Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Её заполнение, внесение записей и заверение копий регулируются строгими нормами, установленными законодательством РФ и стандартами ГОСТ Р 7.0.97-2025. Неверно оформленная надпись на трудовой книжке или её копии может привести к отказу в получении кредита, пенсии, социальных льгот или даже к признанию записи недействительной. В этой статье мы подробно разберём, какие надписи допустимы, как их правильно оформлять и где они применяются.
Основные виды надписей на трудовой книжке
В зависимости от ситуации, на трудовой книжке могут ставиться следующие виды надписей:
- Заверительные надписи на копиях — для подтверждения достоверности копии документа;
- Записи о приёме, увольнении, переводе, смене фамилии — основные трудовые события;
- Надпись «Выдан вкладыш», при выдаче дополнительного листа;
- Исправления ошибок — при некорректном заполнении;
- Штампы и отметки о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК).
Заверительная надпись на копии трудовой книжки
Копия трудовой книжки требуется для получения кредита, оформления визы, участия в тендерах, приёма на новую работу и других официальных целей. Чтобы копия имела юридическую силу, она обязательно должна быть заверена.
Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году?
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2025 и разъяснениям Роструда, на каждой странице копии трудовой книжки необходимо проставить следующую заверительную надпись:
- Текст надписи: «Копия верна» или «Верно» — оба варианта допустимы.
- Должность лица, заверяющего: например, «Главный бухгалтер», «Начальник отдела кадров», «Директор».
- Подпись: ручная подпись заверяющего лица (не печать, не распечатанная подпись).
- Расшифровка подписи: фамилия и инициалы (например, Иванов И.И.).
- Дата заверения: полная дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
Пример заверительной надписи:
Копия верна
Начальник отдела кадров
_________________ /Петрова А.С./
Важно: надпись ставится на каждой странице копии, включая ьный лист и все заполненные страницы. Если копия состоит из нескольких листов, их следует скрепить и проставить надпись на каждом. На последней странице можно добавить: «Всего листов — 5».
Надпись «Выдан вкладыш»
Если в трудовой книжке закончилось место для записей, работодатель выдаёт вкладыш, дополнительный лист, прикрепляемый к основной книжке. На ьном листе трудовой книжки, в верхней части, должен быть проставлен штамп размером 10×25 мм с надписью:
«Выдан вкладыш»
Под штампом указываются:
- серия вкладыша (например, 78 № 1234567);
- номер вкладыша;
- дата выдачи.
Пример:
Выдан вкладыш
Серия 78 № 1234567
Дата выдачи:
Важно: вкладыш не является самостоятельным документом — он прикрепляется к трудовой книжке и имеет такую же юридическую силу.
Записи в трудовой книжке: образцы и правила
Записи вносятся в графы 1–4 ьного листа и страниц с записями. Все записи должны быть чёткими, без помарок, с использованием чернил чёрного цвета.
Образец записи о приёме на работу (2026 г.):
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 1 | Принят на работу в должности бухгалтера | Приказ № 5 от |
Примечание: в графе 3 указывается наименование должности и основание приёма (например, «принят на работу», «переведён»). В графе 4, реквизиты приказа (номер и дата).
Образец записи об увольнении:
| Графа 1 | Графа 2 | Графа 3 | Графа 4 |
|---|---|---|---|
| 2 | Уволен по собственному желанию | Приказ № 12 от |
Исправление ошибок в трудовой книжке
Если в записи допущена ошибка (например, неправильно написано название организации), её необходимо исправить по правилам:
- Неверная запись не зачёркивается!
- Над ней делается новая правильная запись с указанием причины.
- На ошибку ставится надпись: «Запись недействительна».
- Новая запись оформляется с новым порядковым номером.
Пример исправления:
Запись № 3 (недействительна)
, Принят на работу в ООО «Ромашка»
Запись № 4
— Принят на работу в ООО «Ромашка» (ранее, ООО «Ромашка-Плюс»)
Важно: не требуется указывать номер и дату подтверждающего документа при исправлении названия организации — достаточно указать актуальное наименование.
Особенности при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
С 2020 года работники могут перейти на электронный формат. Если работник подал заявление на переход, на ьном листе бумажной трудовой книжки ставится штамп:
«Переведена на электронный формат»
Под штампом указывается дата перехода и номер заявления. Бумажная книжка остаётся у работника, но новые записи вносятся только в ЭТК.
Что запрещено при оформлении надписей
- Использование корректора, белой краски или скотча для исправлений;
- Зачёркивание ошибочных записей — это основание для признания документа недействительным;
- Несоблюдение формата даты (например, «» вместо «»);
- Отсутствие подписи или расшифровки на копии;
- Использование печати вместо подписи при заверении копии (печать, необязательна, подпись, обязательна).
Надпись на трудовой книжке — это не просто формальность, а важный элемент юридической корректности документа. Неверно оформленная заверительная надпись или ошибка в записи могут привести к серьёзным последствиям: отказу в оформлении пенсии, кредитов, виз, трудоустройстве. Поэтому работодатели и кадровые службы обязаны строго соблюдать требования ГОСТ Р 7.0.97-2025, Приказа Минтруда РФ и разъяснений Роструда.
Рекомендация: всегда проверяйте копии трудовой книжки перед выдачей — убедитесь, что на каждой странице есть заверительная надпись, подпись, расшифровка и дата. При сомнениях, обращайтесь к юристу или в Роструд.
Сохраняйте трудовую книжку бережно — это ваша история труда, и она должна быть безупречной.