С 2021 года в России начался переход на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) — цифрового аналога бумажного документа, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР). Однако многие работодатели до сих пор не до конца разобрались, как правильно оформлять записи о награждениях и поощрениях в ЭТК, особенно учитывая изменения в законодательстве и отмену обязательного внесения таких записей в бумажные трудовые книжки.

Важно: записи о награждениях в электронную трудовую книжку НЕ вносятся

Самое главное, что нужно помнить: согласно действующему законодательству РФ (в частности, Постановление Правительства РФ от № 1748), в электронную трудовую книжку не вносятся сведения о награждениях, поощрениях, взысканиях и других кадровых мероприятиях, не связанных с приемом, переводом или увольнением.

Это прямо указано в пункте 2.5.3 Порядка ведения электронных трудовых книжек, утвержденного Постановлением Правительства РФ от № 1748. В этот перечень входят только:

• сведения о приеме на работу;
• о переводе на другую работу;
• об увольнении;
• о замене трудовой книжки (в случае перехода с бумажной на электронную);
• о восстановлении на работе;
• о сроках работы по совместительству (если это предусмотрено).

Таким образом, награждения — почетные грамоты, благодарности, ордена, медали, премии, звания и другие формы поощрения — в электронную трудовую книжку не вносятся ни при каких обстоятельствах, даже если работник просит об этом или работодатель считает это важным.

Почему так решили законодатели?

Решение об исключении записей о награждениях из ЭТК было принято по нескольким причинам:

1. Цель ЭТК — фиксировать трудовую деятельность, а не личные достижения. Электронная трудовая книжка предназначена для подтверждения стажа, должностей и мест работы — ключевых данных для расчета пенсии.
2. Упрощение администрирования. Внесение множества поощрений создало бы огромную нагрузку на кадровые службы и системы ПФР, не неся прямой пользы для пенсионного обеспечения.
3. Награждения — это отдельная кадровая документация. Все поощрения должны фиксироваться в личном деле работника, приказах, благодарностях, архиве организации — и это остаётся обязательным.

Что делать работодателю, если работник был награжден?

Даже если запись о награждении не вносится в ЭТК, работодатель обязан:

• издать приказ о награждении (форма Т-11 или произвольная);
• оформить документ о награждении — почетную грамоту, диплом, медаль, благодарность;
• внести информацию о награждении в личное дело работника (в соответствии с требованиями Постановления Госкомстата РФ от № 1);
• сохранить все оригиналы документов в архиве организации не менее 75 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).

Таким образом, награждение не исчезает из документооборота — оно просто переходит из ЭТК в личное дело.

Что делать, если работник хочет показать свои награды при трудоустройстве?

Если работник устраивается на новую работу и хочет подтвердить свои достижения, он может:

• предоставить копии приказов о награждении;
• предъявить оригиналы почетных грамот, дипломов, медалей;
• предоставить выписки из личного дела (если предыдущий работодатель согласен на передачу документов).

Новый работодатель не имеет права требовать внесения этих сведений в ЭТК — это невозможно по закону. Но он может учитывать награды при принятии решения о найме, повышении или премировании, как часть профессионального портфеля кандидата.

Ошибки, которых следует избегать

Некоторые кадровики ошибочно считают, что:

• «Надо внести награждение в ЭТК, чтобы не нарушить закон» — нет, это невозможно и запрещено.
• «Если в бумажной книжке была запись — её надо перенести в ЭТК» — нет, переносить записи о награждениях из бумажной трудовой книжки в ЭТК не требуется и не допускается.
• «Если работник просит, мы можем внести» — нет, даже по просьбе работника вносить такие записи в ЭТК нельзя — это нарушение Постановления № 1748.

Чем отличается электронная трудовая книжка от бумажной?

Как правильно оформить награждение в 2026 году?

Вот пошаговая инструкция для работодателя:

1. Издайте приказ о награждении (форма Т-11 или произвольная). Укажите: ФИО работника, основание (например, «за высокие результаты работы в 2025 году»), вид награды (почетная грамота, благодарность, премия и т.д.), дату награждения.
2. Оформите документ — выдайте почетную грамоту, диплом, медаль с печатью и подписью руководителя.
3. Зарегистрируйте приказ в журнале регистрации приказов по организации.
4. Внесите информацию в личное дело работника, приложите копию приказа и оригинал наградного документа.
5. Сообщите работнику, что запись о награждении не вносится в ЭТК, но документы сохраняются в его личном деле.

В 2026 году в электронную трудовую книжку записи о награждениях вносить нельзя. Это не ошибка, а законодательное решение, направленное на упрощение и фокусировку ЭТК на ключевых данных для пенсионного обеспечения. Однако это не отменяет важность поощрений — они остаются важной частью кадровой документации и должны быть надлежащим образом оформлены и сохранены в личном деле работника.

Работодателям следует перестроить внутренние процессы: перестать рассматривать ЭТК как «цифровую трудовую книжку со всеми записями», а воспринимать её как только инструмент учета трудового стажа. Все остальное — награды, взыскания, дополнительные обязанности — остаётся в личном деле, архиве и внутренней отчетности.

Помните: не вносить запись о награждении в ЭТК — это не нарушение, а соответствие закону. Главное, не забыть оформить её в бумажном виде и сохранить для работника.

Для дополнительной помощи рекомендуем использовать:

• Личный кабинет гражданина на сайте ПФР — для проверки содержания ЭТК;
• Системы кадрового учета (например, «1С:Зарплата и управление персоналом») — для автоматизации оформления приказов и хранения личных дел;
• Справочник «Образцы записей в трудовую книжку» (для бумажных случаев до 2021 года).

Соблюдение этих правил поможет избежать проверок, штрафов и недопонимания со стороны сотрудников и контролирующих органов.