С 1 января 2020 года в России начался обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это кардинально изменило подходы к кадровому учёту в программах, в первую очередь в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП)․ В этой статье подробно разберем, как правильно настроить и отразить в 1С способ ведения трудовой книжки для каждого сотрудника, чтобы автоматически формировать корректные отчёты для Пенсионного фонда (ПФР)․
Правовая основа: что изменилось с 2020 года?
Согласно законодательству:
- Работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде․
- При увольнении или при первом трудоустройстве сотрудник имеет право выбрать: получить электронную трудовую книжку (ЭТК) или бумажный бланк (традиционную книжку)․
- Все кадровые изменения (приём, увольнение, перевод) должны отражаться в форме СЗВ-ТД и передаваться в ПФР в электронном виде․
1С:ЗУП является ключевым инструментом для автоматизации этого процесса․ Программа не любит работать с «сырой» информацией — все данные должны быть структурированы через встроенные справочники и классификаторы․
Ключевые настройки в 1С:ЗУП для учёта способа ведения ТК
Настройка видов трудовых книжек в справочнике «Сотрудники»
Для каждого сотрудника в его карточке необходимо указать, какой вид трудовой книжки с ним ведётся․
- Откройте карточку сотрудника (Справочники -> Персонал -> Сотрудники)․
- Перейдите на вкладку «Трудовая книжка» (название может незначительно отличаться в разных конфигурациях)․
- В поле «Вид трудовой книжки» выберите один из вариантов:
- Электронная — для сотрудников, выбравших ЭТК․
- Бумажная — для сотрудников, оставивших традиционную книжку․
- Не ведётся — для категорий, освобождённых от ведения ТК (например, руководители организаций, работающие по совместительству менее 5 дней в месяц и др․, но это требует отдельного юридического анализа)․
- Если выбран вариант «Электронная», система может потребовать указания номера ЭТК в ПФР (он присваивается автоматически при первом сведении)․
Заполнение кодов ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий)
Это очень важный шаг для корректного формирования СЗВ-ТД․ 1С требует указания кода ОКЗ для каждого записи в трудовой книжке (приём, увольнение, изменение условий труда)․
- Код ОКЗ должен быть указан в каждой записи о кадровом событии (приказе)․
- В 1С:ЗУП это обычно делается на этапе ввода приказа (например, «Приём на работу», «Увольнение»)․
- В форме приказа есть поле для выбора «Код ОКЗ»․ Выберите код, соответствующий должности сотрудника на момент события․ Справочник кодов ОКЗ встроен в 1С и должен быть актуализирован․
Настройка параметров передачи данных в ПФР
Для автоматической отправки сведений о кадровых изменениях (СЗВ-ТД) необходимо:
- Перейти в раздел «Настройка» -> «Параметры»․
- На вкладке «ПФР» или «Электронные отчёты» указать:
- Код причины отношения к ПФР (для большинства организаций, 1)․
- Данные для ЭЦП (электронной подписи) для передачи отчётов․
- Включить опцию «Передавать сведения о трудовой книжке» или аналогичную․
Процесс работы: от приёма до увольнения
Приём на работу
- Создайте приказ о приёме (раздел «Кадры» -> «Приказы» -> «Создать»)․
- Заполните все реквизиты, особенно:
- Дата приёма․
- Должность (с привязкой к справочнику должностей)․
- Код ОКЗ для этой должности․
- Основание (трудовой договор)․
- В момент проведения приказа 1С автоматически создаст запись в «Трудовой книжке» сотрудника (этот журнал можно посмотреть в его карточке)․
- При проведении приказа с сотрудником, у которого вид ТК = «Электронная», программа сформирует и подготовит к отправке в ПФР сведения о начале ведения ЭТК (форма СЗВ-ТД)․
Изменение условий труда (перевод, повышение)
- Создайте соответствующий приказ (перевод, изменение условий оплаты труда)․
- Обязательно укажите новый код ОКЗ, если должность или вид деятельности изменились․
- Проведение приказа добавит новую запись в электронную трудовую книжку сотрудника в 1С․
Увольнение
- Создайте приказ об увольнении․
- Укажите:
- Дату увольнения․
- Основание увольнения (статья ТК РФ, пункт приказа)․
- Код ОКЗ на момент увольнения․
- При проведении приказа система:
- Добавит запись об увольнении в электронную ТК․
- Сформирует сведения о прекращении ведения ЭТК (если она велась) и подготовит их для отправки в ПФР в форме СЗВ-ТД․
Формирование и отправка отчёта СЗВ-ТД в ПФР
После проведения всех кадровых приказов за отчётный период (месяц/квартал):
- Перейдите в раздел «Отчёты» -> «ПФР» -> «СЗВ-ТД»․
- Задайте период и нажмите «Сформировать»․
- Программа автоматически соберёт все кадровые события (с привязкой к кодам ОКЗ и видам ТК) за указанный период․
- Проверьте отчёт․ Убедитесь, что для каждого сотрудника с ЭТК указаны корректные даты и коды ОКЗ․
- Подпишите отчёт ЭЦП и отправьте в ПФР через «Передать отчёт» (используется встроенный функционал или внешние сервисы типа «СБИС», «Контур․Эльба» и т․д․, интегрированные с 1С)․
Важные нюансы и типичные ошибки
- Код ОКЗ — это основа․ Если код не указан или указан неверно, сведения в СЗВ-ТД будут признаны недействительными․ Всегда сверяйтесь с актуальным классификатором ОКЗ․
- Вид трудовой книжки в карточке сотрудника должен быть установлен до первого кадрового события․ Если сотрудник сначала работал по бумажной книжке, а потом перешёл на ЭТК, это нужно корректно отразить․
- Бумажная книжка․ Если сотрудник выбрал бумажный вариант, в 1С всё равно нужно указывать вид ТК = «Бумажная»․ Записи о его кадровых перемещениях будут создаваться в программе для истории, но не будут передаваться в ПФР в форме СЗВ-ТД (только факт приёма/увольнения с указанием, что ведётся бумажная книжка);
- Архивация․ При увольнении сотрудника с ЭТК вся его история (все записи) передаётся в ПФР и хранится там․ В 1С эта история остаётся в карточке сотрудника․
- Перенос данных; При переходе с бумажной на электронную книжку (или наоборот) необходимо корректно оформить кадровое событие (например, приказ о передаче сведений из бумажной книги в электронную) и отразить это в 1С․
Отразить способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП, это не разовое действие, а системный процесс, интегрированный в кадровый оборот․ Ключевые точки:
- Верно заполнить карточку сотрудника (вид ТК)․
- Обязательно указывать код ОКЗ в каждом кадровом приказе․
- Проводить приказы для автоматического создания записей в электронной ТК․
- Регулярно формировать и отправлять СЗВ-ТД в ПФР․
Правильная настройка 1С на работу с электронными трудовыми книжками исключает ошибки при отчётности, обеспечивает юридическую чистку кадрового документооборота и экономит время бухгалтера и кадровика․