Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника, его должности, перемещения, увольнения, а также награждения и поощрения. Внесение сведений о награждениях в трудовую книжку не является формальностью: это юридически значимая запись, влияющая на право работника на льготы, пенсионные начисления и даже карьерный рост. В этой статье мы подробно разберём, какие награды вносятся в трудовую книжку, как правильно оформить запись, какие документы нужны и как действовать в современных условиях, когда всё больше работников переходят на электронные трудовые книжки.
Законодательная основа: что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно абзацу 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях за успехи в труде. Это означает, что работодатель обязан фиксировать в документе не просто любые награды, а именно те, которые связаны с профессиональной деятельностью работника.
Также в Положении об трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225) чётко прописаны:
- формат записи;
- порядок внесения;
- документы, на основании которых производится запись;
- ответственность работодателя за невнесение или неправильное оформление.
Невнесение записи о награждении, если оно подлежит внесению, может быть расценено как административное правонарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ — за нарушение трудового законодательства. Штрафы для работодателей могут достигать 50 000 рублей, а для ИП — до 5 000 рублей.
Какие награждения вносятся в трудовую книжку?
Не все награды подлежат внесению. В трудовую книжку вносятся только те поощрения, которые связаны с трудовой деятельностью и имеют официальный статус. К ним относятся:
- Государственные награды:
- ордена (например, Орден «За заслуги перед Отечеством»);
- медали (в т.ч. юбилейные, если присвоены за трудовые заслуги — например, «Ветеран труда», «За доблестный труд»);
- почётные звания («Заслуженный работник культуры», «Почётный работник образования» и т.д.).
- Награды, присвоенные работодателем:
- грамоты;
- почётные грамоты;
- дипломы;
- премии, если они оформлены как поощрение за трудовые достижения (не просто материальное вознаграждение);
- нагрудные знаки, присвоенные приказом организации.
Важно! Если юбилейная медаль присвоена за многолетний труд в конкретной организации, запись вносится. Если же она вручена в рамках общегосударственного праздника (например, 75-летие Победы) и не связана с трудовыми достижениями — в трудовую книжку запись не вносится;
Структура записи в трудовой книжке: как правильно оформить
В старых форматах трудовых книжек (серии AT-III, AT-IV) существовали два отдельных раздела:
- Сведения о награждениях — для государственных наград и почетных званий;
- Сведения о поощрениях — для внутренних поощрений организации (грамоты, премии, благодарности).
В современных трудовых книжках (с 2004 года) эти разделы объединены в один — «Сведения о награждениях». Запись вносится в графу 3 и должна содержать следующие элементы:
Структура записи (по пунктам):
- Графа 1 — номер записи по порядку (нумерация продолжается от последней записи).
- Графа 2 — дата внесения записи в трудовую книжку (не дата награждения, а дата, когда работодатель оформил запись).
- Графа 3, содержание записи. Формулировка должна быть точной и соответствовать документу-основанию. Примеры:
- «Награждён орденом «За заслуги перед Отечеством» IV степени»;
- «Награждён почетной грамотой Министерства труда и социальной защиты РФ»;
- «Награждён медалью «За доблестный труд» за многолетний добросовестный труд»;
- «Награждён благодарственным письмом генерального директора ООО «Ромашка» за высокие результаты в реализации проекта «Экологическая инициатива»».
- Графа 4 — основание. Указывается номер и дата приказа, указа, распоряжения, на основании которого произведено награждение. Примеры:
- «На основании приказа № 15-к от »;
- «На основании Указа Президента РФ № 123 от »;
- «На основании решения Совета директоров ООО «Альфа» от ».
Важно! Запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента издания приказа о награждении. Не допускаются сокращения, неофициальные формулировки, опечатки.
Оформление записи: пошаговая инструкция
Работодатель (или уполномоченное лицо — кадровик, секретарь) должен действовать по следующему алгоритму:
- Получить официальный документ-основание: приказ о награждении, указ Президента, постановление правительства, решение совета директоров и т.д.
- Убедиться, что награждение связано с трудовой деятельностью работника.
- Найти последнюю запись в трудовой книжке и продолжить нумерацию.
- Внести запись в графу 3, используя точные формулировки из документа-основания.
- В графу 4 указать реквизиты документа: тип, номер, дата.
- В графу 2, дата внесения записи (не дата награждения).
- Заверить запись подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если печать используется).
- Ознакомить работника с записью под роспись.
Пример записи в трудовой книжке:
№ 12 — — Награждён почетной грамотой Министерства здравоохранения РФ за высокие достижения в обеспечении качественной медицинской помощи и внедрение инновационных методов диагностики — На основании приказа Минздрава РФ № 210 от
Электронная трудовая книжка и награждения: что изменилось?
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако здесь есть важное ограничение:
В электронную трудовую книжку НЕ вносятся сведения о награждениях и поощрениях.
ЭТК содержит только:
- сведения о работодателях;
- даты приёма и увольнения;
- должности;
- переводы;
- основания для прекращения трудовых отношений.
Это означает, что если работник хочет сохранить информацию о своих наградах, он должен:
- сохранить бумажную трудовую книжку;
- или запросить у работодателя справку о награждениях на бланке организации, заверенную печатью и подписью.
Работники, которые уже перешли на ЭТК, но имеют награды, полученные до 2020 года, могут сохранить бумажную книжку как дополнительный документ, она остаётся юридически значимой.
Что делать, если запись не внесли?
Если работодатель не внес запись о награждении, работник имеет право:
- Подать письменное заявление работодателю с просьбой внести запись.
- Приложить к заявлению копию приказа о награждении.
- Если работодатель отказывает — обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) или в суд.
Судебная практика показывает, что суды встают на сторону работника, если доказано, что награждение действительно имело место и было связано с трудовой деятельностью.
Практические советы для работников
- Сохраняйте копии всех приказов о награждениях, это ваша страховка.
- Проверяйте трудовую книжку после каждого награждения — убедитесь, что запись сделана.
- Если вы работаете в организации, где используются бумажные книжки — не отказывайтесь от них, даже если у вас есть ЭТК.
- При увольнении требуйте, чтобы все записи о награждениях были заверены и переданы вместе с книжкой.
- При подаче документов на пенсию — приложите копии приказов о награждениях, даже если они не внесены в книжку (в Пенсионный фонд могут запросить подтверждение).
Сведения о награждениях в трудовой книжке — это не просто «украшение» документа. Это:
- доказательство вашей профессиональной значимости;
- фактор, влияющий на пенсионные коэффициенты (особенно при присвоении званий «Ветеран труда» и аналогичных);
- документ, подтверждающий вашу репутацию при поиске новой работы;
- юридически значимый элемент, защищённый трудовым законодательством.
Работодатель не имеет права игнорировать эту обязанность. Работник, не имеет права игнорировать свою возможность требовать её исполнения. Правильное оформление записей о награждениях, это залог вашей профессиональной надёжности и защиты ваших прав на будущее.
Помните: каждая запись в трудовой книжке, это часть вашей трудовой истории. Храните её, проверяйте её, защищайте её.