В современных условиях цифровизации кадрового делопроизводства переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал реальностью для большинства российских компаний. Однако даже в электронном формате процесс учета трудовой деятельности требует строгого контроля и наличия конкретного исполнителя. В этой статье мы подробно разберем, как правильно назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек, какие документы для этого необходимы и на что обратить особое внимание в 2026 году.
Почему необходимо назначать ответственного?
Несмотря на то, что трудовые книжки стали электронными, обязанность работодателя по своевременной и accurate передаче сведений в Пенсионный фонд России (ПФР) никуда не делась. Согласно актуальному законодательству, в каждой организации должен быть сотрудник, который:
- Ведет учет электронных записей.
- Формирует и отправляет отчетность по форме СЗВ-ТД.
- Контролирует правильность внесенных данных.
- Выдает выписки из электронных трудовых книжек работникам по их запросу.
Отсутствие назначенного ответственного лица может привести к штрафам за несвоевременную подачу сведений или ошибки в данных, так как персональная ответственность руководителя организации в таких случаях сохраняется.
Кто может быть назначен ответственным?
Руководитель компании самостоятельно определяет, кто будет выполнять эти функции. Законодательство не устанавливает жестких ограничений, но сложилась определенная практика:
Сотрудник кадровой службы. Это наиболее распространенный вариант, так как именно кадровики обладают необходимыми компетенциями и доступом к первичным документам (приказам о приеме, переводе, увольнении).
Бухгалтер. В небольших организациях, где нет полноценного отдела кадров, эти обязанности часто возлагаются на главного бухгалтера или бухгалтера по зарплате.
Сам руководитель. В микропредприятиях директор может взять эти функции на себя.
Иной уполномоченный сотрудник. Теоретически, ответственным можно назначить любого работника, обладающего достаточной квалификацией и доверием руководства.
> Важно: Если обязанности по ведению ЭТК возлагаются на сотрудника, у которого это не прописано в трудовом договоре или должностной инструкции, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Порядок назначения: пошаговая инструкция
Процесс назначения ответственного лица состоит из нескольких ключевых этапов.
Шаг 1. Издание приказа
Основанием для наделения сотрудника полномочиями является приказ руководителя организации. Документ составляется в произвольной форме, так как унифицированного бланка не существует. Однако в приказе обязательно должны быть указаны:
- ФИО и должность назначаемого сотрудника.
- Конкретный перечень обязанностей (ведение, хранение, учет, выдача выписок, сдача отчетности СЗВ-ТД).
- Дата, с которой сотрудник приступает к новым обязанностям.
- Размер доплаты (если предусмотрено изменение условий труда).
Шаг 2. Ознакомление сотрудника
Назначенный работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Без этого шага требование о выполнении обязанностей может считаться незаконным.
Шаг 3. Внесение изменений в должностную инструкцию
Рекомендуется актуализировать должностную инструкцию сотрудника, добавив туда пункты, связанные с работой в системе Пенсионного фонда, проверкой данных СНИЛС и формированием электронных отчетов.
Образец приказа о назначении ответственного
Ниже приведен примерный текст приказа, который можно адаптировать под нужды вашей организации.
—
ПРИКАЗ № [Номер]
О назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек
г. [Город] | [Дата]
В связи с переходом на формирование сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде и в целях обеспечения своевременной и достоверной передачи данных в Пенсионный фонд Российской Федерации,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Назначить ответственным за ведение, хранение, учет сведений об электронной трудовой книжке, а также за подготовку и передачу отчетности по форме СЗВ-ТД в территориальные органы ПФР:
- [Должность] — [Ф.И.О. сотрудника].
Возложить на указанного сотрудника следующие обязанности:
- Получение от работников заявлений о выборе формы трудовой книжки (электронная или бумажная).
- Внесение сведений о трудовой деятельности в электронную систему в установленные законодательством сроки.
- Проверка корректности данных (СНИЛС, даты, основания записей).
- Выдача работникам выписок из электронных трудовых книжек.
- Мониторинг изменений в законодательстве РФ, касающихся ведения электронных трудовых книжек.
Установить, что исполнение данных обязанностей является частью трудовых функций [Должность], либо (если это новая функция) установить ежемесячную доплату в размере [Сумма] рублей.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор
[Название организации]
____________ / [Инициалы, Фамилия] /
С приказом ознакомлен:
____________ / [Инициалы, Фамилия ответственного] /
«___» _______ 20__ г.
—
Ключевые обязанности ответственного лица
Сотрудник, назначенный ответственным за ЭТК, должен четко понимать спектр своих задач. В 2026 году к ним относятся:
- Фиксация событий: Внесение данных о приеме на работу, переводах, изменениях квалификации и увольнении. Каждая запись должна иметь основание (реквизиты приказа).
- Работа с заявлениями: Прием заявлений от работников о переходе на электронную трудовую или о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Отчетность: Своевременная submission форм СЗВ-ТД (при приеме/увольнении — не позднее следующего рабочего дня, при иных событиях, до 25 числа следующего месяца).
- Выдача выписок: Предоставление работникам (действующим и бывшим) выписок из электронной трудовой книжки. Выписка может быть выдана в электронном виде (заверенная усиленной квалифицированной электронной подписью) или на бумажном носителе (заверенная подписью руководителя или ответственного лица и печатью организации, если она используется).
- Мониторинг законодательства: Постоянное отслеживание изменений в правилах ведения ЭТК, так как нормативная база может обновляться.
Частые ошибки при назначении
Отсутствие приказа. Некоторые работодатели считают, что достаточно устного распоряжения. Это неверно: без письменного приказа невозможно доказать, кто именно должен был сдать отчетность в случае штрафа.
Игнорирование доплаты. Если обязанности по ведению ЭТК не входили в первоначальный функционал сотрудника и требуют дополнительного времени/квалификации, закон требует либо изменения трудовой функции (что сложно без согласия), либо установления доплаты.
Неактуальные данные. Ответственный должен следить, чтобы в системе ПФР были актуальные СНИЛС всех работников. Ошибки в этом поле приводят к rejection отчетов.
Назначение ответственного за ведение электронных трудовых книжек, это не просто формальность, а необходимая мера для обеспечения юридической безопасности бизнеса. Правильно оформленный приказ и четкое понимание сотрудником своих обязанностей позволят избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечат спокойствие работников regarding их трудового стажа.
Помните: даже в цифровую эпоху «человеческий фактор» и правильный документооборот остаются фундаментом кадрового учета.