Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж работы, начисление пенсионных прав и другие трудовые права сотрудника. В 2020‑х годах в России появился её цифровой аналог – электронная трудовая книжка (ЭТК). Независимо от формы, работодатель обязан правильно оформить и, при необходимости, направить книжку сотруднику.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина: даты приема, перевода, увольнения, сведения о заработной плате, отпусках, а также информация о начислениях в Пенсионный фонд РФ. В ней отражаются все периоды работы, которые учитываются при расчёте пенсионных прав.

Виды трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, выдаётся в виде печатного документа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, хранящийся в личном кабинете на портале Госуслуг и в базе данных Пенсионного фонда РФ.

С 2021 года все работодатели обязаны вести электронный реестр трудовых книжек, однако сотрудник может сохранять и бумажный вариант, если он желает.

Когда и почему работодатель направляет трудовую книжку?

Трудовую книжку работодатель может направлять в следующих ситуациях:

При приёме на работу (передача старой книжки от предыдущего работодателя).
При увольнении – работник получает книжку обратно.
При переводе сотрудника в другое подразделение, если книжка остаётся у прежнего работодателя.
При переходе с бумажного варианта на электронный – требуется согласие сотрудника и оформление соответствующего заявления.

Порядок отправки трудовой книжки сотруднику

По почте (обычной или заказной)

Если сотрудник находится в другом городе или стране, работодатель может отправить книжку обычной почтой, но рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении. В этом случае необходимо:

Составить уведомление о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте.
Получить подпись сотрудника в заявлении о согласии на отправку.
Указать в сопроводительном письме: ФИО получателя, адрес, контактный телефон.
Сохранить копию отправления и трек‑номер для контроля.

Курьерской службой

Для ускорения доставки и повышения надёжности часто используют курьерские службы (СДЭК, DHL, ПЭК). Преимущества:

Отслеживание в реальном времени.
Подтверждение получения подписью получателя.
Возможность страхования отправления.

Лично (вручную)

Самый простой способ – передать книжку сотруднику лично в офисе. При этом необходимо:

Составить акт приёма‑передачи (пример ниже).
Получить подпись сотрудника в графе «Получено».
Сделать копию акта для архива работодателя.

Электронно (ЭТК)

Если сотрудник согласен перейти на электронный вариант, процесс выглядит так:

Сотрудник подаёт заявление о переходе на ЭТК через Госуслуги или в личном кабинете ПФР.
Работодатель в системе «Электронный реестр трудовых книжек» вносит запись о переходе, указывая дату и подпись руководителя.
ПФР автоматически формирует электронную книжку и делает её доступной в личном кабинете сотрудника.
Работник получает уведомление на электронную почту и в мобильном приложении «Госуслуги».

Важно: в графе 13 бумажной формы указывается «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». При переходе на ЭТК аналогичная запись делается в электронном реестре.

Необходимые документы и заявления

Для корректного направления трудовой книжки потребуются следующие документы:

Трудовой договор (копия).
Приказ о приёме/увольнении/переводе.
Заявление сотрудника о получении/отправке книжки (шаблон ниже).
Копия паспорта, СНИЛС, ИНН (для подтверждения личности).
Подтверждение оплаты почтовых услуг (при отправке).

Пример заявления сотрудника

Заявление
Я, ФИО полностью, паспорт № серия и номер, СНИЛС номер, прошу работодателя:
Выдать мне трудовую книжку (бумажную/электронную) на руки;
или
Отправить трудовую книжку по почте на адрес: улица, дом, квартира, город, индекс.
Подпись ______________________ Дата ________

Правовые нормы, регулирующие направление трудовой книжки

Основные нормативные акты:

Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1 (передача сведений о трудовой деятельности).
Приказ Минтруда России от № 101н (положения об электронных трудовых книжках).
Федеральный закон № 400‑ФЗ от «Об обязательном пенсионном страховании» – порядок передачи данных в ПФР.

Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан в течение трёх рабочих дней предоставить работнику трудовую книжку или сведения из неё, если работник подал письменное заявление.

Что делать, если книжка не пришла?

Связаться с отделом кадров и уточнить статус отправления (трекинг‑номер, дата отправки).
Если отправка была заказным письмом, запросить копию почтового реестра.
В случае утери – подать заявление о восстановлении трудовой книжки в ПФР и в отдел кадров.
Для ЭТК: проверить статус заявления в личном кабинете «Госуслуги»; при необходимости обратиться в службу поддержки ПФР.

Как оформить электронную трудовую книжку (ЭТК)

Процедура перехода на ЭТК состоит из нескольких шагов:

Согласие сотрудника. Сотрудник заполняет заявление в личном кабинете Госуслуг или в отделе кадров.
Регистрация работодателя. Работодатель должен быть зарегистрирован в системе Электронный реестр трудовых книжек (ЭРТК).
Внесение записи. В системе указывается дата перехода, подпись руководителя и номер приказа.
Подтверждение ПФР. Пенсионный фонд формирует электронный документ и делает его доступным в личном кабинете сотрудника.
Получение выписки. При необходимости сотрудник может запросить выписку из ЭТК через Госуслуги или в МФЦ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. При переходе на ЭТК в бумажной книжке делается запись о переходе, а сама бумажная книжка остаётся у сотрудника как резервный документ.

Сколько времени занимает отправка бумажной книжки по почте?

В зависимости от региона – от 3 до 10 рабочих дней. Заказное письмо с уведомлением о вручении обычно доставляется быстрее.

Нужно ли подписывать электронную трудовую книжку?

ЭТК подписывается цифровой подписью работодателя в системе ЭРТК. Сотруднику подпись не требуется – доступ к документу осуществляется через личный кабинет.

Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о предыдущем месте работы?

Работодатель обязан передать сведения в ПФР в течение трёх дней после увольнения. Если запись отсутствует, следует обратиться в отдел кадров с запросом о корректировке данных.

Можно ли получить выписку из ЭТК без обращения в МФЦ?

Да. Выписку можно запросить онлайн через портал Госуслуги или в личном кабинете ПФР.

Направление трудовой книжки – важный процесс, который требует соблюдения нормативных требований, правильного оформления документов и своевременного информирования сотрудника. Выбор способа доставки (по почте, курьером, лично или в электронном виде) зависит от предпочтений работника и возможностей работодателя. Соблюдая указанные в статье правила, вы гарантируете законность оформления и сохранность трудовых прав ваших сотрудников.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться в отдел кадров, в службу поддержки Пенсионного фонда РФ или воспользоваться горячей линией 8 (495) -70‑44‑44.