Трудовая книжка – один из важнейших документов‚ подтверждающих ваш трудовой стаж‚ пенсионные права и квалификацию. В 2026 году большинство работодателей уже перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК)‚ но бумажный вариант всё ещё остаётся в употреблении. В этой статье мы разберём‚ как открыть (получить) трудовую книжку впервые‚ какие документы нужны‚ где оформить её в бумажном виде и как перейти на электронный вариант через портал «Госуслуги».
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – официальное удостоверение трудовой истории работника‚ в котором фиксируются:
- даты приема и увольнения;
- наименования организаций‑работодателей;
- должности и виды работ;
- записи о профессиональном обучении‚ повышении квалификации;
- информация о начисленных пенсионных баллах.
С 2024 года в России действует электронный аналог бумажной книжки – ЭТК (Электронная Трудовая Книжка). Она хранится в Едином государственном реестре и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги» и в мобильных приложениях.
Когда трудовая книжка обязательна?
Трудовая книжка (бумажная или электронная) обязана вестись у:
- работников‚ принимаемых на постоянную (полную) ставку;
- служащих‚ проходящих профессиональное обучение‚ стажировку‚ практику;
- людей‚ работающих по трудовому договору‚ если в коллективном договоре указано обязательное ведение книжки.
Если вы берёте в штат студента‚ стажёра или специалиста без официального опыта‚ бумажную книжку заводить не требуется – достаточно оформить трудовой договор.
Как открыть (получить) бумажную трудовую книжку?
Кому нужно открывать?
Новичку‚ у которого ранее не было официального трудоустройства‚ необходимо оформить новую книжку.
Необходимые документы
- Паспорт гражданина РФ;
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
- ИНН (при наличии);
- Документы об образовании (диплом‚ сертификаты);
- Трудовой договор (подписанный обеими сторонами);
- Приказ работодателя о приёме на работу.
Где оформить?
- Отдел кадров вашего работодателя (в большинстве компаний книжка выдаётся сразу после подписания договора);
- Отделение Пенсионного фонда России (ПФР) – если работодатель не выдаёт книжку в первый день работы.
Пошаговая инструкция
- Соберите указанные выше документы.
- Подпишите трудовой договор и получите приказ о приёме.
- Обратитесь в отдел кадров: попросите оформить новую книжку.
- Если в компании нет возможности оформить книжку‚ посетите ближайшее отделение ПФР (по адресу ул. Пушкина‚ д. 10‚ г. Москва – пример).
- Заполните заявление «О выдаче (замене) трудовой книжки».
- Получите готовую книжку (обычно в течение 3–5 рабочих дней).
Как открыть электронную трудовую книжку (ЭТК)?
Что такое ЭТК?
ЭТК – цифровой документ‚ который хранится в Едином государственном реестре (ЕГР). Доступ к нему осуществляется через портал «Госуслуги» или мобильные приложения «ПФР»‚ «Госуслуги».
Преимущества ЭТК
- Отсутствие риска потери бумажного документа;
- Мгновенный доступ к сведениям о трудовой истории в любой точке России;
- Упрощённый процесс получения выписок и справок;
- Возможность автоматического переноса записей при смене работодателя.
Кто может получить ЭТК?
Любой гражданин РФ‚ у которого есть СНИЛС‚ может оформить электронную трудовую книжку. При этом не требуется наличие уже существующей бумажной книжки.
Необходимые документы
- Паспорт (скан или фотография);
- СНИЛС (номер);
- ИНН (по желанию‚ но рекомендуется указать);
- Трудовой договор с первым работодателем.
Пошаговая инструкция через портал «Госуслуги»
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru (логин + пароль).
- Перейдите в раздел «Электронные услуги» → «Трудовая книжка» → «Оформление ЭТК».
- Нажмите кнопку «Подать заявление».
- Заполните форму:
- ФИО‚ дата рождения;
- СНИЛС (автоматически подтягивается из ПФР);
- Контактный телефон и e‑mail;
- Прикрепите скан паспорта и‚ при наличии‚ ИНН.
