Вопрос о том, кто именно обязан заводить трудовую книжку — работник или работодатель — часто вызывает путаницу у новых сотрудников и даже у некоторых работодателей․ Однако в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации, ответ на этот вопрос однозначен и четко регламентирован Трудовым кодексом РФ․
Основные нормы Трудового кодекса РФ
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ В ней фиксируются:
- сведения о месте работы;
- должности и профессии;
- переводы на другую постоянную работу;
- увольнение с указанием оснований;
- награждения за успехи в работе․
Ключевой момент: ведением трудовых книжек занимается исключительно работодатель․ Это его прямая обязанность, а не право или возможность․
Кто обязан заводить трудовую книжку?
Работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан:
- Завести трудовую книжку для каждого работника, который проработал у него более пяти дней, если эта работа является для работника основной․
- Вести учет трудовой деятельности сотрудника в течение всего периода его работы․
- Оформить трудовую книжку в соответствии с установленными формами и правилами, утвержденными Правительством РФ․
Это означает, что если сотрудник приходит на работу впервые — работодатель обязан выдать ему трудовую книжку․ Работник не обязан приносить её с собой, если он не имеет предыдущего трудового стажа․
Что делать, если работник уже имеет трудовую книжку?
Если работник ранее уже был трудоустроен и имеет действующую бумажную трудовую книжку, он обязан предъявить её работодателю при заключении трудового договора (ст․ 66․1 ТК РФ)․ В этом случае работодатель не заводит новую книжку, а вносит сведения о новом месте работы в уже существующую․
Однако если работник устраивается на работу впервые после 1 января 2021 года, то согласно новым правилам, трудовая книжка оформляется в электронном виде․ В этом случае:
- Работодатель регистрирует работника в системе Пенсионного фонда РФ (ПФР);
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) формируется автоматически;
- Работник может получить доступ к своим данным через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте ПФР․
Важно! Работодатель не может требовать от работника, чтобы он сам «зарегистрировал» электронную трудовую книжку․ Эта процедура полностью лежит на работодателе, он обязан передать сведения в ПФР в течение 1 рабочего дня с момента заключения трудового договора․
Кто не обязан заводить трудовую книжку?
Исключения из правила установлены для следующих категорий:
- Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (например, частные лица, нанимающие домашнего работника или няню) — они не обязаны вести трудовые книжки․ В таких случаях трудовые отношения оформляются по договору, но без оформления трудовой книжки․
- Работники по совместительству — если у них уже есть основное место работы, трудовая книжка ведётся только по месту основной работы․ По желанию работника сведения о совместительстве могут быть внесены в трудовую книжку по основному месту работы на основании официального документа (справки с места работы по совместительству)․
Что происходит с бумажными трудовыми книжками?
С 2021 года в России начался переход на электронный формат․ Однако:
- Бумажные трудовые книжки, оформленные до 2021 года, остаются действительными и продолжают использоваться․
- Работник может по своему желанию сохранить бумажную книжку или перейти на электронную форму․
- Работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки на протяжении всего периода работы сотрудника и выдавать их только при увольнении․
В 2025 году действуют оба формата: бумажные и электронные трудовые книжки․ Работодатель не имеет права навязывать один формат — работник вправе выбрать, какую книжку он хочет использовать;
Ответственность работодателя
Если работодатель не завел трудовую книжку в установленные сроки, он нарушает трудовое законодательство․ За это предусмотрена административная ответственность по статье 5․27 КоАП РФ:
- для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
Кроме того, отсутствие трудовой книжки может привести к проблемам у работника при оформлении пенсии, получении пособий, подтверждении стажа и т․д․
Часто задаваемые вопросы
Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?
Да․ Если вы уже имеете бумажную трудовую книжку, вы можете подать заявление в ПФР, чтобы не переводить её в электронный формат․ Ваша бумажная книжка останется действительной․
Что делать, если работодатель отказывается заводить трудовую книжку?
В таком случае вы можете:
- Написать письменное заявление с требованием оформить трудовую книжку;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд);
- Подать жалобу в прокуратуру или суд․
Кто отвечает за правильное заполнение трудовой книжки?
Исключительно работодатель․ В трудовую книжку вносятся записи только на основании приказов, договоров и других официальных документов, изданных работодателем․ Подпись вносится ответственным лицом (кадровиком, руководителем), а печать — при её наличии․
Трудовую книжку заводит и ведет исключительно работодатель․ Работник обязан предъявить её при трудоустройстве, если она уже существует․ Если работник устраивается на работу впервые, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку: либо бумажную, либо электронную, в зависимости от выбора работника и даты трудоустройства․
Это не просто формальность, трудовая книжка является ключевым документом для подтверждения трудового стажа, расчета пенсии и защиты прав работника․ Поэтому работодатель несёт юридическую и административную ответственность за своевременное и правильное её оформление․
Помните: трудовая книжка — это не «бумага», а ваша трудовая история․ И её ведение — обязанность работодателя, а не ваша задача․