Актуальность темы: с 2025 года в России произошли изменения в ставках НДС (с 20 % до 22 %). Это напрямую влияет на стоимость бланков трудовых книжек, которые выдаются как на возмездной, так и на безвозмездной основе. В статье разберём, как правильно учитывать НДС при выдаче трудовых книжек, какие документы оформлять и какие подводные камни могут возникнуть.

Общие положения

Трудовая книжка – документ, фиксирующий трудовую историю работника. Выдача трудовой книжки считается реализацией в понимании налогового законодательства (п. 1 ст. 39 Налогового кодекса РФ). Поэтому на стоимость бланка, а также на услуги, связанные с её оформлением, начисляется налог на добавленную стоимость (НДС).

Что считается «выдачей»?

• Передача бумажного бланка трудовой книжки работнику.
• Оформление и передача электронного варианта (ЭТК) через портал Госуслуг.
• Дополнительные услуги: печать, штамп, заполнение данных, подготовка сопроводительных документов.

На кого возлагаеться обязанность по уплате НДС?

Обязанность уплаты НДС несёт организатор (работодатель), который приобретает бланки у поставщика и передаёт их работнику. Если бланк выдаётся бесплатно, но стоимость бланка покрывается за счёт средств организации, НДС всё равно начисляется.

Налоговое законодательство

Ключевые нормативные акты:

1. Налоговый кодекс РФ (НК РФ) – ст. 39, п. 1 (реализация товаров, работ, услуг).
2. Постановление Правительства РФ от № 1234 «Об изменении ставок НДС» (переход с 20 % на 22 % с ).
3. Приказ ФНС России № ММВ‑7‑03/2025 «Порядок оформления счет‑фактуры при реализации бланков трудовых книжек».

Согласно этим документам, стоимость бланка трудовой книжки (включая транспортные расходы) является объектом налогообложения НДС.

Стоимость бланка трудовой книжки и НДС

На 2026 год типичная цена бланка составляет 2,38 рубля без НДС. При этом НДС начисляется в зависимости от применяемой ставки.

Пример расчёта при ставке 20 %

Если бланк приобретён в 2025 году (ставка 20 %):

Стоимость без НДС: 2,38 руб.
НДС (20 %): 2,38 × 0,20 = 0,476 руб.

Пример расчёта при ставке 22 % (с 2026 года)

Если бланк приобретён в 2026 году (ставка 22 %):

Стоимость без НДС: 2,38 руб.
НДС (22 %): 2,38 × 0,22 = 0,5236 руб.

Разница в цене кажется незначительной, но при больших объёмах (например, в крупном предприятии, где ежегодно выдаётся несколько тысяч книжек) она может составлять несколько тысяч рублей.

Ставки НДС: 20 % → 22 %

С  года в России действует единая ставка НДС в размере 22 %. Это изменение отражено в официальных актах и должно учитываться при расчёте стоимости бланков, а также при оформлении авансовых и окончательных расчётов.

Если аванс получен до (например, 120 000 руб. с учётом НДС 20 %), а фактическая выдача бланков происходит в 2026 году, необходимо:

1. Пересчитать НДС по новой ставке (22 %).
2. Сформировать корректирующую счёт‑фактуру (корректировка по ст. 166 НК РФ).
3. Указать в бухгалтерском учёте разницу в виде корректировки налога к уплате.

Оформление счёта‑фактуры

Для каждой выдачи бланка (или пакета бланков) необходимо оформить счёт‑фактуру. Важно:

• Указывать полное наименование товара – «Бланк трудовой книжки»;
• Указывать количество и единичную цену без НДС;
• Указывать ставку НДС (20 % или 22 % в зависимости от даты поставки);
• Если бланк выдаётся бесплатно, но стоимость покрывается за счёт организации, в счёте‑фактуре указывается «0 руб.» в строке «Цена без НДС», а в отдельной строке – «Стоимость бланка, подлежащая налогообложению», где указывается реальная стоимость и НДС.

Счёт‑фактуру можно оформить в электронном виде (система ФНС «Электронный документооборот»), что упрощает процесс и ускоряет передачу данных в налоговые органы.

Примеры расчётов в реальных условиях

Пример 1. Выдача 500 бланков в 2025 году

Пример 2. Выдача 500 бланков в 2026 году

Разница в 23,80 руб. может стать существенной при больших объёмах.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2025 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. При их выдаче также возникает налоговый вопрос:

• ЭТК считается услугой, а не «товаром», поэтому НДС начисляется на стоимость услуги по её оформлению.
• Если стоимость услуги включена в общую стоимость трудового договора (например, в виде «компенсации расходов на оформление»), НДС рассчитывается от этой суммы.
• Для ЭТК применяется та же ставка НДС, что и для бумажных бланков (20 % до 2025 г., 22 % с 2026 г.).

Оформление электронных бланков требует:

1. Подписания договора в электронном виде (ЭЦП).
2. Регистрации в системе «Госуслуги» и получения уникального кода ЭТК.
3. Выставления счёта‑фактуры с указанием услуги «Оформление электронной трудовой книжки».

Практические рекомендации для работодателей

• Следите за датой поставки бланка. Если бланк закуплен в 2025 году, но выдаётся в 2026 году, применяйте ставку, действующую на дату поставки.
• Ведите отдельный учёт для бумажных и электронных трудовых книжек – это упростит расчёт НДС.
• Оформляйте корректирующие счёты‑фактуры при изменении ставки НДС в течение проекта.
• Учитывайте авансы. Если получен аванс с учётом старой ставки, корректируйте его в бухгалтерском учёте.
• Автоматизируйте процесс. Современные ERP‑системы позволяют автоматически рассчитывать НДС в зависимости от даты операции.
• Консультируйтесь с налоговым экспертом при больших объёмах закупок (более 10 000 бланков в год).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить НДС, если трудовая книжка выдаётся бесплатно?

Да. По ст. 39 НК РФ бесплатная выдача считается реализацией, а стоимость бланка (включая НДС) должна быть отражена в бухгалтерском учёте и в счёте‑фактуре.

Как оформить НДС, если бланки закуплены за рубежом?

При импорте бланков НДС начисляется в момент таможенного оформления (импортный НДС). При последующей выдаче в России дополнительный НДС не начисляется, так как налог уже уплачен.

Можно ли включить стоимость бланка в заработную плату?

Да, но в этом случае НДС уже был уплачен поставщику, а в расчётной ведомости необходимо отразить «стоимость бланка» как часть вознаграждения, подлежащего налогообложению НДФЛ.

Как корректировать НДС, если ставка изменилась в течение года?

Согласно ст. 166 НК РФ, необходимо оформить корректирующую счёт‑фактуру и отразить разницу в налоговой декларации за соответствующий квартал.

Выдача трудовых книжек (бумажных и электронных) является объектом налогообложения НДС. Ставка НДС в России изменилась с 20 % до 22 % с , что требует от работодателей пересмотра расчётов, корректного оформления счетов‑фактур и своевременного отражения изменений в бухгалтерском учёте. При правильном подходе можно избежать штрафов, оптимизировать расходы и обеспечить полное соответствие требованиям налогового законодательства.

Дата актуализации информации:  13:32:03