Ведение трудовых книжек — это одна из важнейших кадровых процедур‚ которая требует строгого соблюдения законодательства. Ошибка в записях или утрата документа может повлечь за собой серьезные негативные последствия как для работника‚ так и для работодателя. Поэтому вопрос о том‚ как правильно назначить ответственного за учет и ведение трудовых книжек‚ актуален для каждой организации.

Законодательная база: кто должен вести учет?

Обязанность работодателей по ведению книги (журнала) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее предусмотрена пунктом 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н). Согласно этому нормативному акту‚ а также статье 66 Трудового кодекса РФ‚ работодатель несет полную ответственность за организацию работы по ведению‚ хранению‚ учету и выдаче трудовых книжек.

Сама по себе обязанность не появляется из ниоткуда — работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт‚ которым закрепит эту функцию за конкретным сотрудником.

Кого можно назначить ответственным?

Как правило‚ ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на:

• Специалиста по кадрам (кадровика) — это самый частый и логичный вариант‚ так как именно этот сотрудник отвечает за документооборот персонала.
• Бухгалтера, в небольших организациях‚ где штатный кадровик не предусмотрен‚ функции по кадровому учету часто совмещает бухгалтерия.
• Руководителя организации — в микропредприятиях (например‚ у индивидуального предпринимателя) ведением книжек может заниматься сам глава компании.
• Иного работника, законодательство не запрещает поручить эту задачу любому другому сотруднику (например‚ офис-менеджеру или секретарю)‚ если это закреплено в его должностной инструкции.

Пошаговая процедура назначения ответственного

Чтобы назначение имело юридическую силу и снимало ответственность с руководителя‚ необходимо соблюсти строгий алгоритм действий:

1. Шаг 1. Издание приказа

   Основным документом‚ регламентирующим назначение‚ является Приказ (распоряжение) работодателя. Унифицированной формы этого приказа не существует‚ поэтому он составляется в произвольной форме на бланке организации. В приказе обязательно нужно указать:

   • ФИО и должность лица‚ назначаемого ответственным;
   • ФИО и должность лица‚ на которое возлагается контроль за работой ответственного (обычно это руководитель или его зам);
   • Дату‚ с которой полномочия вступают в силу;
   • Основание для издания приказа.

2. Шаг 2. Ознакомление под подпись

   Назначенный сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под личную подпись. Без его подписи документ не имеет юридической силы в отношении этого работника.

3. Шаг 3. Внесение изменений в должностную инструкцию

   Если ведение трудовых книжек не было предусмотрено трудовым договором и должностной инструкцией сотрудника изначально‚ необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору и дополнить должностную инструкцию соответствующими обязанностями. Если это вменяется как дополнительная нагрузка‚ сотруднику может быть установлена доплата (ст. 60.2 ТК РФ).

4. Шаг 4. Передача бланков и журнала учета

   Если ответственный назначается взамен предыдущего‚ необходимо создать специальную комиссию‚ которая проведет проверку количества бланков трудовых книжек и вкладышей‚ а также сверки записей в книге учета движения трудовых книжек. По итогам составляется Акт приема-передачи.

Что обязательно должно быть в приказе?

Для наглядности приведем структуру типичного приказа о назначении ответственного:

• Шапка: Наименование организации‚ дата‚ номер приказа‚ город.
• Преамбула: «В соответствии с п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚ утвержденного Приказом Минтруда России от № 320н‚ ПРИКАЗЫВАЮ:»
• Пункты:
  1. Возложить обязанность по ведению‚ хранению‚ учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них на [Должность‚ ФИО].
  2. Возложить контроль за исполнением настоящего приказа на [Должность‚ ФИО].
• Подписи: Руководитель организации‚ ответственный сотрудник‚ сотрудник‚ осуществляющий контроль.

Ответственность за неисполнение обязанностей

Назначение ответственного лица — это не просто формальность. Если трудовая книжка будет утеряна‚ испорчена или записи в ней будут сделаны с нарушениями‚ ответственность понесет именно тот сотрудник‚ который назначен приказом.

В зависимости от тяжести нарушения‚ ответственному лицу может грозить:

• Дисциплинарная ответственность — замечание‚ выговор или даже увольнение (ст. 192 ТК РФ).
• Материальная ответственность — обязанность возместить работодателю прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Кроме того‚ работодатель обязан возместить работнику материальный ущерб‚ причиненный в связи с утратой трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ)‚ а затем взыскать эти средства с виновного работника в порядке регресса.

Важный нюанс:

Если в организации происходит смена лица‚ ответственного за учет и ведение трудовых книжек (например‚ кадровик увольняется или переводится на другую должность)‚ обязательно нужно издать новый приказ о назначении нового ответственного. Если этого не сделать‚ формально ответственность продолжает нести прежний сотрудник (или руководитель)‚ что недопустимо.

Грамотное оформление назначения ответственного за учет и ведение трудовых книжек, залог спокойствия руководителя и защиты прав работников. Помните‚ что одного устного распоряжения недостаточно: необходимы письменный приказ‚ ознакомление под подпись и‚ при необходимости‚ корректировка должностных инструкций и трудового договора. Только в этом случае кадровый документооборот будет соответствовать требованиям трудового законодательства Российской Федерации.