Вопрос оформления трудового стажа при внешнем совместительстве часто вызывает споры между работником и работодателем. Многие сотрудники, обнаружив отсутствие записей о дополнительной работе в трудовой книжке спустя несколько лет, задаются вопросом: можно ли восстановить эти данные «задним числом»? Давайте разберем этот вопрос с точки зрения действующего законодательства и кадрового делопроизводства.

Особенности учета внешнего совместительства

Прежде всего, важно понимать фундаментальное различие между основным местом работы и совместительством. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка хранится и ведется по основному месту работы. Работодатель по совместительству не имеет права забирать документ на хранение или вносить в него записи самостоятельно без согласования с основным работодателем.

Запись о внешнем совместительстве вноситься в трудовую книжку по желанию работника. Это означает, что отсутствие такой записи в документе не является нарушением закона со стороны работодателя-совместителя.

Можно ли внести запись «задним числом»?

В кадровом делопроизводстве понятие «задним числом» обычно подразумевает исправление ошибки или заполнение пропусков в документах. С юридической точки зрения, внесение записи о периоде работы, который уже прошел, допустимо, если этот факт подтвержден документально.

Если работник в период своей деятельности по совместительству не просил внести запись в трудовую книжку, он может сделать это позже. Однако процедура будет выглядеть не как «исправление даты», а как внесение записи на основании подтверждающих документов.

Кто должен вносить запись?

Поскольку трудовая книжка находится у основного работодателя, именно он осуществляет внесение сведений о совместительстве. Процесс выглядит следующим образом:

• Шаг 1: Работник обращается к работодателю по совместительству за подтверждающим документом (справка о стаже, копия приказа о приеме и увольнении, копия трудового договора).
• Шаг 2: Работник пишет заявление своему основному работодателю с просьбой внести запись о совместительстве.
• Шаг 3: Основной работодатель, на основании предоставленных документов, вносит соответствующую запись в трудовую книжку.

Как правильно оформить запись

Запись о совместительстве должна быть четкой и ссылаться на документ, послуживший основанием. Пример формулировки:

«Работала в должности [название должности] в [название организации] по внешнему совместительству. Запись внесена на основании справки (или копии приказа) №___ от [дата]».

Важные нюансы:

1. Переход с совместительства на основную работу: Если сотрудник сначала работал совместителем, а затем стал основным работником в той же организации, в трудовую книжку вносится запись о том, что с определенного числа он признается основным работником.
2. Увольнение: Если работник увольняется с основного места работы, запись о совместительстве остается в книжке, так как она подтверждает его общий трудовой стаж.
3. Электронные трудовые книжки (ЭТК): В случае перехода на электронный формат учета, сведения о совместителях также передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1, что упрощает подтверждение стажа в будущем.

Риски и предостережения

Важно различать законное внесение записи на основании документов и фальсификацию данных. Попытка внести запись о работе, которой фактически не было, или намеренное изменение дат для получения каких-либо льгот может быть расценено как подлог документов.

Если основной работодатель отказывается вносить запись, несмотря на наличие всех подтверждающих справок, работник имеет право обратиться в государственную инспекцию труда.

Отвечая на главный вопрос: да, внести запись о внешнем совместительстве за прошедший период можно. Это не считается нарушением, если запись делается по инициативе работника и подтверждается официальными документами от работодателя-совместителя. Главное — соблюдать правильный алгоритм: Справка $
ightarrow$ Заявление $
ightarrow$ Запись основным работодателем.