Вопрос о наличии у одного работника нескольких трудовых книжек — один из самых частых и запутанных в кадровом делопроизводстве. Ответ на него неоднозначен и требует понимания как буквы закона, так и сложившейся судебной и административной практики.

Что говорит закон? Правовая основа

Ключевым нормативным актом является Трудовой кодекс РФ. В частности, статья 66 ТК РФ обязывает работодателя при увольнении работника вернуть ему трудовую книжку с внесенными записями. Это подразумевает, что у работника в момент увольнения должна быть одна, уже заполненная книжка.

Однако прямого и однозначного запрета в законодательстве на факт наличия у физического лица двух или более трудовых книжек не существует. Нормы ТК РФ (ст. 67, 68, 282) говорят о необходимости ведения одной трудовой книжки на каждого работника и о передаче её при смене работы, но не предусматривают санкций за само владение несколькими экземплярами.

Почему на практике возникают «вторые» книжки?

Ситуации, когда у человека оказывается несколько трудовых книжек, обычно носят не злонамеренный, а вынужденный характер:

• Потеря первой книжки. Наиболее распространенная причина. Работник обращается в архив предыдущего работодателя за дубликатом или справкой о трудовом стаже, но для нового устройства новый работодатель, не имея оригинала, может оформить для него новую книжку «с чистого листа». В результате у человека оказываются две: старая (найденная позже или восстановленная) и новая.
• Работа в организациях с разными формами собственности до 2004 года. До введения в действие ТК РФ (2002 г.) и особенно до 2004 года, когда вступили в силу новые правила о трудовых книжках, практика оформления была менее формализована. У работников, сменивших несколько мест работы в разные периоды, могли остаться старые книжки от предыдущих работодателей.
• Работа в сельском хозяйстве, кооперативах, на сезонных работах. В прошлом некоторые виды деятельности могли оформляться отдельно.
• Намеренное сокрытие. Реже, но встречается ситуация, когда работник сознательно скрывает от нового работодателя наличие старой книжки (например, чтобы не раскрывать периоды безработицы, увольнение по негативным причинам или работу в «неблагонадёжной» организации).

Какие риски и проблемы несёт наличие двух книжек?

Наличие двух документов создаёт серьёзные правовые и практические сложности:

1. Проблема подтверждения стажа для ПФР. Главная задача трудовой книжки, подтверждение страхового стажа. При наличии двух книжек с записями за один и тот же период возникает конфликт данных. Пенсионный фонд может запросить пояснения и оригиналы всех документов. Если в двух книжках есть дублирующие или противоречащие друг другу записи, стаж может пересчитать, что приведёт к снижению пенсии.
2. Нарушение трудового законодательства работодателем. Если новый работодатель, зная о существовании старой книжки, оформил новую и ведёт её параллельно, это может быть расценено как нарушение ст. 66 ТК РФ (непередача документов). К работодателю могут быть применены административные меры.
3. Дисциплинарная ответственность работника. Если будет доказано, что работник умышленно скрыл наличие старой трудовой книжки и представил новую как единственную, это может рассматриваться как предоставление работодателю заведомо ложных сведений. В зависимости от последствий это может повлечь увольнение по ст. 81 ТК РФ (п. 1 ч. 1 — не предоставление работником документов, необходимых для оформления трудового договора).
4. Сложности при увольнении и получении справок. При увольнении работодатель должен сделать запись во всех имеющихся у работника трудовых книжках о последнем месте работы. Если одна из книжек «забыта» дома или утеряна, это создаёт проблемы для оформления документов.

Что делать работнику, если у него две книжки?

Алгоритм действий зависит от обстоятельств:

Если вторая книжка появилась из-за потери первой:

• Нужно найти старую книжку (в архиве семьи, у родственников).
• Если старую книжку найти не удалось, необходимо официально восстановить её через архив последнего работодателя (получить справку о трудовом стаже и трудовой книжку по форме Н-ТД).
• Новую, ошибочно оформленную, книжку следует вернуть текущему работодателю с объяснительной запиской о ситуации. Работодатель должен аннулировать её (сделать отметку «Аннулирована» и указать причину) и вернуть работнику.
• В дальнейшем вести только одну, восстановленную (старую) книжку, передавая её при смене работы.

