С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) в соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ. С 2021 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде, если сотрудник подал соответствующее заявление. В 2026 году процесс оформления и ведения ЭТК в программе 1С стал стандартной практикой для всех организаций. В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно завести и настроить электронные трудовые книжки в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (и других редакциях).

Почему важно переходить на электронные трудовые книжки?

• Снижение рисков потери или повреждения бумажных документов.
• Упрощение процесса передачи данных при увольнении или трудоустройстве.
• Автоматизация формирования отчетов для Пенсионного фонда РФ (ПФР).
• Снижение административной нагрузки на кадровую службу.
• Соответствие требованиям законодательства и избежание штрафов.

Подготовка к переходу на ЭТК

Перед началом настройки убедитесь, что выполнены следующие условия:

1. У вас установлена актуальная версия 1С (рекомендуется 8.3.20.17 или выше).
2. Программа обновлена до последней конфигурации (например, «Зарплата и управление персоналом 8» редакция 3.1 или 3.2).
3. У организации есть электронная подпись (ЭП) для работы с ПФР (обязательно для передачи данных).
4. Сотрудники подали заявления на ведение ЭТК (форма утверждена Приказом Минтруда № 592н);

Шаг 1: Настройка параметров в 1С

Перейдите в меню: «Кадры» → «Настройка кадрового учета».

Включение электронных трудовых книжек

• Откройте вкладку «Трудовые книжки».
• Поставьте галочку: «Вести трудовые книжки в электронном виде».
• Укажите дату начала ведения ЭТК — это может быть 1 января 2020 года (если переход начался с этого срока) или дата, когда сотрудник подал заявление.
• Выберите «Формат передачи данных в ПФР» — рекомендуется использовать «Формат 2024» (актуальный на 2026 год).

Настройка ЭП

• Перейдите в «Настройка» → «Электронная подпись».
• Нажмите «Добавить» и выберите файл ЭП (обычно с расширением .pfx или .p12).
• Укажите пароль от ключа ЭП.
• Проверьте подпись: нажмите «Проверить» — если статус «Подпись действительна», всё настроено верно.

Шаг 2: Работа с сотрудниками

Для каждого сотрудника, который выбрал ЭТК, необходимо внести данные в карточку.

Заполнение заявления на ЭТК

• Откройте карточку сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → [Выбрать сотрудника].
• Перейдите на вкладку «Трудовая книжка».
• В поле «Форма ведения трудовой книжки» выберите: «Электронная».
• Загрузите скан заявления сотрудника (в приложении есть поле «Приложения» — прикрепите PDF-файл).
• Укажите дату подачи заявления — она должна быть не позднее 31 декабря 2020 года для тех, кто перешёл в 2020–2021 гг., или дата фактического обращения.

Ввод данных из бумажной трудовой книжки

Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку, её данные нужно внести в систему вручную:

• В карточке сотрудника нажмите «Ввести запись» в разделе «История трудовой деятельности».
• Заполните все поля: дата приема, должность, организация, основание (например, «Приказ №1 от »).
• Укажите «Тип записи» — «Прием на работу», «Перевод», «Увольнение» и т.д.
• Для каждой записи укажите номер и дату приказа — это необходимо для легитимности.

Шаг 3: Формирование и передача данных в ПФР

Каждый месяц (не позднее 15-го числа) необходимо передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР.

Формирование отчета

• Перейдите: «Отчеты» → «Отчеты в ПФР» → «Сведения о трудовой деятельности».
• Выберите отчетный период (например, март 2026).
• Нажмите «Сформировать».
• Проверьте список сотрудников — все, кто имеет ЭТК, должны быть включены.

Подписание и отправка

• После формирования нажмите «Подписать» — программа автоматически использует настроенную ЭП.
• Затем нажмите «Отправить в ПФР».
• После отправки система выдаст уведомление о принятии — сохраните его.
• Проверьте статус в «Журнал передачи данных», он должен быть «Успешно передан».

Шаг 4: Обработка увольнений и переводов

При увольнении сотрудника с ЭТК:

• В карточке сотрудника нажмите «Увольнение».
• Программа автоматически сформирует запись об увольнении в ЭТК.
• При формировании отчета в ПФР за месяц увольнения — эта запись будет передана автоматически.
• Сотрудник получит электронный документ с полной историей трудовой деятельности — его можно скачать через личный кабинет на сайте ПФР или получить в бумажном виде по запросу.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Не включена опция «Вести ЭТК» в настройках.
  Решение: Проверьте параметры в разделе «Настройка кадрового учета».
• Ошибка: Отсутствует ЭП или она просрочена.
  Решение: Обновите ЭП в личном кабинете ФНС и повторно загрузите ключ в 1С.
• Ошибка: Не заполнены данные по трудовой деятельности.
  Решение: Внесите все записи вручную, даже если они относятся к периоду до 2020 года.
• Ошибка: Отчет не проходит проверку в ПФР.
  Решение: Проверьте формат дат, номера приказов, ИНН организации и СНИЛС сотрудников — все данные должны быть корректны.

Дополнительные рекомендации

• Сохраняйте все заявления сотрудников на ЭТК в электронном виде — это обязательное требование.
• Проводите ежемесячную проверку статуса передачи данных в ПФР — не допускайте просрочек.
• Обучите кадровиков работе с ЭТК — в 2026 году это базовый навык.
• Используйте «Конфигуратор» 1С для обновления конфигурации — регулярно проверяйте наличие обновлений.
• Для сотрудников, не подавших заявление — продолжайте вести бумажные трудовые книжки (но в 1С также фиксируйте их в карточке как «Бумажная»).

Переход на электронные трудовые книжки в 1С — это не просто формальность, а важный шаг к цифровизации кадрового учета. Правильно настроенная система позволяет избежать ошибок, сократить время на обработку документов и обеспечить полное соответствие законодательству. Уже в 2026 году большинство российских компаний полностью перешли на ЭТК, и те, кто этого не сделал, рискуют получить штрафы от трудовой инспекции и ПФР.

Важно: Не откладывайте настройку — проверьте свою версию 1С, обновите конфигурацию, убедитесь в наличии ЭП и заведите ЭТК для всех сотрудников, подавших заявления. Ваша кадровая служба будет работать быстрее, точнее и безопаснее.

Если возникли сложности — обратитесь к вашему поставщику 1С или в службу поддержки «1С-Софт» — они помогут с настройкой и диагностикой ошибок.