде и уже передана в ПФР, поэтому восстановить «стаж» таким работникам проще всего — он не может быть физически утерян.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Важно помнить, что в случае, если в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом на работника не ведется трудовая книжка, при увольнении работодатель выдает сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р). Если же трудовая книжка велась, но работник не забрал ее в день увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня получения письменного обращения работника.
Эпоха обязательных бумажных трудовых книжек постепенно уходит в прошлое; С 2021 года бумажные бланки не оформляються на тех, кто впервые вступает в трудовые отношения, а также на тех, кто добровольно выбрал электронный формат. Работодателям больше не требуется требовать бумажные книжки у новых сотрудников, если они устраиваются на работу впервые. Главным источником информации о стаже таких работников становится электронная база данных Пенсионного фонда, что делает процесс учета стажа более надежным и защищенным от утери.