В 2026 году, когда цифровизация трудовых отношений достигла своего пика, а электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным инструментом фиксации стажа, у бухгалтеров и кадровиков иногда возникает путаница. Один из самых частых вопросов, который можно услышать в профессиональной среде: «На каком счете учитывать трудовые книжки?» и, в частности, правомерно ли использование счета 105 «Материальные запасы».
В этой статье мы подробно разберем, что такое счет 105, как правильно вести учет бланков трудовых книжек, в чем разница между бумажным и электронным документом, и почему фраза «трудовые книжки на 105 счете» требует серьезного уточнения.

Счет 105: Что это и при чем здесь трудовые книжки?

Счет 105 «Материальные запасы» используется в бюджетном учете (БГУ) для отражения стоимости материальных ценностей, находящихся в распоряжении учреждения. В коммерческом секторе (общий план счетов) аналогом часто выступает счет 10 «Материалы».

Важно сразу внести ясность: сама трудовая деятельность или стаж работника не могут учитываться на счете 105. На этом счете учитываются только бланки трудовых книжек и вкладышей к ним как материальные ценности до момента их выдачи работнику.

Почему возникает путаница?

Многие бухгалтеры, особенно работающие в бюджетной сфере, привыкли видеть бланки строгой отчетности на материальных счетах. Однако с переходом на электронные трудовые книжки (ЭТК) роль бумажного бланка изменилась, но не исчезла полностью для определенных категорий работников.

Правила учета бумажных трудовых книжек в 2026 году

Несмотря на то, что с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки, бумажный вариант никуда не делся. Он ведется для тех сотрудников, кто подал соответствующее заявление о сохранении бумажной формы, а также для работников, чья трудовая деятельность началась до 2021 года и которые не отказались от бумажного носителя.

Как отражать бланки в бухгалтерском учете?

Согласно действующим инструкциям и разъяснениям Минфина, а также данным из профессиональных источников (КонсультантПлюс, ГАРАНТ), алгоритм учета бланков выглядит следующим образом:
Поступление бланков: Когда организация закупает бланки трудовых книжек и вкладышей, они принимаются к учету как материальные запасы.

• В бюджетном учете используется счет 105.36 (Прочие материальные запасы) или аналогичный субсчет в зависимости от классификатора.
• В коммерческом учете — счет 10.6 («Прочие материалы») или 10.9 («Бланки строгой отчетности», если такой субсчет введен).

Выдача работнику: В момент выдачи бланка работнику (для внесения записей) стоимость бланка может удерживаться из заработной платы работника (если это предусмотрено коллективным договором) или учитываться как расходы организации.

• Одновременно с выдачей бланк часто переводится на забалансовые счета для контроля их движения.
• В коммерческом учете традиционно использовался забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».
• В бюджетном учете (1С БГУ) после выдачи бланк может отражаться на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» для контроля за их использованием.

> Важно: Счет 105 используется только для хранения неиспользованных бланков на складе. Как только бланк вручен работнику, он перестает быть активом организации в полном смысле этого слова и становится документом работника, учет которого ведется в Книге учета движения трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка и счет 105: есть ли связь?

В 2026 году большинство работников перешло на электронную трудовую книжку (ЭТК). ЭТК — это не физический объект, а запись в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Ключевые факты об ЭТК:

• У электронной трудовой книжки нет номера как у бумажного бланка.
• Она не покупается работодателем, поэтому не может быть учтена на счете 105.
• Формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде происходит на основании данных, которые работодатель передает в СФР.
• Работник может получить выписку (СТД-СФР) или извещение о состоянии лицевого счета, где будут видны все его работодатели и суммы страховых взносов.

Таким образом, говорить об «электронных трудовых книжках на 105 счете» абсолютно неверно. Счет 105 предназначен исключительно для материальных объектов (бумаги).

Нормативная база и изменения 2026 года

Опираясь на Трудовой кодекс РФ (ст. 66 ТК РФ) и федеральные законы (в частности, 439-ФЗ), можно выделить следующие принципы:

• Обязанность работодателя: Вносить сведения о трудовой деятельности в электронном виде и вести бумажную трудовую книжку (если работник не отказался от нее).
• Отсутствие реквизита «номер» у ЭТК: Если работник спрашивает номер своей электронной трудовой, ему следует объяснить, что такого реквизита не существует. Идентификатором служит СНИЛС (или новый идентификатор в системе СФР).
• Пенсионный счет vs Трудовая: ЭТК и лицевой счет в СФР, это разные, хотя и связанные понятия. Лицевой счет содержит данные о взносах, а ЭТК — о периодах работы и должностях.

Практические рекомендации для бухгалтерии и кадров

Чтобы избежать ошибок при аудите и проверках, следуйте этому алгоритму:

Проведите инвентаризацию бланков. Проверьте остаток бумажных трудовых книжек и вкладышей на складе. Они должны числиться на счете 105 (субсчет «Прочие материалы» или аналогичный).
Проверьте забалансовый учет. Убедитесь, что выданные работникам бланки (если они хранятся у работодателя по заявлению работника или еще не заполнены до конца) правильно отражены на забалансовых счетах (006 или 03).
Ведите Книгу учета. Форма книги учета движения трудовых книжек (Приложение № 3 к Правилам ведения трудовых книжек) должна вестись аккуратно, даже если бумажные книжки остались только у 10% сотрудников.
Не пытайтесь учесть «цифровой стаж» на материальных счетах. Информация в СФР не является активом организации в бухгалтерском понимании и не проводится по дебету/кредету материальных счетов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли списать бланки трудовых книжек сразу при покупке?

Нет. Бланки строгой отчетности (к которым относятся трудовые книжки) должны учитываться количественно и по стоимости до момента их использования. Списание происходит в момент выдачи работнику или признания бланка испорченным (с составлением акта).

Что делать, если работник потерял бумажную трудовую в 2026 году?

Работодатель обязан выдать работнику справку о периодах работы (на основании данных ЭТК и локальных архивов). Восстановление записей в новую бумажную трудовую книжку возможно только по документам-основаниям (приказы, справки с предыдущих мест работы). Новую бумажную книжку можно приобрести и учесть на счете 105, если работник настаивает на ведении бумажного варианта (при наличии у него права на это).

Где посмотреть номер трудовой книжки в 2026 году?

• Для бумажной: Номер указан на обложке (серия и номер).
• Для электронной: Номера как такового нет. В отчетах (СТД-СФР) используется идентификатор застрахованного лица.

Фраза «Трудовые книжки на 105 счете» имеет право на существование только в узком контексте: учет бланков бумажных трудовых книжек как материальных ценностей. В 2026 году, когда основной массив данных о стаже хранится в цифровом виде в СФР, роль счета 105 свелась к техническому учету остатков бумаги на складе.

Главное помнить:

• Счет 105 — для бланков (материалов).
• Забалансовый счет (006/03) — для контроля выдачи бланков.
• Информационная система СФР, для хранения электронных сведений о стаже (не подлежит бухгалтерскому учету на активных счетах).

Правильная организация учета позволит избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудовых отношений как для работодателя, так и для работника.