Ведение, хранение и учёт трудовых книжек – одна из ключевых функций кадрового подразделения любой организации. Нарушение требований законодательства может привести к штрафам, проблемам при проверке трудовой инспекции и потере документального подтверждения трудовой деятельности работников. Поэтому важно чётко определить, кто будет отвечать за эти процессы, и оформить его полномочия в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ.

Нормативно‑правовая база

Для организации работы по учёту трудовых книжек используются следующие нормативные акты:

• Пункт 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (приказ Правительства РФ от № 225)
• Приказ Министерства труда и социальной защиты России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек, на работодателя возлагается…»
• Приказ Минтруда России от № 63748 «Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя…»
• Справочник «Учёт трудовых книжек и вкладышей в отделе кадров» (обновлённый в 2025 году)

Все указанные документы подчёркивают, что работодатель обязан своим приказом (распоряжением) назначить лицо, ответственное за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек.

Кто может быть назначен ответственным?

Ответственное лицо должно соответствовать следующим требованиям:

1. Иметь соответствующую квалификацию (обычно – сотрудник отдела кадров или HR‑менеджер).
2. Быть уполномоченным в соответствии с внутренним нормативным актом организации.
3. Иметь доступ к электронной системе учёта (если используется) и к архивным помещениям.

В организации может быть назначено несколько ответственных (например, один – за ведение, другой – за хранение), но каждый из них должен быть явно указан в приказе.

Порядок оформления приказа о назначении ответственного

Приказ (распоряжение) о назначении ответственного оформляется в установленном порядке:

• Шапка документа – название организации, номер и дата приказа.
• Пurpose – указание, что приказ Issued в целях обеспечения соблюдения требований к учету трудовых книжек.
• Основание – ссылка на пункт 45 Правил ведения трудовых книжек и/или на Приказ Минтруда № 320н.
• Содержание – наименование должности/ФИО ответственного, перечень его полномочий.

Пример формулировки:

Приказ № 155 от 
О назначении ответственного за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от № 225,
ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить ответственным за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них _______________________ (ФИО, должность).

Ответственному возложить обязанности по:
 • организации учёта всех трудовых книжек, находящихся в организации;
 • обеспечению их надлежащего хранения в специальном архиве;
 • оформлению и выдаче вкладышей работникам по их запросу;
 • формированию актов при уничтожении испорченных бланков.

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Подпись: _______________________ / _______________________

Полномочия ответственного за трудовые книжки

К основным обязанностям относятся:

• Организация и ведение электронного и бумажного учёта всех трудовых книжек.
• Контроль своевременного обновления данных (вкладки, изменения ФИО, даты рождения и т.д.).
• Обеспечение надлежащего физического хранения (закрытые шкафы, пожаробезопасные помещения).
• Оформление и подпись актов при передаче, получении или уничтожении книжек.
• Информирование руководства о необходимости замены изношенных или утерянных экземпляров.
• Соблюдение требований по конфиденциальности персональных данных работников.

Ответственный также отвечает за формирование отчётов по учету (ежеквартальные, ежегодные) и передачу их в бухгалтерию и в органы контроля.

Документальное оформление учёта и архивирование

Все действия по учёту и хранению фиксируются в специальных актах и журналах:

1. Журнал учёта трудовых книжек – в котором фиксируются номер, серия, дата выдачи, дата получения, дата возврата.
2. Акт приема‑передачи – используется при передаче книжек новому сотруднику или при их возврате из архива.
3. Акт уничтожения – составляется при утилизации испорченных или устаревших бланков (см. п. 42 Правил).
4. Электронный архив – при наличии электронной базы данных (например, в 1С:Зарплата и управление персоналом) обязательна синхронизация с бумажным хранилищем.

Хранение в архиве должно осуществляться в течение всего срока действия קдמ (трудовой книжки) и не менее 5 лет после её прекращения, как предусматривает Приказ Минтруда № 320н.

Частые ошибки и как их избежать

Частые нарушения при организации учёта трудовых книжек:

• Отсутствие официального приказа о назначении ответственного.
• Неучтённые или несвоевременно обновлённые данные в книжках.
• Хранение в небезопасных условиях (незакрытые шкафы, доступ посторонних).
• Отсутствие актов при передаче/получении и при уничтожении.
• Несоблюдение сроков хранения и передачи в бухгалтерию.

Для предотвращения ошибок рекомендуется:

1. Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводить внутренний аудит учёта.
2. Вести журнал контроля выполнения обязанностей ответственного.
3. Обучать персонал требованиям законодательства и внутренним процедурам.
4. Использовать готовые образцы приказов и актов (см. ссылки в источнике).

Примеры скачиваемых образцов (2025‑2026 гг.)

Для удобства работы в кадровом подразделении подготовлены готовые шаблоны, которые можно скачать и адаптировать под нужды организации:

• Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки (2025‑2026)
• Форма журнала учёта трудовых книжек
• Акт уничтожения испорченных бланков
• Приказ о переходе на электронный учет (если используется)

Эти документы соответствуют требованиям Приказа Минтруда № 320н и могут быть использованы в полном объёме для оформления внутренних процедур.

Назначение ответственного за хранение и учёт трудовых книжек – обязательный элемент внутреннего нормативного регулирования любой организации. Чётко оформленный приказ, чётко распределённые обязанности и соблюдение требований законодательства позволяют избежать рисков, связанных с потерей или искажением данных, а также обеспечить надёжное хранение трудовых документов в течение всего срока их действия.

Рекомендуется регулярно обновлять внутренние регламенты, проводить внутренние проверки и использовать готовые образцы документов, чтобы процесс учёта и хранения трудовых книжек был прозрачным, контролируемым и полностью соответствовал требованиям трудового законодательства РФ.

Помните: ответственность за правильное ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, а конкретное исполнение этой ответственности делегируется уполномоченному лицу, которое должно быть официально назначенным приказом (распоряжением) организации.