Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. С учётом постепенного перехода на электронный формат важно знать, как правильно оформлять как бумажную, так и электронную трудовую книжку (ЭТК), какие формы представлять в Социальный фонд России (СФР) и какие изменения действовали в 2023‑2026 гг.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) от № 197‑ФЗ – ст. 66, 66.1 (форма и ведение трудовых книжек).
- Постановление Правления ПФР от № 730п – порядок заполнения формы СЗВ‑ТД.
- Приказ Минтруда России от № 320Н – новая форма трудовой книжки и вкладыша (действует с ).
- Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части обеспечения электронного документооборота» – введение ЭТК.
- Постановление Правительства РФ от № 123 – уточнение порядка подачи сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1).
Виды трудовых книжек
Бумажная трудовая книжка
Традиционный документ на бумажном носителе, оформляемый на бланке, утверждённом Приказом Минтруда № 320Н. Обязательна для сотрудников, которые:
- не подали заявление о переходе на электронный формат;
- работают в организациях, где ведение бумажных книжек сохраняется по внутреннему регламенту;
- получили дубликат после утери оригинала.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в единой информационной системе Социального фонда России. Сведения в ЭТК формируются на основании:
- формы СЗВ‑ТД (сведения о приёме, переводе, увольнении);
- формы ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности, заработке, страховых взносах).
С ЭТК является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж и право на социальные выплаты.
Кто отвечает за заполнение?
Обязанность по оформлению и внесению записей возложена на:
- Отдел кадров (или уполномоченное лицо) – заполнение ьного листа, записей о приёме, переводах, наградах, увольнении;
- Бухгалтерия – предоставление данных о заработной плате и начислениях для формы ЕФС‑1;
- Руководитель организации – подпись и печать на ьном листе бумажной книжки (при её выдаче).
Порядок заполнения бумажной трудовой книжки
ьный лист
- ФИО сотрудника полностью;
- Дата рождения (дд.мм.гггг);
- Образование (уровень, специальность, название учебного заведения);
- Профессия, специальность, должность при приёме;
- Серия и номер трудовой книжки;
- Дата выдачи книжки;
- Подпись уполномоченного лица и печать организации.
Записи о работе
Каждая запись делается в отдельной строке таблицы и содержит:
- Дата приёма (дд.мм.гггг);
- Наименование организации (полное, без сокращений);
- Должность, профессия, специальность;
- Трудовой договор (№, дата заключения);
- Основание приёма (приказ № … от …);
- При увольнении – дата увольнения, основание (приказ № … от …), формулировка («по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с сокращением штата» и т.д.).
Записи о наградах и поощрениях
Вносятся в отдельный раздел «Сведения о наградах». Указываются:
- Название награды;
- Дата награждения;
- Основание (приказ, распоряжение).
Дубликат и исправления
При утрате книжки выдаётся дубликат на основании запроса сведений о предыдущей работе у бывших нанимателей (ст. 66 ТК РФ). Исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи, внесения правильной записи сверху и подписи уполномоченного лица с указанием даты исправления.
Порядок заполнения электронной трудовой книжки
Формирование формы СЗВ‑ТД
СЗВ‑ТД подаётся в территориальный орган СФР не позднее пяти рабочих дней с момента:
- приёма на работу;
- перевода на другую должность (если изменяется функция трудового договора);
- увольнения.
В форме указываются:
- СНИЛС сотрудника;
- ФИО;
- Дата рождения;
- Дата и основание приёма/увольнения/перевода;
- Наименование организации и её ИНН;
- Должность, профессия, специальность;
- Трудовой договор (№, дата).
Формирование формы ЕФС‑1
ЕФС‑1 – квартальная отчётность о трудовой деятельности и начислениях. Подаётся не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным кварталом. Содержит:
- Сведения о заработной плате (суммы начислений, удержаний);
- Информацию о периодах работы (начало и конец);
- Данные о страховых взносах в ПФР, ФСС, ФОМС;
- Коды видов выплат (по ОКВЭД).
Особенности для сотрудников, принятых впервые в 2026 году
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, если сотрудник ранее не имел трудовой книжки (первый трудовой договор), книжка открывается автоматически в электронной форме. Работник может:
- оставить ЭТК как основной документ;
- написать заявление о ведении бумажной трудовой книжки параллельно (допускается simultaneous ведение обоих форматов).
В этом случае кадровая служба должна:
- Сформировать СЗВ‑ТД о приёме и передать её в СФР;
- Одновременно заполнить ьный лист бумажной книжки (если работник выбрал такой вариант) и передать её сотруднику для личного хранения;
- Обеспечить синхронность записей: любые изменения (перевод, увольнение) отражаются и в СЗВ‑ТД, и в бумажную книжку.
Частые ошибки и способы их избежания
- Неправильная дата в СЗВ‑ТД. Ошибка приводит к штрафам от СФР. Решение: использовать автоматизированные кадровые системы, которые подставляют текущую дату из приказа.
- Отсутствие подписи и печати на ьном листе бумажной книжки. Делает документ недействительным. Решение: ввести чек‑лист перед выдачей книжки сотруднику.
- Смешивание форм при переводе сотрудника. Например, в СЗВ‑ТД указывается перевод, а в бумажной книжке запись не делается. Решение: вести журнал изменений, где фиксируются все действия по каждой книжке.
- Несвоевременная подача ЕФС‑1. Приводит к пени и блокировке личного кабинета в СФР. Решение: установить напоминания в календаре бухгалтерии за 5 дней до срока.
- Неучёт электронного формата при первом приёме. Некоторые кадровики всё ещё выдают бумажную книжку, хотя закон требует ЭТК. Решение: ознакомить сотрудников с правом выбора и оформить заявление о предпочитаемом формате.
Рекомендации для кадровой службы
- Внедрить единый электронный документооборот (ЭДО) с интеграцией 1С:ЗУП или аналогичной системы, чтобы автоматически генерировать СЗВ‑ТД и ЕФС‑1.
- Создать внутреннюю инструкцию по заполнению трудовой книжки, включающую образцы записей, порядок исправлений и образцы заявлений о выборе формата.
- Проводить ежеквартальные аудиты: проверять соответствие данных в СЗВ‑ТД, ЕФС‑1 и бумажных книжках у случайно выбранных сотрудников.
- Обеспечить обучение сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве (например, обновления Приказа Минтруда № 320Н и постановлений ПФР).
- Хранить копии всех поданных форм (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1) в электронном архиве не менее 50 лет, как требует законодательство о персональных данных.
Правильное заполнение трудовой книжки – это не только соблюдение формальных требований ТК РФ, но и гарантия защиты прав работника на трудовой стаж, социальные выплаты и пенсионные начисления. В условиях постепенной цифровизации важно одновременно владеть навыками работы с бумажным и электронным форматами, знать сроки подачи форм СЗВ‑ТД и ЕСФ‑1 и избегать типичных ошибок, которые могут привести к штрафам и спорам с сотрудниками. Следуя представленным рекомендациям и используя автоматизированные инструменты, кадровая служба сможет обеспечить прозрачность и надёжность ведения трудовых книжек в любой организации.
Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ и официальных разъяснениях Социального фонда России.