Трудовая книжка – это документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При приёме на работу организация обычно приобретает бланк трудовой книжки и передаёт его сотруднику. Вопрос о том, подлежит ли такая операция налогообложению НДС, возникает у бухгалтеров и руководителей регулярно. В данной статье рассмотрены актуальные положения законодательства, разъяснения Минфина и практика учёта.

Нормативная база

• Налоговый кодекс РФ, ст. 39 – определение реализации товаров, работ, услуг.
• Письмо Минфина России от № 03-07-11/65432 – напоминание о необходимости начисления НДС при передаче трудовой книжки работнику.
• Постановление Правительства РФ от № 1456 – указание, что выдача трудовой книжки (передача права собственности) является реализацией и облагается НДС по ставке 18 %.
• Информационное письмо Издательства «Главная книга» (2026) – разъяснение порядка начисления НДС на стоимость бланка трудовой книжки и оформления счёта‑фактуры.

Согласно п. 1 ст. 39 НК РФ, реализация товара – это передача права собственности на товар за вознаграждение. Трудовая книжка считается товаром (бланк с полиграфической продукцией), поэтому её передача работнику облагается НДС.

Ставка НДС

На момент написания статьи действует ставка НДС 20 % (с ). Однако в ряде нормативных актов, датированных ранее 2025 г., указывалась ставка 18 %. При расчёте необходимо ориентироваться на актуальную ставку на дату операции.

База начисления

Базой для начисления НДС является покупная стоимость бланка трудовой книжки (стоимость, указанная в счёте‑фактуре поставщика без учёта НДС). Если организация приобретает бланки без выделения НДС (например, у поставщика, не являющегося плательщиком НДС), то база определяется по фактической стоимости приобретения.

Оформление счёта‑фактуры

При передаче трудовой книжки работнику:

1. Счёт‑фактура оформляется в одном экземпляре (как реализация товара физическому лицу).
2. В счёте‑фактуре указываются:
• наименование товара – «Бланк трудовой книжки»;
• количество – 1 шт.;
• цена без НДС – покупная стоимость;
• ставка НДС – текущая (20 % или 18 % в зависимости от периода);
• сумма НДС;
• всего к оплате.
3. Счёт‑фактура регистрируется в книге продаж и включается в декларацию по НДС за период, в котором осуществлена передача.

Бухгалтерский учёт и налоговый вычет

Несмотря на начисление НДС при реализации, расходы на приобретение трудовых книжек не принимаются к вычету по НДС, поскольку они относятся к расходам на оплату труда (не связаны с облагаемой реализацией).

Проводки при приобретении

Дебет 10 – «Материалы» (бланки трудовых книжек) – без НДС
Кредит 60 – расчёты с поставщиками

Если при покупке выделен НДС (например, поставщик – плательщик НДС):

Дебет 19 – НДС по приобретённым ценностям
Кредит 60 – расчёты с поставщиками

Однако по ст. 171 НК РФ НДС, предъявленный поставщиком при приобретении трудовых книжек, не принимается к вычету, так как эти товары используются для не облагаемых операций (выдача работникам). Поэтому НДС по приобретению остаётся на счёте 19 и затем списывается в расходы (дебет 91.2 – «Прочие расходы»).

Проводки при выдаче работнику

Дебет 91.1 – «Прочие доходы» (реализация бланка)
Кредит 90 – «Выручка» (или directamente в 90.1 – выручка от реализации)

Одновременно начисляется НДС:

Дебет 90.3 – «НДС» (начислено)
Кредит 68 – расчёты по налогам и сборам

Если работник возмещает стоимость бланка (например, при удержании из заработной платы), то сумма возмещения отражается как прочий доход без НДС, поскольку возмещение не считается реализацией товара.

Практические примеры

Пример 1; Приобретение бланка без выделения НДС

• Стоимость бланка – 150 руб. (без НДС).
• Организация приобретает бланк у поставщика, не являющегося плательщиком НДС.
• Проводка при покупке:
• Дебет 10 – 150 руб.; Кредит 60 – 150 руб.
• При выдаче работнику (ставка НДС 20 %):
• База НДС = 150 руб.;
• НДС = 150 × 20 % = 30 руб.;
• Счёт‑фактура: цена без НДС 150 руб., НДС 30 руб., итого 180 руб.;
• Проводка:
• Дебет 91.1 – 180 руб.; Кредит 90 – 180 руб.;
• Дебет 90.3 – 30 руб.; Кредит 68 – 30 руб.;
• Дебет 10 – 150 руб.; Кредит 91.1 – 150 руб. (списание себестоимости).

Пример 2. Приобретение бланка с выделенным НДС (ставка 20 %)

• Стоимость бланка без НДС – 200 руб.; НДС – 40 руб.; итого – 240 руб.
• Проводка при покупке:
• Дебет 10 – 200 руб.;
• Дебет 19 – 40 руб.;
• Кредит 60 – 240 руб.;
• НДС по приобретению не принимается к вычету → списываем:
• Дебет 91.2 – 40 руб.; Кредит 19 – 40 руб.;
• При выдаче работнику (ставка НДС 20 %):
• База НДС = 200 руб.;
• НДС = 200 × 20 % = 40 руб.;
• Счёт‑фактура: цена без НДС 200 руб., НДС 40 руб., итого 240 руб.;
• Проводка реализации:
• Дебет 91.1 – 240 руб.; Кредит 90 – 240 руб.;
• Дебет 90.3 – 40 руб.; Кредит 68 – 40 руб;;
• Дебет 10 – 200 руб.; Кредит 91.1 – 200 руб;;

Пример 3. Возмещение стоимости бланка работником

• Работник возмещает organisation стоимость бланка в размере его покупной цены (без НДС) – 180 руб.
• Возмещение не считается реализацией товара, поэтому НДС не начисляется.
• Проводка:
• Дебет 50 (или 51) – 180 руб.; Кредит 91.1 – 180 руб;;

1. Передача трудовой книжки работнику является реализацией товара и подлежит налогообложению НДС по ставке, действующей на дату операции (в настоящее время 20 %).
2. Базой для начисления НДС является покупная стоимость бланка без учёта НДС.
3. Счёт‑фактура оформляется в одном экземпляре и включается в декларацию по НДС за период реализации.
4. НДС, предъявленный поставщиком при приобретении трудовых книжек, не принимаеться к вычету, поскольку эти товары используются для не облагаемых операций (выдача работникам).
5. Расходы на приобретение трудовых книжек учитываются при налогообложении прибыли, но не влияют на налоговый вычет по НДС.
6. При возмещении работником стоимости бланка по цене приобретения НДС не начисляется.

Соблюдение указанных правил позволит избежать ошибок в расчёте НДС, корректно оформить первичную документацию и правильно отразить операции в бухгалтерском учёте и налоговой отчётности.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, действующего законодательства и разъяснений органов финансового контроля на дату .