Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель несет строгую ответственность за правильное и своевременное ведение этого документа. Но на кого именно распространяется эта обязанность? Давайте разберем подробно, в отношении каких категорий сотрудников работодатель обязан вести трудовые книжки.
Главное правило: кто подпадает под обязательство?
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который проработал у него свыше пяти дней и для которого данная работа является основной. Это базовое требование законодательства, которое действует для большинства стандартных трудовых отношений.
Ключевые условия ведения трудовой книжки:
- Срок работы: обязанность возникает только в том случае, если сотрудник проработал в компании более 5 дней. Если срок работы меньше, запись можно не делать.
- Основное место работы: трудовая книжка храниться исключительно по основному месту работы. Если сотрудник приходит к вам как совместитель, вы не забираете его трудовую книжку и не заводите новую.
- Характер работы: работа должна предполагать регулярное выполнение трудовых функций за плату (то есть должен быть заключен трудовой договор, а не гражданско-правовой);
Особые категории работников
Существуют категории сотрудников, в отношении которых действуют специальные правила. Работодателю важно знать эти нюансы, чтобы не нарушать закон.
Совместители
Как уже было сказано, на внешних совместителей трудовые книжки не заводятся и не ведутся. Однако, если работник изъявит желание, по его основному месту работы могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Для этого сотрудник должен принести справку или копию приказа от вашего (второго) работодателя.
Удаленные и дистанционные работники
В случае с дистанционными сотрудниками действуют те же правила, что и для офисных. Если для них это основная работа и они проработали более 5 дней, работодатель обязан вести трудовую книжку. Если дистанционный работник устраивается впервые, работодатель заводит ему электронную трудовую книжку (или бумажную по заявлению работника), не требуя личного присутствия для передачи бланка.
Иностранные граждане и лица без гражданства
На иностранных работников, официально трудоустроенных в РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки по общим правилам. Если у иностранца нет трудовой книжки российского образца, работодатель обязан завести ее ему.
Когда работодатель НЕ обязан вести трудовую книжку?
Законодательство четко определяет случаи, когда ведение трудовой книжки не требуется. К ним относятся:
- Работники по совместительству (как внешние, так и внутренние — запись делается только по желанию работника).
- Исполнители по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) — подрядчики, фрилансеры и т.д; Они не являются работниками в смысле ТК РФ.
- Работники, проработавшие менее 5 дней (например, если сотрудник уволился на 3-й день по собственному желанию).
Электронные трудовые книжки (ЭТК): современный контекст
С 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки. С 2021 года все впервые устраивающиеся на работу граждане автоматически получают ЭТК. Однако это не снимает с работодателя обязанности вести учет их стажа и записей.
Работодатель обязан ежемесячно и не позднее 15-го числа следующего месяца передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд (ныне — в Социальный фонд России, СФР). Если работник написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан вести одновременно две формы: и бумажную, и электронную.
Ответственность работодателя
Неведение трудовой книжки или нарушение правил ее заполнения, это серьезное нарушение трудового законодательства. За такие действия предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц и ИП — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы значительно увеличиваются, а для должностных лиц может быть применена дисквалификация.