С 2021 года при приёме на работу большинство сотрудников оформляются в электронной форме – в системе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) создаётся Электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже – пошаговое руководство, которое поможет кадровому специалисту правильно настроить программу, оформить заявление сотрудника и сформировать все необходимые отчёты (СЗВ‑ТД, СТД‑Р, ЕФС‑1).

Что такое электронная трудовая книжка и зачем её вести в 1С:ЗУП

• ЭТК – цифровой аналог бумажной трудовой книжки. В ней фиксируются все кадровые события: приём, перевод, увольнение, приостановка и возобновление трудового договора.
• ЭТК автоматически передаётся в государственную информационную систему Госуслуги и используется при расчёте пенсий, выплат по ТК и т.д.
• В 1С:ЗУП все сведения о трудовой деятельности собираются в отчёте Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ‑ТД), а отдельные формы – СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности) и ЕФС‑1 (отчёт о формах 1‑й части).

Ключевые понятия

1. Заявление о ведении трудовой книжки – документ, в котором сотрудник указывает желаемый порядок ведения (бумажная или электронная форма).
2. Флажок «Отразить в трудовой книжке» – в каждом кадровом документе (приём, перевод, увольнение) ставится галочка, чтобы событие попало в ЭТК.
3. Ответственные лица – руководитель и его должность автоматически подставляются из справочника Организация → Учетная политика → Ответственные лица.

Предварительная подготовка в 1С:ЗУП

Настройка справочников

• Откройте Настройки → Организация → Учетная политика. Убедитесь, что заполнены поля Руководитель и Должность (они будут подставляться в заявления).
• В разделе Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) проверьте, что для всех должностей указаны коды ОКЗ – они обязательны в ЭТК и в отчёте ЕФС‑1.
• Включите параметр «Вести электронную трудовую книжку» (Настройки → Кадровый учет → Трудовые книжки).

Создание шаблона заявления

Для ускорения работы рекомендуется создать шаблон Заявление о ведении трудовой книжки:

1. Перейдите в Документы → Заявления → Заявление о ведении трудовой книжки.
2. В колонке Вид заявления укажите два варианта:
   • «Ведение бумажной трудовой книжки»
   • «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме»
3. Сохраните шаблон – дальше его можно будет быстро копировать для каждого нового сотрудника.

Приём сотрудника без стажа (первый трудовой договор)

Если сотрудник впервые принимается на работу (нет предыдущего стажа), то в системе создаётся только электронная трудовая книжка.

Шаг 1. Оформление документа «Приём»

1. Откройте Документы → Приём и нажмите Создать.
2. Заполните обязательные реквизиты: Сотрудник, Дата приёма, Должность, ОКЗ, Подразделение.
3. В блоке Трудовая книжка установите флажок «Отразить в трудовой книжке».
4. Сохраните документ.

Шаг 2. Регистрация заявления сотрудника

1. Перейдите в Документы → Заявление о ведении трудовой книжки.
2. Создайте новое заявление, выберите сотрудника, укажите Вид заявления – «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».
3. Проверьте, что поля Руководитель и Должность заполнены автоматически.
4. Сохраните и проведите заявление.

Шаг 3. Формирование ЭТК

После проведения заявления и документа «Приём» система автоматически создаёт запись в ЭТК. Чтобы убедиться в корректности:

• Откройте Отчёты → Кадры → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД).
• Выберите нужный период и нажмите Заполнить. В отчёте появятся все сотрудники, у которых установлен флажок «Отразить в трудовой книжке».

Оформление последующих кадровых событий

Для каждого события (перевод, приостановка, возобновление, увольнение) необходимо:

1. Создать соответствующий документ (Перевод, Приостановка, Увольнение).
2. Установить флажок «Отразить в трудовой книжке».
3. Провести документ – система автоматически добавит запись в ЭТК.

Важно: Если флажок не установлен, событие не попадёт в ЭТК и будет отсутствовать в отчётах СЗВ‑ТД и СТД‑Р.

