Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю сотрудника. Помимо сведений о приёме, переводах и увольнении, в ней фиксируются сведения о награждениях (почётных грамотах, дипломах, знаках, званиях и др.). В статье подробно рассматриваеться, какие грамоты вносятся в трудовую книжку, какие нормативные акты регулируют процесс, как правильно заполнить запись и что делать, если нет приказа‑основания.

Нормативно‑правовая база

Внесение сведений о награждениях регулируется следующими документами:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 191 – перечень сведений, подлежащих внесению в трудовую книжку.
2. Постановление Министерства труда и соцразвития РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по ведению и хранению трудовых книжек» (далее – Инструкция). Пункт 24 Правил и пункт 25 Инструкции конкретизируют порядок внесения сведений о награждениях.
3. Коллективный договор, локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, уставы, положения о дисциплине) – могут уточнять порядок награждения и оформления записей.
4. Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (от № 473‑ФЗ) – порядок внесения сведений в электронный вариант.

Какие награды фиксируются в трудовой книжке?

В соответствии с вышеуказанными актами в трудовую книжку вносятся сведения о:

• Государственных наградах и почётных званиях (на основании официальных решений и указов).
• Почётных грамотах, дипломах, значках, нагрудных знаках, присваиваемых работодателем (например, «Лучший строитель», «За многолетний добросовестный труд»).
• Других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами или внутренними нормативными актами (например, благодарственное письмо, сертификат за участие в проекте).

Когда запись в трудовую книжку обязательна?

Запись обязательна, если награда имеет официальную форму (грамота, диплом, знак) и её вручение оформлено приказом, решением комиссии или иным документом, подтверждающим факт награждения. Если же поощрение носит исключительно внутренний характер (например, устная благодарность), запись не требуется.

Как правильно оформить запись о награждении

В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел «Сведения о награждении». Запись делается в таблице из четырёх граф:

Что указывается в каждой графе

• Графа 1 (№ п/п) – порядковый номер записи (начинается с 1 и увеличивается последовательно).
• Графа 2 (Дата награждения) – полная дата (дд.мм.гггг) вручения грамоты.
• Графа 3 (Сведения о награде) – краткое, но ёмкое описание:
  • Кем награждён (полное наименование организации‑работодателя).
  • Какой наградой (грамота, диплом, знак, звание).
  • За что (конкретный повод, например: «За многолетний добросовестный труд», «За вклад в развитие информационных технологий»).

  Пример: Награждён грамотой «За многолетний добросовестный труд» от ООО «СтройИнвест» за 15 лет работы.

• Графа 4 (Наименование и реквизиты документа) – указывается документ, на основании которого сделана запись:
  • Если есть приказ – указывается «Приказ № Х от дд.мм.гггг».
  • Если приказ отсутствует, но есть внутренний акт (протокол, решение комиссии) – указывается его название и дата.
  • Если документ полностью отсутствует (например, только печатная грамота без номера), в графе 4 пишут: «Грамота без номера приказа, выдана по инициативе руководства» и прилагают копию грамоты к личному делу.

Образец записи

Ниже приведён полностью заполненный пример записи о награждении грамотой.

Как действовать, если приказа нет

Ситуация, когда грамота выдана без официального приказа, встречается часто (например, награда от отдела или профсоюза). В этом случае рекомендуется:

1. Составить внутренний акт (протокол заседания комиссии, решение руководителя) с указанием:
   • Дата и место принятия решения.
   • Кому и за что выдана грамота.
   • Номер и подпись ответственного лица.
2. Приложить к личному делу копию грамоты и копию внутреннего акта.
3. В графе 4 трудовой книжки указать: «Внутренний акт № Х от дд.мм.гггг «О награждении грамотой»».
4. Если даже внутренний акт невозможен (например, грамота вручена в рамках корпоративного мероприятия без оформления), в графе 4 пишут: «Грамота выдана по инициативе руководства без приказа» и сохраняют оригинал грамоты в личном деле.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2022 года в России активно внедряется электронный вариант трудовой книжки. Порядок внесения сведений о награждениях в ЭТК полностью аналогичен бумажному варианту, но оформляется через Личный кабинет работодателя в системе «Госуслуги»:

• Выбираете раздел «Сведения о награждении».
• Заполняете поля, соответствующие четырём графам (номер записи генерируется автоматически).
• Прикладываете скан‑копию приказа/внутреннего акта и грамоты.
• Система автоматически сохраняет запись и делает её доступной сотруднику.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли записать в трудовую книжку благодарственное письмо?

Да, если письмо имеет форму официального документа (подписано руководителем, содержит реквизиты) и относится к поощрению за трудовые заслуги. В графе 3 указывают «благодарственное письмо», в графе 4 – номер и дату письма.

Какие грамоты НЕ вносятся в трудовую книжку?

Не вносятся:

• Неформальные благодарности (открытки, устные поздравления).
• Грамоты, полученные в рамках внешних конкурсов, не связанных с трудовой деятельностью (например, спортивные награды).
• Грамоты, выданные после увольнения (в этом случае запись делается в личном деле, но не в трудовой книжке).

Можно ли исправить ошибку в записи о награждении?

Да. Ошибку исправляют в соответствии с пунктом 9 Инструкции: вносят запись о исправлении, указывая «Исправление записи № Х, сделанное по приказу № Y от дд.мм.гггг», а оригинальную запись зачеркивают двойной линией и ставят подпись ответственного лица.

Сколько записей о награждениях может быть в трудовой книжке?

Трудовая книжка имеет ограниченный объём страниц (обычно 2–4 листа формата А5). При заполнении всех страниц запись о награждении может быть сделана до полного заполнения раздела. Если места не хватает, рекомендуется вести отдельный «Книга поощрений» в личном деле и в трудовую книжку вносить только наиболее значимые награды.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Определить, относится ли награда к перечню, подлежащему внесению в трудовую книжку.
2. Подготовить документ‑основание (приказ, решение комиссии, внутренний акт).
3. Сформировать запись в таблице «Сведения о награждении»:
   • Номер записи.
   • Дата награждения.
   • Краткое описание награды;
   • Реквизиты документа‑основания.
4. Подписать запись (подпись руководителя и печать организации).
5. Приложить к личному делу копию грамоты и документа‑основания.
6. Для ЭТК – загрузить сканы в систему и подтвердить запись.

Запись о награждении грамотой в трудовую книжку – важный элемент официального подтверждения профессиональных достижений сотрудника. Правильное оформление записи повышает её юридическую силу, облегчает проверку при переводах, повышениях и при оформлении пенсии. Следуя нормативным требованиям ТК РФ, Инструкции по ведению трудовых книжек и рекомендациям, приведённым в этой статье, работодатель и сотрудник смогут без ошибок зафиксировать любой вид поощрения, будь то государственная награда, почётная грамота или внутренний знак отличия.

Помните: без официального документа‑основания запись в трудовую книжку невозможна; при отсутствии приказа следует оформить внутренний акт, а в графе 4 указать соответствующее пояснение.

Статья составлена на основе актуальной информации, доступной в открытых источниках на дату .