Этот вопрос вызывает много споров среди кадровиков и работников. На основании официальных разъяснений Роструда можно дать однозначный ответ.
Ключевой вывод: НЕТ, не вносятся
Сведения о награждении (поощрении) работника в его электронную трудовую книжку (Сведений о трудовой деятельности) не вносяться. Это прямое разъяснение консультантов Роструда.
Электронная трудовая книжка (или выписка из нее) является официальным документом, который подтверждает только стаж работы и основные изменения в трудовых отношениях: прием на работу, увольнение, перевод, изменение условий трудового договора. Награды и поощрения к таким сведениям не относятся.
Почему так?
- Цель электронной книжки; Она предназначена для учета страхового стажа и ключевых событий, необходимых Пенсионному фонду и работодателям при приеме на работу;
- Отсутствие нормативного требования. В законе (ТК РФ) нет обязанности работодателя отражать награды в сведениях о трудовой деятельности, передаваемых в ПФР.
А что насчет бумажной трудовой книжки?
Ситуация с бумажной (обложка) трудовой книжкой иная. В нее записи о награждении могут вноситься, но не обязательны.
Какие награды можно (но не нужно) отражать?
В случае, если работодатель и работник решат делать такую запись, в бумажную книжку, согласно разъяснениям, вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги, в т.ч.:
- О награждении государственными наградами (ордена, медали).
- О присвоении государственных почетных званий (Заслуженный работник, Почетный гражданин и т.д.).
- О награждении ведомственными или отраслевыми наградами (знаки отличия, почетные грамоты от министерств, ведомств).
- О награждении почетными грамотами самого работодателя (органа власти, организации).
Важные нюансы для бумажной книжки:
- Необязательность. За невнесение сведений о награждении в бумажную книжку не предусмотрена ответственность. Кадровые службы часто неохотно это делают, так как не считают такие события ключевыми для учета трудовых отношений.
- Хронология. Нормами закона не установлена обязанность указывать сведения о награждении в хронологическом порядке. Их можно внести отдельной записью после основных событий (прием/увольнение).
- Простая грамота отдела. Если это внутренняя грамота без номера приказа или иного документа, запись может быть сформулирована общим образом, например: «Награжден(а) Почетной грамотой [Название отдела/организации] за [указать причину, если есть]». Если номер приказа найти невозможно, это можно указать в записи как «на основании приказа (распоряжения) от [дата] № [номер, если известен]» или просто без ссылки на документ.
Что делать работнику, если награда нужна для льгот?
Если работнику необходимо подтвердить наличие награды для получения льгот, гарантий или компенсаций (например, для досрочного выхода на пенсию по выслуге лет, если награда дает право), он должен предъявить сам документ о награждении (оригинал или заверенную копию).
Электронная трудовая книжка здесь не поможет. Наличие награды в ней не отражается. Подтверждающим документом является именно грамота, удостоверение, диплом или орден с указанием основания (номер и дата приказа).
Практический совет: образец записи в бумажную книжку
Если работодатель согласился внести запись, она должна быть четкой и содержать ссылку на основание.
Графа 1 (Дата):
Графа 2 (Событие): Награжден
Графа 3 (Подразделение, должность): [Остается без изменения]
Графа 4 (Основание, номер документа): Почетной грамотой Министерства экономического развития РФ за многолетнюю добросовестную работу (на основании приказа от № 450-к)
Графа 5 (Подпись работника): _________________
Графа 6 (Подпись работодателя, печать): _________________ (Печать)
| Вид трудовой книжки | Вносятся ли сведения о награждении? | Обязательность | Что подтверждает награду? |
|---|---|---|---|
| Электронная (Сведения о трудовой деятельности) | НЕТ | Не предусмотрено | Оригинал документа о награждении (грамота, удостоверение) |
| Бумажная (обложка) | МОЖНО (по желанию работодателя) | Не обязательны, ответственности нет | Запись в книжке (если есть). Оригинал документа о награждении (основное доказательство). |
Самое главное, что нужно помнить:
- Электронная трудовая книжка, это не место для наград. В нее вносятся только сведения, необходимые для учета страхового стажа.
- Бумажная трудовая книжка — возможное, но не обязательное место для записи о награждении.
- Для официального подтверждения награды (для пенсии, льгот) нужен сам документ (грамота, орден), а не запись в книжке.
- Если работник выбрал электронную форму, а награда для него важна, он должен сам сохранить документ о награждении в надежном месте.
Информация основана на разъяснениях Роструда и актуальных нормативных актах (ТК РФ, Постановление Правительства № 796). Конкретные ситуации могут требовать уточнения в кадровом подразделении организации.