Если вторая книжка — от очень старого работодателя (например, с советского времени):

• Обычно такие записи уже учтены в ПФР; Можно оставить обе, но при трудоустройстве всегда предъявлять основную, последнюю по времени книжку.
• При увольнении с текущего места работы запись должна быть внесена во все имеющиеся книжки. Если старая не предъявлена, работодатель вправе сделать запись в новой, а о старой сделать отметку в личной карточке (форма Т-2) и в своём архиве.

Если вторая книжка оформлена намеренно для сокрытия информации:

Это самый рискованный сценарий. Рекомендуется до окончания испытательного срока или при первой же возможности:

• Найти и предъявить работодателю обе книжки.
• Составить письменное объяснение, признав ошибку и указав причины.
• Дальнейшие действия работодателя зависят от его политики и тяжести «скрытой» информации.

Что должен делать работодатель, если обнаружил у сотрудника две книжки?

Кадровик, обнаружив у сотрудника две трудовые книжки, должен действовать последовательно:

1. Запросить у работника письменное объяснение о причинах наличия двух документов.
2. Проверить данные. Свести информацию из обеих книжек в одну хронологическую таблицу, выявить периоды, которые могут дублироваться или противоречить друг другу.
3. Оценить риски для стажа. Если записи в разных книжках относятся к разным периодам и не пересекаются, это менее критично. Если есть дублирование одного периода работы в двух местах, это повод для запроса в ПФР о реальном стаже.
4. Принять решение по текущей книжке. Обычно в качестве основной используется та, которая содержит более полные и последние записи. Вторую книжку нужно:
   • Либо вернуть работнику с отметкой «Аннулирована. Подлинная трудовая книжка находится у работодателя (название) за №…».
   • Либо, если работник отказывается её передать, сделать копию, оформить акт о наличии у работника второй трудовой книжки и приобщить его к личному делу.
5. Вносить все последующие записи (при увольнении, переводе) только в одну, основную книжку. О второй делать соответствующую отметку в личной карточке (Т-2) и в своём архиве.

Может ли быть электронная и бумажная книжка одновременно?

С 1 января 2021 года работники вправе получить электронную трудовую книжку (ЭТК). Да, одновременно у человека может быть и бумажная, и электронная книжка. Это прямо предусмотрено законодательством. Однако записи в них должны быть идентичными. Если работник подаст заявление на ведение ЭТК, работодатель обязан:

• Снять с учёта бумажную книжку (сделать в ней отметку «Заменена электронной трудовой книжкой» и вернуть её работнику).
• Перенести все имеющиеся записи в электронный формат.

Таким образом, параллельное ведение двух бумажных книжек недопустимо, а сочетание бумажной и электронной — временно допустимо до момента замены.

Ответ на главный вопрос: законно ли это?

• Идеальная ситуация: У каждого работника должна быть ровно одна актуальная трудовая книжка (бумажная или электронная), содержащая полную информацию о всей трудовой деятельности.
• При обнаружении второй книжки не паниковать, а действовать спокойно: найти, восстановить, аннулировать лишний экземпляр.
• Работодателю при приёме на работу всегда следует спрашивать: «Имеется ли у Вас трудовая книжка?» и в случае положительного ответа требовать её предъявления. Если работник говорит, что книжка утеряна, нужно требовать официальную справку об этом из архива или ПФР.
• Главный принцип: Все записи о трудовой деятельности должны быть сведены в один документ. Это гарантия корректного исчисления стажа и отсутствия проблем с пенсионным обеспечением.

Помните: Трудовая книжка — это не просто формальность, а ваш главный документ для подтверждения страхового стажа. Заботьтесь о его целостности и единстве.