Начальник отдела кадров, это ключевая фигура в любой организации. В отличие от рядового специалиста, руководитель кадровой службы не просто ведет документацию, а формирует человеческий капитал компании, принимает стратегические управленческие решения и взаимодействует с высшим руководством. Основные трудовые функции начальника отдела кадров строго регламентированы и опираются на профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом».

Кто такой начальник отдела кадров?

Начальник отдела кадров — это руководитель, который координирует всю работу по формированию штата компании. Его основная зона ответственности — документирование фактов установления и окончания трудовых отношений с работниками, а также контроль за соблюдением норм Трудового кодекса, внутренних инструкций и локальных нормативных актов, принятых в организации.

Карьерный путь к этой должности обычно начинается с позиции специалиста отдела кадров или HR-менеджера. Со временем, набравшись опыта, специалист продвигается до ведущего специалиста, а затем занимает руководящую должность. Для этого важно не только разбираться в кадровом учете и трудовом законодательстве, но и развивать управленческие навыки и стратегическое мышление.

Требования к квалификации руководителя

Согласно профессиональным стандартам и квалификационным справочникам, на должность начальника отдела кадров назначается лицо, соответствующее ряду жестких критериев:

• Опыт работы: не менее пяти лет на руководящих должностях в сфере организации управления кадрами.
• Знание законодательства: руководитель должен досконально знать гражданское, трудовое законодательство, а также методические материалы, разработанные для управления персоналом.
• Мягкие навыки: умение управлять конфликтами и разрешать трудовые споры, способность эффективно организовывать работу всей службы.

Если в одной должности совмещается несколько функций, именовать ее следует по той должности, которой присуща более высокая квалификация. Например, если работник обеспечивает аттестацию сотрудников и ведет кадровую документацию, его должность может быть определена как «менеджер по персоналу», но если он руководит процессами в масштабах всей компании — это уже уровень начальника отдела кадров.

Основные трудовые функции

Трудовые функции руководителя кадровой службы можно разделить на несколько крупных блоков: от документооборота до стратегического планирования.

Кадровое делопроизводство и документооборот

Это фундамент работы любого HR-подразделения. Начальник отдела кадров организует и контролирует:

• Оформление приемов, переводов и увольнений сотрудников;
• Ведение личных дел и трудовых книжек работников предприятия;
• Предоставление необходимых данных о трудовой деятельности сотрудников;
• Составление документации по оперативному управлению персоналом;
• Хранение документации в строгом соответствии с архивным и трудовым законодательством;
• Организацию табельного учета;
• Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию и документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям.

Подбор, расстановка и оценка персонала

Руководитель отдела кадров решает следующие задачи в сфере поиска талантов:

• Анализ потребностей компании в сотрудниках определенной специальности;
• Определение принципов подбора персонала;
• Осуществление работы по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;
• Контроль правильности использования работников на рабочих местах.

Учет персонала и отчетность

В ведении начальника ОК находится системный учет человеческих ресурсов:

• Организация учета личного состава;
• Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
• Обеспечение составления установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.

Контроль дисциплины и снижение текучести кадров

Одна из важнейших аналитических и организационных функций руководителя:

• Организация составления и выполнения графиков отпусков;
• Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
• Анализ состояния трудовой и производственной дисциплины в отделах и филиалах;
• Участие в анализе причин текучести кадров, подготовка предложений и организация работы по закреплению кадров и сокращению их текучести;
• Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению потерь рабочего времени и контроль их выполнения;
• Подготовка предложений в Совет Отделения (или руководству компании) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

Стратегическое управление и развитие HR-направления

В отличие от рядового специалиста, начальник принимает управленческие решения и формирует политику компании:

• Принятие участия в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия;
• Анализ и оценка кадровой работы в целом;
• Построение системы мотивации сотрудников и организация мер по повышению лояльности персонала (если эти функции включены в зону его ответственности);
• Руководство работниками отдела.

Представительские функции

Начальник отдела кадров является лицом компании во внешней среде по кадровым вопросам. Он обязан:

• Вести переговоры и выполнять представительские функции компании в государственных органах;
• Представлять интересы работодателя перед профсоюзами по кадровым вопросам.

Проблема конфликта интересов в HR: взгляд со стороны

В профессиональном сообществе существует дерзкое мнение о природе HR-специалистов и их функциях. Некоторые эксперты считают, что наймом должны заниматься исключительно специалисты по поиску талантов (рекрутеры), а классические HR-специалисты должны быть госслужащими.

Суть этой идеи заключается в следующем: пока HR-специалист находится на зарплате компании, даже самый добросовестный работник всегда будет взвешивать, готов ли он потерять работу, чтобы заступиться за сотрудника, чьи права нарушены. Если бы HR-специалистам платило государство, они могли бы выступать нейтральным посредником, а компании чаще соблюдали бы правила, так как риск быть пойманными на нарушениях был бы значительно выше.

Кроме того, отмечается, что хорошие люди часто долго не задерживаются в HR, потому что понимают: они не могут реально помогать людям, а вынуждены гнуть корпоративную линию. Как результат, в сфере остаются те, кому плевать на добро и справедливость. Безусловно, это радикальная точка зрения, но она отражает реальную проблему конфликта интересов, с которым сталкивается любой начальник отдела кадров, пытаясь балансировать между интересами бизнеса и защитой рядовых сотрудников.

Трудовые функции начальника отдела кадров выходят далеко за рамки простого оформления приказов и ведения трудовых книжек. Это сложная, многогранная работа, требующая глубоких знаний трудового права, аналитических способностей, стратегического мышления и умения находить баланс между жесткими требованиями бизнеса и человеческим подходом к коллективу. Именно от того, насколько качественно руководитель кадровой службы выполняет свои функции, во многом зависит стабильность, дисциплина и успех всей компании.