Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются ключевые события карьеры: прием на работу, увольнение, переводы, а также награждения за успехи в труде. Однако не все поощрения подлежат внесению в трудовую книжку. В этой статье подробно разберем, какие именно грамоты и благодарности должны быть отражены в трудовой книжке, как правильно оформить запись и почему это важно как для работника, так и для работодателя;
Что вносится в трудовую книжку: законодательная база
Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
Согласно пункту 10 этого Постановления, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях, предусмотренных:
- законодательством РФ;
- коллективными договорами;
- локальными нормативными актами (ПВТР, положениями о дисциплине и т.п.).
При этом не вносятся в трудовую книжку:
- регулярные премии и денежные вознаграждения;
- победы в конкурсах, если они не сопровождаются официальным поощрением;
- внутренние благодарности без официального приказа.
Какие именно грамоты и благодарности вносятся в трудовую книжку?
В трудовую книжку вносятся записи только о официальных, документально оформленных поощрениях. Ниже — полный перечень грамот и благодарностей, которые обязательно или по желанию работодателя могут быть занесены в трудовую книжку.
Грамоты и благодарности от государственных органов
Это самые значимые поощрения, которые обязательно вносятся в трудовую книжку:
- Почетная грамота Президента Российской Федерации;
- Благодарность Президента РФ;
- Почетная грамота Правительства РФ;
- Благодарность Правительства РФ;
- Грамоты и благодарности федеральных министерств, ведомств (Минобрнауки, Минздрава и др.);
- Грамоты и благодарности региональных органов власти (губернатора, законодательного собрания субъекта РФ);
- Грамоты органов местного самоуправления (администрации города, района);
- Благодарности и грамоты профсоюзных организаций (например, ФНПР, профсоюза работников образования).
Грамоты и благодарности от работодателя
Работодатель вправе поощрять сотрудников за достижения в труде. В трудовую книжку вносятся:
- Почетные грамоты — выдаваемые приказом работодателя за выдающиеся заслуги в профессиональной деятельности;
- Благодарности — официальные формулировки, подписанные руководителем организации, за конкретные достижения (например, «За высокие показатели в реализации проекта»);
- Нагрудные знаки, значки, дипломы — если они являются частью системы поощрения и имеют официальный статус (например, «Лучший бухгалтер года»);
- Почетные звания — присваиваемые работодателем (например, «Лучший в профессии», «Ветеран предприятия»).
Важно! Для внесения записи в трудовую книжку грамота или благодарность должны быть оформлены официальным приказом по организации. Простое устное поощрение или публикация в корпоративной газете не является основанием для записи.
Грамоты от сторонних организаций
Ситуация с грамотами от внешних организаций (например, от ассоциации, научного общества, партнера по проекту) требует особого подхода.
Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике (включая ответы на вопросы через сервис «Онлайнинспекция.рф»), работодатель не обязан вносить в трудовую книжку грамоты, выданные сторонними организациями, если они не связаны с трудовой деятельностью в данной организации.
Однако, если:
- грамота подтверждает профессиональные достижения, напрямую связанные с работой в данной компании;
- работодатель признает значимость этого поощрения;
- работник предоставил оригинал грамоты и документ, подтверждающий ее выдачу;
— то работодатель вправе по собственной инициативе внести запись в трудовую книжку. Это может быть полезно для карьерного роста сотрудника.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки. Порядок заполнения строго регламентирован:
- Графа 1 — порядковый номер записи (нумерация непрерывная, по возрастанию).
- Графа 2 — дата награждения (указывается дата, когда был подписан приказ, а не дата вручения грамоты).
- Графа 3 — содержание записи. Формулировка должна быть четкой и официальной. Примеры:
- «Вручена Почетная грамота Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации за высокие результаты в реализации социальных программ»;
- «Награжден почетной грамотой ООО «Светлый путь» за достижение высоких показателей в производстве в 2025 году»;
- «Направлена благодарность руководителя организации за успешное завершение проекта «Цифровая трансформация»».
- Графа 4 — основание для записи. Указывается наименование, номер и дата приказа. Например: «На основании приказа № 45-к от ».
Важно! Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа. Запись вносится только на основании оригинала приказа, а не копии.
Почему важно вносить грамоты и благодарности в трудовую книжку?
Многие кадровики считают, что внесение грамот — формальность, и не спешат это делать. Однако это ошибочное мнение. Вот почему это важно:
- Для работника: наличие поощрений в трудовой книжке, это доказательство профессионализма, ответственности и высокой результативности. Это может стать решающим фактором при:
- поступлении на новую работу;
- повышении по службе;
- получении премии или бонуса;
- присвоении звания «Ветеран труда» (в некоторых регионах учитываются именно записи в трудовой книжке);
- участии в конкурсах на государственные награды.
- Для работодателя: ведение полной и корректной трудовой книжки — это требование закона. Хотя за отсутствие записи о поощрении штрафа нет, это может стать основанием для претензий со стороны работника при спорах, особенно если он докажет, что поощрение было, а запись — нет.
- Для репутации компании: организация, которая системно поощряет сотрудников и фиксирует это официально, воспринимается как профессиональная и заботящаяся о персонале.
Что НЕ вносится в трудовую книжку?
Часто возникает путаница. Ниже, перечень поощрений, которые не вносятся в трудовую книжку:
- Материальные премии (денежные выплаты, даже если они называются «премия за заслуги»);
- Подарки (например, планшет, чайный сервиз), если они не связаны с присвоением почетного звания;
- Устные благодарности на собрании;
- Публикации в корпоративных СМИ;
- Грамоты от общественных организаций, не связанных с трудовой деятельностью (например, от клуба по интересам);
- Участие в тренингах, курсах повышения квалификации, если не сопровождается официальным поощрением.
Практические рекомендации для работодателей и сотрудников
Для работодателей:
- Утвердите в локальных актах (Положении о поощрениях) перечень видов поощрений, которые вносятся в трудовую книжку.
- Обязательно оформляйте все поощрения приказом по организации.
- Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик).
- Проводите регулярную проверку правильности заполнения записей.
- Не игнорируйте поощрения — даже если они кажутся «мелкими». Они формируют профессиональный имидж сотрудника.
Для сотрудников:
- Сохраняйте копии всех грамот, благодарностей и приказов о поощрении.
- При получении грамоты от внешней организации — предоставьте ее кадровому отделу с просьбой рассмотреть возможность внесения записи.
- Если запись не была внесена, обратитесь к кадровику с письменным запросом и приложением документов.
- Проверяйте трудовую книжку при приеме на работу и при увольнении — наличие поощрений может стать вашим преимуществом.
Внесение грамот и благодарностей в трудовую книжку — это не просто формальность, а важный элемент профессиональной документации. Только те поощрения, которые оформлены официально приказом и связаны с трудовой деятельностью, подлежат записи. Грамоты от Президента, Правительства, профсоюзов и самого работодателя — это значимые достижения, которые заслуживают отражения в трудовой книжке.
Правильно оформленная запись — это инвестиция в вашу карьеру. Она говорит о вашей надежности, профессионализме и вкладе в развитие организации. Не пренебрегайте этим — и ваша трудовая книжка станет не просто документом, а настоящим портфелем ваших достижений.
Помните: если вы получили грамоту, не забудьте попросить кадровика внести запись. Если вы работаете в кадровом отделе — не игнорируйте эту обязанность. Ваша внимательность сегодня может изменить карьеру сотрудника завтра.