Вопрос о том, на каких работников необходимо заводить трудовую книжку, является фундаментальным для кадрового делопроизводства. Многие работодатели ошибочно полагают, что этот документ нужен только тем, кто отработал длительный срок. Однако законодательство Российской Федерации устанавливает четкие и строгие критерии.

Основной принцип: 5 дней работы

Самое главное помнить, что трудовые книжки ведуться на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти рабочих дней, если работа для этого сотрудника является основной.

Это правило закреплено в статье 66 Трудового кодекса РФ и детализировано в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225.

Ключевые условия заведения книжки:

Срок работы: Сотрудник отработал более 5 рабочих дней.
Основное место работы: Для данного работодателя труд является основным (не совместительство).
Отсутствие книжки: У работника нет действующей трудовой книжки (бумажной или электронной формы, требующей внесения записей).

Если работник принят на работу по совместительству, работодатель не обязан заводить ему новую трудовую книжку или вносить записи в имеющуюся по желанию сотрудника (хотя по согласованию сторон записи о совместительстве вносить можно, но это не является обязательным требованием для заведения документа).

Электронные и бумажные трудовые книжки в 2026 году

На текущий момент (2026 год) в России действует переходный период, завершившийся ранее, и сформировалась устойчивая практика двойного формата, однако приоритет отдан электронному виду.

• Для работников, выбравших электронную трудовую книжку (ЭТК): Сведения о стаже передаются работодателем в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде. Бумажный бланк на таких сотрудников не заводится (если они не подавали заявление о сохранении бумажной версии до конца 2020 года).
• Для работников, сохранивших бумажную книжку: Работодатель обязан завести бумажный бланк, если у работника его нет, и вносить туда записи собственноручно (или с использованием технических средств, обеспечивающих читаемость), заверяя их подписью и печатью (при наличии).

> Важно: Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд (ныне СФР) или не сделает запись в бумажной книжке, данный период работы может не быть учтен в страховом стаже работника, что повлияет на его будущую пенсию.

Порядок оформления при приеме на работу

Процесс заведения трудовой книжки строго регламентирован Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

Запрос документов: При приеме на работу сотрудник обязан предъявить трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде). Если книжки нет, работодатель заводит новую.
Заполнение титульного листа:

• Указываются ФИО, дата рождения, образование, профессия.
• Дата заполнения (день приема на работу или день заведения книжки, если позже);
• Подпись владельца и подпись ответственного лица работодателя.
• Проставляется печать организации (при наличии).

Внесение первой записи: В разделе «Сведения о работе» вносится запись о приеме на должность с указанием даты, названия отдела, должности и основания (приказ).

Ответственность и хранение

Работодатель несет полную материальную ответственность за бланки трудовых книжек и вкладышей.

• Учет: Все бланки должны быть учтены в специальной книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
• Ответственное лицо: Приказом по организации должно быть назначено лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Отсутствие такого приказа является нарушением.
• Хранение: Трудовые книжки хранятся в сейфах или металлических шкафах как документы строгой отчетности.

Риски для работодателя

Неверное ведение или отказ в заведении трудовой книжки при наличии оснований (работа свыше 5 дней) грозит:

• Штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Исками от работников о восстановлении стажа и компенсации морального вреда.
• Проблемами при проверках трудовой инспекции.

Правило «пяти дней» — это не рекомендация, а императивная норма закона. Независимо от того, работает сотрудник по срочному договору или бессрочному, полный день или частичную занятость, если это его основное место работы и срок превысил 5 рабочих дней, трудовая книжка (в электронном или бумажном формате) должна быть оформлена и вестись в строгом соответствии с правилами.

Соблюдение этих норм гарантирует защиту прав работников на учет их трудового стажа и минимизирует юридические риски для бизнеса.