С 1 января 2020 года в Российской Федерации стартовала реформа по переходу на электронные трудовые книжки (ЭТК). Согласно Федеральному закону, основные сведения о трудовой деятельности работника теперь формируются работодателем в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (ранее ПФР). Для современных компаний ключевым инструментом автоматизации этого процесса стала программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1). В данной статье мы подробно разберем, как правильно настроить и вести электронные трудовые книжки в 1С, опираясь на актуальные требования законодательства.

Организационные моменты: выбор формы ведения трудовой

Прежде чем приступать к работе в программе, важно понимать юридические основы. Работодатель обязан был уведомить сотрудников о праве выбора формы ведения трудовой книжки: в бумажном виде или в электронном.

• Если сотрудник выбрал электронную форму: Работодатель выдает ему на руки бумажную трудовую книжку с записью о выбранном способе ведения и больше не ведет бумажный документ.
• Если сотрудник выбрал бумажную форму: Работодатель обязан вести трудовую книжку одновременно и в бумажном, и в электронном виде.
• Если сотрудник не подал заявление: По умолчанию для него сохраняется бумажная форма, но работодатель также обязан дублировать сведения в электронном виде (для событий, произошедших после 1 января 2020 года).

Важно помнить: срок подачи заявления для действующих сотрудников истек в конце 2020 года, однако для новых работников (принятых после 1 января 2021 года) трудовые книжки ведутся только в электронном виде, и заявление о выборе формы от них не требуется.

Регистрация заявлений в программе 1С:ЗУП

Все действия по фиксации выбора сотрудника начинаются с создания соответствующего документа в системе. В программе 1С:ЗУП 8.3 для этого предназначен документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Пошаговая инструкция создания документа:

1. Перейдите в раздел меню «Кадры».
2. Выберите пункт «Электронные трудовые книжки».
3. Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
4. В открывшемся окне нажмите кнопку «Подбор» или «Добавить», чтобы выбрать сотрудников, подавших заявления.
5. Для каждого сотрудника укажите вид заявления:
   • Ведение трудовой книжки на бумажном носителе;
   • Ведение трудовой книжки в электронном виде.
6. Критически важно: Дата документа в 1С должна строго совпадать с датой написания работником заявления в письменном виде.
7. Проведите и сохраните документ.

В один документ можно вносить работников с разным видом заявления, что удобно для массовой обработки данных.

Действия после регистрации заявления

После того как заявление зафиксировано в системе, программа автоматически контролирует дальнейшие процессы. Однако от бухгалтера или кадровика требуется выполнить ряд обязательных действий в реальном мире и в учете:

• Внесение записи в бумажную книжку: В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления необходимо внести запись о переходе на ЭТК (или о сохранении бумажной формы) в бумажную трудовую книжку сотрудника.
• Выдача книжки: Если сотрудник выбрал электронную форму, оригинал бумажной трудовой книжки выдается ему на руки под роспись. Последней записью в ней будет информация о выбранном электронном способе ведения.
• Уведомление: Рекомендуется сформировать уведомление для работника, дать ему прочитать и подписать его.

Формирование и сдача отчетности (ЕФС-1)

Основным отчетным документом, заменяющим старые формы СЗВ-ТД, является ЕФС-1 (Единая форма сведений о трудовой деятельности). В 1С этот процесс максимально автоматизирован.

При проведении кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение) программа автоматически формирует необходимые события для отражения в электронной трудовой. Бухгалтеру необходимо:

1. Сформировать отчет ЕФС-1 (раздел 1.1) в разделе «Отчетность» или через обработку «Электронные трудовые книжки».
2. Проверить корректность данных (стаж, должности, даты).
3. Сдать отчет в Социальный фонд России не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о кадровом событии.

Если в отчетном месяце не было никаких событий по сотруднику (прием, увольнение, перевод), то отчет ЕФС-1 по нему не сдается.

Изменение способа ведения трудовой книжки

Законодательство предусматривает возможность изменения ранее сделанного выбора (например, сотрудник, ранее выбравший бумажную книжку, решил перейти на электронную). В 1С это также отражается через создание нового документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» с новой датой и актуальным выбором. Программа перестроит логику ведения учета для данного сотрудника.

Ведение электронных трудовых книжек в 1С:ЗУП — это не просто техническая процедура, а важный юридический процесс, требующий внимательности к датам и формам документов. Правильная настройка программы, своевременное создание заявлений и сдача формы ЕФС-1 позволяют работодателю избежать штрафов и обеспечить прозрачность трудового стажа сотрудников. Используйте возможности автоматизации 1С, чтобы минимизировать ошибки и сосредоточиться на стратегических задачах управления персоналом.