Формирование обязательных отчётов

СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности работников)

1. Перейдите в Отчёты → Кадры → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД).
2. Укажите организацию, месяц и год отчётного периода.
3. Нажмите Заполнить. В таблице появятся все события, отмеченные в ЭТК.
4. Проверьте корректность полей Код ОКЗ, Дата начала/окончания, Вид события.
5. Сохраните файл в формате XML/Excel и отправьте в ФСС.

СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности работника)

Эта форма формируется автоматически при выборе сотрудника в документе Сведения о трудовой деятельности работника:

• Откройте Документы → Сведения о трудовой деятельности работника.
• Выберите сотрудника – система подставит все события (приём, перевод, увольнение) и сформирует форму СТД‑Р.
• При необходимости дополните сведения (например, указание причины приостановки).
• Сохраните и распечатайте форму, если требуется предоставить её в ФСС.

ЕФС‑1 (Отчёт о формах 1‑й части)

1. В меню Отчёты → Кадры → ЕФС‑1 (Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать) укажите период.
2. Нажмите Заполнить – система соберёт данные из ЭТК, включая коды ОКЗ и даты событий.
3. Проверьте соответствие полей требованиям ФСС (особенно колонка «Код ОКЗ»).
4. Экспортируйте в XML и загрузите в личный кабинет ФСС.

Внимание! С 2025 года в отчёте ЕФС‑1 появились новые обязательные реквизиты (например, «Код причины приостановки»). Убедитесь, что они заполнены в соответствующих кадровых документах, иначе ФСС отклонит файл.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как изменить вид ведения трудовой книжки после её создания?

Для изменения необходимо:

• Отменить проведение текущего заявления (если оно ещё не отправлено в ФСС).
• Создать новое заявление с нужным Видом заявления и провести его.
• Все ранее внесённые события сохранятся, но в отчётах будет отражён новый тип (бумажный/электронный).

Что делать, если в отчёте СЗВ‑ТД отсутствует событие?

Проверьте:

1. Установлен ли флажок «Отразить в трудовой книжке» в соответствующем документе.
2. Заполнены ли обязательные реквизиты (Дата, ОКЗ, Подразделение).
3. Не был ли документ отменён после проведения.

Как посмотреть электронную трудовую книжку сотрудника?

Откройте документ Сведения о трудовой деятельности работника, выберите сотрудника и нажмите кнопку Показать ЭТК. В открывшемся окне будет полный список всех записей.

Полезные рекомендации

• Регулярно проверяйте справочники ОКЗ и коды должностей. Ошибки в кодах приводят к отклонению отчётов ФСС.
• Автоматизируйте процесс заполнения. Настройте Обработку «Заполнить» в отчётах СЗВ‑ТД и ЕФС‑1, чтобы система сама подтягивала все события за выбранный период.
• Контролируйте сроки подачи отчётов. ФСС принимает данные за каждый календарный месяц до 15‑го числа следующего месяца.
• Храните копии заявлений. При проверке ФСС может потребовать оригиналы или сканы заявлений о ведении ЭТК.
• Обучайте персонал. Сотрудники должны подписать заявление о ведении электронных трудовых книжек – без подписи система не позволит провести документ.

Заполнение электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП – это последовательный процесс, который включает:

1. Настройку справочников и параметров организации.
2. Оформление заявления сотрудника о ведении ЭТК.
3. Проведение кадровых документов с флажком «Отразить в трудовой книжке».
4. Формирование и проверку отчётов СЗВ‑ТД, СТД‑Р и ЕФС‑1.
5. Контроль корректности кодов ОКЗ и сроков подачи в ФСС.

Следуя описанным шагам, вы избежите типичных ошибок, ускорите процесс кадрового учёта и будете уверены, что все данные о трудовой деятельности сотрудников находятся в надёжной цифровой системе.

Дата публикации: