Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. Записи в неё вносятся уполномоченными лицами организации, а начальник отдела кадров часто выступает как лицо, ответственное за достоверность и законность этих записей. Ниже подробно рассмотрены его роль, нормативная база, порядок подписания и заверения записей, а также особенности использования печати отдела кадров.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё записи о приёме, переводе, увольнении и иных изменениях в трудовой деятельности.
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – регламентирует хранение первичных документов, к которым относится и трудовая книжка.
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – содержит конкретные требования к оформлению записей, подписям и печатям.
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение об отделе кадров, инструкция по делопроизводству) – могут уточнять, кто именно имеет право подписывать ТК.

Кто может вносить записи в трудовую книжку?

Согласно пункту 2.1 Правил ведения трудовых книжек, запись в ТК делает уполномоченное лицо работодателя. К таким лицам относятся:

1. Руководитель организации (директор, генеральный директор).
2. Сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство (как правило, начальник отдела кадров или его заместитель).
3. Иное лицо, на которое возложена эта обязанность приказом руководителя.

Таким образом, начальник отдела кадров имеет законное право вносить записи о приёме, переводе, увольнении, а также о награждениях и дисциплинарных взысканиях, если такая функция закреплена за ним локальными актами.

Подпись и заверение записей

Кто ставит подпись?

Под записью в трудовой книжке ставится подпись лица, которое сделало запись, и подпись руководителя организации (или его уполномоченного представителя). На практике часто используется следующая схема:

• Запись делает специалист отдела кадров (например, инспектор по кадрам).
• Подпись под записью ставит начальник отдела кадров – как лицо, подтверждающее достоверность внесённых сведений.
• Подпись руководителя (директора) ставится внизу страницы ТК после всех записей за определённый период (обычно раз в квартал или год) либо при каждом увольнении/приёме, если так предусмотрено внутренним регламентом.

Если отдел кадров обладает собственной печатью, то после подписи начальника отдела кадров ставится эта печать (круглая, с указанием наименования организации и словами «Отдел кадров»).

Может ли инспектор по кадрам подписывать трудовую книжку?

Да, инспектор по кадрам может подписывать запись, если он является лицом, непосредственно внёсшим запись. Однако его подпись не заменяет подпись руководителя или уполномоченного лица (начальника отдела кадров), которое подтверждает достоверность сведений.

Печать отдела кадров: когда и как применяется?

Согласно пункту 2.4 Правил ведения трудовых книжек, в трудовой книжке может проставляться:

• Печать самой организации (круглая, с полным наименованием и ОГРН/ИНН).
• Печать структурного подразделения, ответственного за кадровое делопроизводство (в данном случае – отдела кадров).

Печать отдела кадров используеться для:

1. Подтверждения того, что запись внесена уполномоченным сотрудником отдела кадров.
2. Заверения копий приказов о приёме, переводе, увольнении, которые прикладываются к личному делу работника.
3. Оформления справок о трудовой деятельности, выдаваемых работнику по его требованию.

Важно: печать отдела кадров не заменяет печать организации, если последняя требуется по закону (например, при заверении трудовой книжки при увольнении). Обычно обе печати ставятся рядом: сначала печать организации, затем – печать отдела кадров.

Порядок оформления записи при приёме на работу

1. Сотрудник отдела кадров получает приказ о приёме на работу (подписанный директором).
2. В трудовой книжке делается запись о приёме: дата, наименование организации, должность, подразделение, номер и дата приказа.
3. Под записью ставится подпись сотрудника, внесшего запись (например, инспектор по кадрам).
4. Над подписью ставится подпись начальника отдела кадров (как лица, подтверждающего правильность внесения).
5. Ставится печать организации и, при наличии, печать отдела кадров.

Порядок оформления записи при увольнении

1. Подготовлен приказ об увольнении (подписан директором).
2. В трудовой книжке делается запись об увольнении: дата, основание (пункт статьи ТК РФ), номер и дата приказа.
3. Под записью ставится подпись сотрудника отдела кадров, внесшего запись.
4. Подпись начальника отдела кадров подтверждает достоверность сведений.
5. Ставится печать организации и печать отдела кадров (если используется).
6. Оригинал трудовой книжки возвращается работнику; копия остаётся в личном деле.

Особенности оформления записей о начальнике отдела кадров

Когда сам начальник отдела кадров устраивается на работу или увольняется, процедура аналогична обычной, но есть нюансы:

• Запись о его приёме/увольнении делает другой сотрудник отдела кадров (например, заместитель или старший инспектор), чтобы избежать конфликта интересов.
• Подпись под записью ставит лицо, уполномоченное на заверение кадровых документов (часто – директор организации или его заместитель по административным вопросам).
• Печать отдела кадров может не ставиться, если запись делает лицо, не входящее в этот отдел (например, сотрудник бухгалтерии, ответственный за кадровое делопроизводство).

Ответственность за недостоверные записи

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, внесение заведомо ложных сведений в трудовую книжку влечёт административный штраф для должностных лиц (от 5 000 до 10 000 руб) и для организации (от 50 000 до 100 000 руб). Поэтому начальник отдела кадров обязан:

• Проверять соответствие записей приказам и другим первичным документам.
• Убедиться, что все обязательные реквизиты (дата, номер приказа, наименование организации) присутствуют.
• Своевременно ставить свою подпись и печать, подтверждая достоверность сведений.

Практические рекомендации для отдела кадров

1. Внутренний регламент – утвердить порядок внесения записей в ТК, указать, кто именно имеет право подписывать и ставить печать.
2. Обучение сотрудников – регулярно проводить инструктаж по правилам ведения трудовых книжек и ответственности за ошибки.
3. Контроль и аудит – проводить периодическую проверку правильности записей (например, раз в квартал).
4. Хранение приказов – обеспечить надёжное хранение оригиналов приказов о приёме и увольнении, чтобы при необходимости можно было подтвердить запись в ТК.
5. Использование электронного документооборота – при переходе на электронные трудовые книжки (ЕТК) сохранять те же принципы подписи и заверения, адаптировав их под электронную подпись;

Начальник отдела кадров играет ключевую роль в обеспечении законности и достоверности записей в трудовой книжке. Его права включают внесение записей, подпись под ними и заверение печатью отдела кадров, однако окончательное подтверждение достоверности часто требует подписи руководителя организации. Соблюдение нормативных требований, чёткое распределение обязанностей внутри отдела кадров и регулярный контроль позволяют избежать ошибок и минимизировать риски административной ответственности.