Вопрос о том, на какой бухгалтерский счет отнести стоимость трудовой книжки, является одним из классических в учете кадровых расходов. Несмотря на цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки, бумажный документооборот все еще актуален, особенно при первичном приеме сотрудников или выдаче дубликатов. В данной статье мы подробно разберем порядок учета, проводки и налоговые нюансы этой операции.
Статус трудовой книжки в бухгалтерском учете
Трудовая книжка установленного образца является бланком строгой отчетности (БСО). Согласно действующему законодательству РФ, расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним несет работодатель.
Ключевой момент: стоимость первой трудовой книжки не может быть удержана из зарплаты сотрудника. Работодатель обязан приобрести ее за свой счет и учесть эти расходы как затраты организации. Если же работник теряет книжку и просит выдать ему новую (или дубликат), он может возместить стоимость бланка, внеся деньги в кассу организации.
На какой счет отнести расходы?
Порядок отражения в учете зависит от того, кто именно оплачивает бланк и какова учетная политика предприятия. Однако существует устоявшаяся практика, регламентированная Планом счетов и методическими рекомендациями.
Чаще всего бланки трудовых книжек учитываются на счете 10 «Материалы». Для этого открывают отдельный субсчет, например, «Бланки строгой отчетности».
Основные варианты учета:
- Вариант 1 (Наиболее распространенный): Бланки учитываются как материально-производственные запасы на счете 10. При выдаче сотруднику их стоимость списывается на затраты.
- Вариант 2: Если организация приобретает бланки в небольшом количестве и сразу же выдает их, допускается прямое списание стоимости на счета учета затрат (20, 26, 44) без оприходования на склад, но только если это прописано в учетной политике.
Типовые бухгалтерские проводки
Рассмотрим стандартный алгоритм действий бухгалтера при покупке и выдаче трудовой книжки.
Покупка бланков у поставщика
Когда организация приобретает пачку бланков, они ставятся на учет как материалы:
- Дебет 10, субсчет «Бланки строгой отчетности» — Кредит 60, оприходованы бланки трудовых книжек по стоимости без НДС.
- Дебет 19 — Кредит 60 — отражен входной НДС (если поставщик является плательщиком НДС).
- Дебет 68 — Кредит 19, НДС принят к вычету.
Выдача трудовой книжки сотруднику (за счет работодателя)
При приеме на работу первого сотрудника, не имеющего трудовой книжки, работодатель вручает ему бланк бесплатно. В этот момент стоимость бланка списывается:
- Дебет 20 (26, 44), Кредит 10 — списана стоимость бланка трудовой книжки на себестоимость продукции (или общехозяйственные/коммерческие расходы).
Примечание: Выбор счета затрат (20, 26 или 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник, которому выдается книжка, и структуры затрат компании.
Возмещение стоимости сотрудником (при утере или выдаче дубликата по его просьбе)
Если работник потерял книжку и пишет заявление о выдаче новой за его счет, или просит выдать дубликат с оплатой:
- Сотрудник вносит деньги в кассу: Дебет 50 — Кредит 73 (или 76).
- Выдача бланка и списание стоимости: Дебет 73 (76) — Кредит 10.
- Если суммы не совпадают (сотрудник заплатил больше или меньше), производится корректировка через кассу или зарплату.
Налоговый учет расходов
Важно правильно отразить операцию не только в бухучете, но и для целей налогообложения прибыли.
Налог на прибыль
Расходы на приобретение бланков трудовых книжек относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они признаются в полном объеме в том периоде, когда бланк был выдан сотруднику (списан с баланса).
Если бланки были куплены, но еще не выданы, их стоимость в налоговом учете не списывается, а числится как материальные запасы.
НДС
При передаче трудовой книжки работнику объект налогообложения НДС не возникает, так как эта операция не признается реализацией в целях главы 21 НК РФ (сотрудник не приобретает товар для перепродажи или коммерческого использования, а документ выдается в силу закона).
Переход на электронные трудовые книжки
С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для сотрудников, которые впервые трудоустраиваются после 1 января 2021 года, бумажные трудовые книжки не заводятся. Вся информация ведется только в электронном виде.
Это означает, что для новых сотрудников расходы на покупку бумажных бланков у организаций постепенно исчезают. Однако для работников, сохранивших бумажный вариант, и при выдаче дубликатов за прошлые периоды вопрос учета бланков остается актуальным.
Резюме
Стоимость трудовой книжки первоначально относится на счет 10 «Материалы». В момент выдачи сотруднику (когда бланк заполняется и передается на руки) стоимость списывается со счета 10 на счета учета затрат: 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу».
Правильное оформление этих операций позволит избежать претензий со стороны налоговых органов и обеспечит прозрачность кадрового документооборота.