Фраза «Налоговая сделала запись в трудовой книжке» звучит необычно и часто вызывает панику или недоумение у работников и кадровиков. Действительно, может ли Федеральная налоговая служба (ФНС) напрямую вносить что-то в бумажную трудовую книжку гражданина? Давайте разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на актуальные правила и реалии 2026 года.
Имеет ли право налоговая вносить записи в трудовую книжку?
С точки зрения трудового законодательства РФ (в частности, Статьи 66 ТК РФ), работодатель — это организация или индивидуальный предприниматель, с которым у работника заключен трудовой договор. Налоговая инспекция (ИФНС) не является работодателем для подавляющего большинства граждан. Следовательно, ФНС не имеет права вносить записи о приеме на работу или увольнении в трудовые книжки налогоплательщиков.
Однако почему же возникает такая ситуация? Этому есть несколько объяснений:
- Путаница с электронными трудовыми книжками (ЭТК). С 2021 года в России ведутся электронные трудовые книжки. Сведения о трудовой деятельности передаются работодателями в СФР (Социальный фонд России), а затем интегрируются с базами ФНС. Иногда пользователи, просматривая свой кабинет на сайте ФНС или Госуслугах, видят там данные о своем стаже и ошибочно считают, что это «налоговая сделала запись».
- Работа в самом ФНС. Если вы являетесь сотрудником налоговой службы (государственным гражданским служащим), то запись о вашем служебном контракте делает кадровая служба налогового органа. В этом случае запись абсолютно законна, просто работодателем выступает сама инспекция.
- Ошибочное или незаконное внесение записи. В редких случаях некомпетентные сотрудники кадровой службы сторонней организации могут по ошибке указать в качестве работодателя налоговый орган (например, перепутав бланки или приказы).
Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году
Чтобы понимать логику работы с трудовыми книжками сегодня, важно учитывать актуальные правила 2026 года:
- Электронный формат обязателен для новых работников. Всем, кто начал трудиться в 2021 году и позже, оформляют только электронный вариант трудовой книжки (ЭТК). Бумажная им не выдается.
- Бумажный формат сохраняется для старожилов. Работодатели обязаны продолжать вносить записи в бумажную трудовую книжку, если работник был трудоустроен раньше 1 января 2021 года и отказался переходить на электронный вариант документа.
- Старые бланки действительны. Если трудовая книжка заведена до , в нее продолжают вносить записи (при наличии свободных строк в разделе «Сведения о работе»). Когда место заканчивается, оформляют вкладыш в эту же книжку, а не заводят новую.
Что делать, если вы обнаружили «налоговую» в своей трудовой книжке?
Если вы открыли свою бумажную трудовую книжку и увидели там запись о работе в налоговой, которой фактически не было, действовать нужно по следующему алгоритму:
Определите источник проблемы
Убедитесь, что запись действительно внесена в бумажный бланк, а не просто отображается в электронном кабинете. Если это данные из личного кабинета на сайте ФНС — это просто информационная выгрузка из баз СФР, там ошибку может сделать ваш реальный работодатель при сдаче отчетности.
Обратитесь к реальному работодателю
Если ошибочная запись сделана на бумаге, вам нужно идти к тому работодателю, который ее допустил (даже если он указал в графе «Работодатель» налоговую по ошибке). Согласно правилам, неверная запись признается недействительной.
Требуйте исправлений по правилам
Исправление записей в трудовой книжке имеет строгий регламент:
- В разделе «Сведения о работе» ошибочную запись не зачеркивают! Под ней следующим порядковым номером пишется: «Запись за номером таким-то недействительна».
- После этого вносится правильная запись, если она нужна.
- Если же запись о работе в налоговой внесена случайно и вам нужно ее просто аннулировать, после признания ее недействительной больше ничего писать не нужно.
Важно: исправление данных на ьном листе
Если ошибка кроется на ьном листе (например, изменении ФИО или даты рождения), правила иные: прежняя фамилия или имя, отчество зачеркивается одной чертой, а рядом записываются новые данные. Ссылки на подтверждающие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (при ее наличии).
Специфика для Индивидуальных Предпринимателей (ИП)
Отдельно стоит вопрос, касающийся предпринимателей. Часто ИП интересуются, должна ли налоговая или сам ИП внести запись в трудовую книжку о работе на самого себя.
Ответ однозначен: У человека, который является или являлся индивидуальным предпринимателем, в трудовой книжке не должно быть записей о работе у самого себя.
ИП не может сам себе сделать запись о приеме на работу. При этом предпринимательская деятельность засчитывается в страховой стаж для назначения пенсии, так как ИП уплачивает страховые взносы в налоговую. Подтверждением этого статуса служат не записи в трудовой, а выписки из ЕГРИП и документы об уплате взносов.
Налоговая инспекция не уполномочена делать записи в трудовых книжках граждан (за исключением случаев, когда вы реально работаете в ФНС по трудовому договору). Появление такой записи, это либо недоразумение с электронными базами данных (ЭТК), либо грубая кадровая ошибка на бумажном носителе. В последнем случае не стоит зачеркивать запись самостоятельно — обратитесь в отдел кадров организации, допустившей ошибку, для официального признания записи недействительной в соответствии с правилами ведения трудовых книжек 2026 года.