Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника․ Ведение её учёта является обязательным для всех работодателей, независимо от формы собственности и отрасли․ Вопрос «на какой счёт записать трудовые книжки» часто возникает у бухгалтеров и кадровиков, особенно в условиях перехода от бумажных к электронным формам․

Правовая база

Согласно Приказу Минтруда России от № 589н и Приказу Минтруда и соцзащиты РФ от № 320н (Приложение N 2 «Порядок ведения и хранения трудовых книжек») работодатели обязаны вести:

• учёт бланков трудовых книжек;
• учёт вкладышей в трудовые книжки;
• учёт движения (выдача, возврат, уничтожение) этих документов․

Для отражения этих операций в бухгалтерском учёте используется забалансовый счёт 006 «Учёт трудовых книжек и их вкладышей»․

Почему именно счёт 006?

Счёт 006 относится к группе забалансовых счетов․ Это значит, что он не участвует в расчёте финансового результата, но позволяет вести контроль за документами, которые находятся в собственности организации, но не являются её имуществом в бухгалтерском смысле․

Основные причины использования именно этого счёта:

1. Нормативное требование․ В нормативных актах прямо указано, что учёт трудовых книжек и их вкладышей ведётся на забалансовом счёте 006․
2. Удобство контроля․ На счёте фиксируются такие операции, как выдача книжки сотруднику, её возврат, уничтожение, а также перемещение между подразделениями․
3. Отделение от основных активов․ Трудовые книжки не являются активами, которые могут быть использованы в производственной деятельности, поэтому их не следует учитывать на балансовых счетах (например, 01‑10)․

Как оформить запись в журнале учёта?

При получении, выдаче или возврате трудовой книжки необходимо сделать запись в журнале учёта трудовых книжек․ Пример оформления:

Переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК)

С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 122‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках»․ При этом:

• Если сотрудник пишет заявление о переходе на электронный вариант – запись в учёт делается только в электронном виде․
• Если у сотрудника сохранился бумажный аналог и он не подал заявление о переходе – необходимо вести двойной учёт: и в бумажном виде (счёт 006), и в электронном (через СФР)․
• Для новых сотрудников, принятых на работу после 2021 года, обязательным является оформление ЭТК без бумажного аналога․

Как отразить переход на ЭТК в бухгалтерском учёте?

При переходе на электронную трудовую книжку:

1. Снимаем запись о наличии бумажной книжки со счёта 006 (операция «Списание»)․
2. Вносим запись о регистрации ЭТК в отдельный журнал «Электронные трудовые книжки», где указываются: дата регистрации, номер ЭТК, ФИО сотрудника, ссылка на личный лицевой счёт в ПФР․

Практический пример

Выдача бумажной книжки новому сотруднику

Сотрудник Петров П․П․ принят на работу ․ У него нет ЭТК, поэтому оформляем бумажную книжку․

Счёт: 006
Операция: Выдача
Кол‑во: 1
Примечание: Трудовая книжка № 67890 выдана Петрову П․П․

Переход Петрова П․П․ на электронную трудовую книжку

Петров подал заявление о переходе ․

Счёт: 006
Операция: Списание (удаление бумажного варианта)
Кол‑во: 1
Примечание: Переход на электронную трудовую книжку, документ уничтожен․

Одновременно в журнале ЭТК фиксируем:

Номер ЭТК: 2026‑00123
Сотрудник: Петров П․П․
Лицевой счёт ПФР: 1234567890
Примечание: Электронная трудовая книжка активирована․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести учёт трудовых книжек, если у всех сотрудников только электронные версии?

Да․ Даже при полном переходе на ЭТК необходимо вести журнал учёта электронных книжек, но счёт 006 в этом случае будет пустым (все записи «Списание» уже выполнены)․

Как отразить утерю бумажной трудовой книжки?

Утеря фиксируется как «Списание» со счёта 006 с указанием причины «Утеря», а также оформляется заявление сотрудника и выдается дубликат (если требуется)․ Дубликат считается новым документом и учитывается как новая единица на счёте 006․

Можно ли использовать балансовый счёт (например, 01 «Основные средства») для учёта книжек?

Нет․ Трудовые книжки не являются основными средствами и не подлежат амортизации․ Их учёт строго регламентирован как забалансовый (счёт 006)․

• Для учёта бумажных трудовых книжек и их вкладышей используется забалансовый счёт 006․
• Все операции (выдача, возврат, утеря, уничтожение) фиксируются в журнале учёта трудовых книжек․
• При переходе на электронную трудовую книжку необходимо снять запись со счёта 006 и вести отдельный журнал ЭТК․
• Соблюдение нормативных требований (приказы Минтруда, ФЗ 122‑ФЗ) гарантирует корректность бухгалтерского и кадрового учёта․

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – нормативные документы
• Госуслуги – оформление и просмотр ЭТК
• Пенсионный фонд России – индивидуальный лицевой счёт
• Система Фондового Регистра (СФР) – отчётность по персоналу

Соблюдая указанные правила и используя счёт 006, вы сможете вести надёжный и законный учёт трудовых книжек, минимизировать риски проверок и обеспечить корректную работу кадровой службы․