- Подтвердите согласие на обработку персональных данных и отправьте заявление.
- Система проверит данные в реестре ПФР. При отсутствии конфликтов вы получите уведомление о создании ЭТК (обычно в течение 1–2 дней).
- После одобрения зайдите в раздел «Моя трудовая книжка» и проверьте‚ что запись о вас появилась.
- Для внесения первой записи (приём на работу) ваш работодатель должен оформить приказ в системе «Электронный документооборот (ЭДО) ПФР» или через собственный сервис HR.
Переход с бумажной книжки на электронную
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка‚ вы можете перевести её в электронный формат:
- Войдите в личный кабинет «Госуслуги».
- Выберите пункт «Перевести бумажную трудовую книжку в электронную».
- Заполните заявление и прикрепите скан текущей книжки (страницы с отметками о приёме и увольнении).
- Подтвердите согласие и отправьте запрос.
- После проверки (обычно 3–5 дней) вам будет выдана электронная версия‚ а бумажный документ будет аннулирован.
Как получить выписку из трудовой книжки (бумажную и электронную)
Через Госуслуги
- Откройте раздел «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите «Сформировать выписку».
- Укажите период (например‚ «с по »).
- Скачайте готовый PDF‑документ.
Через МФЦ
- Подайте заявление «О выдаче выписки из трудовой книжки».
- Предоставьте паспорт и СНИЛС.
- Оплатите госпошлину (если требуется) и получите бумажную выписку в течение 5–7 дней.
Через работодателя
Работодатель может выдать вам выписку в любой момент‚ запросив её в системе ЭДО ПФР. Обычно выписка оформляется в течение 1–2 рабочих дней.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли открыть трудовую книжку без СНИЛС? – Нет. СНИЛС является обязательным идентификатором в системе ПФР.
- Нужна ли бумажная книжка‚ если у меня уже есть ЭТК? – Нет‚ электронный вариант полностью заменяет бумажный.
- Что делать‚ если в ЭТК нет записи о первом месте работы? – Попросите работодателя оформить запись через сервис ЭДО ПФР; при необходимости обратитесь в отдел кадров.
- Можно ли изменить ошибку в бумажной книжке? – Да‚ запись исправляется приказом работодателя с указанием причины и подписью ответственного лица.
- Сколько стоит оформление ЭТК? – Оформление бесплатное; платные услуги могут возникнуть только при получении бумажных выписок в МФЦ.
Полезные советы
- Сохраняйте копии всех документов. Скан паспорта‚ СНИЛС и трудового договора пригодятся при оформлении ЭТК.
- Регулярно проверяйте состояние своей ЭТК в личном кабинете «Госуслуги»‚ чтобы убедиться в отсутствии пропусков.
- При смене работодателя убедитесь‚ что ваш новый работодатель внес запись в ЭТК в течение 3 дней после приёма.
- Если вы переезжаете в другой регион‚ электронная книжка избавит вас от необходимости переносить бумажный документ.
- В случае утери или повреждения бумажной книжки сразу обратитесь в ПФР за заменой – без этого ваш трудовой стаж будет «прерван».
Открыть трудовую книжку в 2026 году можно двумя способами: традиционным (бумажным) и современным (электронным). Выбор зависит от предпочтений работодателя и ваших личных нужд. Электронная трудовая книжка уже стала стандартом: она бесплатна‚ удобна и полностью интегрирована с государственными сервисами. При этом процесс оформления прост – достаточно иметь паспорт‚ СНИЛС и доступ к порталу «Госуслуги». Если же вы предпочитаете бумажный вариант‚ вам понадобится лишь несколько документов и визит в отдел кадров или ПФР.
Следуя приведённым инструкциям‚ вы без труда откроете свою трудовую книжку‚ сможете получать выписки и уверенно контролировать свою трудовую историю.
Дата публикации: г.