В современных условиях ведения кадрового учета в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) важно корректно настраивать параметры, связанные с электронными трудовыми книжками. Особое внимание следует уделить случаям, когда сотрудник ранее уже выбирал способ ведения трудовой книжки на прежнем месте работы. В этой статье мы подробно разберем, как правильно настроить данный параметр в 1С:ЗУП.
—
Зачем настраивать способ ведения трудовой книжки?
С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако у сотрудников есть возможность выбрать способ ведения трудовой книжки:
- Традиционный (бумажный) — ведение трудовой книжки в бумажном формате.
- Электронный — ведение трудовой книжки в электронном виде в системе Пенсионного фонда РФ.
Если сотрудник ранее уже выбирал способ ведения на прежнем месте работы, необходимо корректно перенести эти данные в новую организацию, чтобы избежать ошибок в кадровом учете.
—
Как настроить способ ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП?
Установка флага «Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы»
В 1С:ЗУП предусмотрен специальный флаг, который позволяет указать, что сотрудник ранее уже выбирал способ ведения трудовой книжки на предыдущем месте работы. Для этого:
- Откройте карточку сотрудника (раздел Кадры → Сотрудники).
- Перейдите на вкладку Трудовая книжка.
- Найдите поле Способ ведения трудовой книжки и установите флаг Выбран по прежнему месту работы.
- Укажите дату подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.
Важно! Если флаг не установлен, система может некорректно обрабатывать данные о выборе способа ведения трудовой книжки.
Заполнение полей о выборе способа ведения
После установки флага необходимо заполнить следующие поля:
- Способ ведения трудовой книжки — выберите из справочника (например, «Электронный» или «Бумажный»).
- Дата заявления — укажите дату, когда сотрудник подал заявление о выборе способа ведения.
- Номер заявления (при наличии) — если есть номер документа, укажите его.
Пример:
Сотрудник ранее работал в компании «Альфа» и выбрал электронный способ ведения трудовой книжки. При приеме на работу в вашу компанию необходимо указать:
- Флаг «Выбран по прежнему месту работы», установлен.
- Способ ведения — Электронный.
- Дата заявления — .
—
Почему важно корректно настраивать способ ведения трудовой книжки?
Неправильная настройка способа ведения трудовой книжки может привести к следующим проблемам:
- Ошибки в отчетности — некорректные данные могут вызвать проблемы при сдаче отчетов в Пенсионный фонд.
- Проблемы с верификацией данных — система может некорректно обрабатывать информацию о выборе способа ведения.
- Юридические риски — неправильное ведение трудовой книжки может повлечь за собой претензии со стороны сотрудников или контролирующих органов.
Важно! Все изменения в способе ведения трудовой книжки должны быть документально подтверждены (например, копией заявления сотрудника).
—
Как проверить корректность настройки?
После настройки способа ведения трудовой книжки рекомендуется:
- Сформировать отчет Сведения о трудовой деятельности (СТД) и убедиться, что данные корректно отображаются.
- Проверить данные в личном кабинете сотрудника на портале Пенсионного фонда РФ.
- Сверить информацию с предыдущим местом работы (если это возможно).
—
Частые ошибки и как их избежать
При настройке способа ведения трудовой книжки сотрудники часто допускают следующие ошибки:
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не установлен флаг «Выбран по прежнему месту работы» | Система некорректно обрабатывает данные о выборе способа ведения. | Обязательно устанавливайте флаг при приеме сотрудника, ранее выбиравшего способ ведения. |
| Не указана дата заявления | Отсутствие даты может вызвать проблемы при проверке данных. | Всегда указывайте дату подачи заявления о выборе способа ведения. |
| Некорректный способ ведения | Ошибки в отчетности и верификации данных. | Выбирайте способ ведения из справочника 1С:ЗУП. |
—
Правильная настройка способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП при выборе по прежнему месту работы — это важный шаг для корректного ведения кадрового учета. Убедитесь, что:
- Установлен флаг «Выбран по прежнему месту работы».
- Указан способ ведения и дата заявления.
- Данные проверены и соответствуют реальной ситуации.
Следуя этим рекомендациям, вы избежите ошибок в кадровом учете и обеспечите корректную работу с электронными трудовыми книжками.
—
Дополнительные материалы:
- Официальная документация 1С
- Портал Пенсионного фонда РФ
- ИТС: 1С — поддержка пользователей