Вопрос о наличии у трудовой книжки какого‑либо номера часто задают работодатели и сотрудники. Ответ зависит от формы трудовой книжки – бумажной или электронной. Ниже подробно разберём, как оформляются оба варианта, где указываются реквизиты и почему у электронной книжки «номер» не существует.
Бумажная трудовая книжка
Традиционная трудовая книжка печатается на бумаге и имеет строго регламентированный бланк. На титульном листе указываются основные сведения:
- Серия и номер бланка;
- Дата выдачи;
- Сведения о работодателе и сотруднике.
Эти данные позволяют идентифицировать конкретный экземпляр и отслеживать его историю.
Как выглядит титульный лист
В правом верхнем углу титульного листа размещаются:
- Серия и номер бланка;
- Дата выдачи;
- Пометка «Трудовая книжка»;
- Другие реквизиты, установленные нормативными документами.
При оформлении дубликата необходимо заполнить титульный лист заново, сохранив прежние реквизиты (серия, номер) – они не меняются.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2024 года в России действует система электронных трудовых книжек. В отличие от бумажного варианта, у ЭТК нет серии и номера.
У ЭТК нет ни серии, ни номера. Это обусловлено тем, что электронная форма представляет собой набор данных, хранящихся в единой базе СФР, а не отдельный физический документ;
Как формируются данные в ЭТК
Для внесения сведений в электронную книжку работодатель заполняет форму ЕФС1 и отправляет её в ПФР. В поле Основание указывается номер и дата приказа, по которому вносится запись.
- Порядковый номер записи ставится в графе 1;
- Дата внесения – в графе 2;
- Текст записи – в графе 3 (например, «Время работы …»).
После проверки ПФР данные обновляются в цифровой карточке сотрудника.
Почему нельзя отказаться от ведения ЭТК
По Трудовому кодексу РФ работодатель обязан вести электронную трудовую книгу, даже если сотрудник не желает, чтобы его данные передавались в базу. Отказ от ведения ЭТК считается нарушением трудового законодательства.
Как «найти» номер в электронной книжке?
Поскольку у ЭТК нет серии и номера, вопрос «где взять номер» решается однозначно: номер электронной трудовой книжки не существует.
На форумах часто задают вопрос «Как узнать номер электронной трудовой книжки?», и ответ выглядит так:
Номера электронной трудовой книжки не существует.
Тем не менее, в ЭТК есть порядковый номер записи, который указывается в соответствующей графе при каждом внесении сведений.
Практический пример заполнения
Для иллюстрации работы с трудовыми книжками рассмотрим типичный сценарий исправления ошибки в записи.
- В графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
- В графе 2 указывается текущая дата;
- В графе 3 пишется: «Запись за номером ___ недействительна и внести её правильный вариант».
Эта процедура применяется как в бумажных, так и в электронных формах.
Выдача и хранение
При выдаче трудовой книжки работодатель заполняет:
- Графу 1 – порядковый номер записи;
- Графу 2 – дату выдачи;
- Графу 3 – запись о получении письменного заявления сотрудника.
Для бумажной версии важно сохранить оригинальный номер серии и номера бланка, чтобы избежать потери идентификации.
- Бумажная трудовая книжка имеет серию и номер, указанные в правом верхнем углу титульного листа.
- Электронная трудовая книжка не имеет серии и номера; вместо этого используется порядковый номер записи, который фиксируется в системе при каждом внесении данных.
Понимание этих отличий помогает правильно оформлять и вести трудовые документы, избегать ошибок при оформлении дубликатов и корректно взаимодействовать с ПФР и СФР.