Вопрос о том, нужно ли и как вносить в трудовую книжку запись о благодарности, часто вызывает путаницу у как работодателей, так и самих сотрудников. Эта статья разъясняет все нюансы на основе действующего российского законодательства.
Законодательная основа: что говорит ТК РФ?
Ключевым документом является Постановление Министерства труда РФ № 69 от , утвердившее «Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек». Согласно пункту 24 этой Инструкции, в раздел «Поощрения» трудовой книжки вносятся сведения о:
- государственных наградах (ордена, медали);
- почетных званиях;
- иных видах поощрения, предусмотренных нормативными актами РФ, субъектов РФ, муниципальными правовыми актами или локальными актами организации.
Главный принцип:
Запись о благодарности вносится в трудовую книжку только на основании приказа (распоряжения) работодателя. Текст записи должен дословно (полностью и точно) соответствовать формулировке этого приказа.
Когда благодарность ОБЯЗАТЕЛЬНО вносится в трудовую книжку?
Обязательное внесение происходит, если благодарность является официальным поощрением от самого работодателя (организации, компании) и оформляется соответствующим локальным нормативным актом или приказом. Типичные случаи:
- Благодарность за многолетнюю безупречную работу.
- Благодарность за успешное выполнение особо важного задания, проекта.
- Благодарность, объявленная в рамках корпоративной системы мотивации.
Когда благодарность НЕ вносится в трудовую книжку?
Существуют важные исключения, когда организация не обязана делать такую запись:
- Благодарность от внешних органов. Если сотрудника поблагодарили, например, Глава города, Министерство, общественная организация и т.д., то эта награда не является актом поощрения от непосредственного работодателя. В этом случае работодатель не издает приказ и не вносит запись. Сведения о такой награде, как правило, хранятся в личном деле сотрудника.
- Неформальная благодарность. Устная или письменная благодарность от руководства, не оформленная официальным приказом (распоряжением), не подлежит внесению в трудовую книжку.
- Благодарность по совместительству. По общему правилу, запись о поощрении вносится по месту основной работы. Если благодарность объявлена работодателем по месту совместительства, то вносить ее в трудовую книжку, открытую у основного работодателя, последний не обязан. Однако, если сотрудник работает только по совместительству и его трудовая книжка открыта у этого работодателя, то запись вносится.
Важно!
Даже если благодарность исходит от внешней организации, работодатель может по своей инициативе и на основании своих локальных актов вынести своё поощрение сотруднику и внести соответствующую запись. Но это право, а не обязанность.
Порядок действий: как правильно внести запись
Процесс состоит из нескольких обязательных шагов:
- Издание приказа (распоряжения). Руководство организации издает официальный документ о поощрении. В приказе должны быть четкие реквизиты (номер, дата), основание, ФИО сотрудника, должность, конкретная формулировка благодарности.
- Ознакомление сотрудника с приказом. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись. Это подтверждает, что он знает о награждении;
- Внесение записи в трудовую книжку; Кадровый специалист заполняет раздел «Поощрения» (или «Награждения»). Запись делается на основании приказа, с обязательной ссылкой на его номер и дату.
- Подписание записи. Запись в трудовой книжке подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и заверяется печатью организации.
Как должна выглядеть запись: образцы и формулировки
Запись делается в разделе «Поощрения» (обычно это отдельный лист или страница после раздела «Трудовая деятельность»).
Структура записи:
- Порядковый номер (в графе 1, если используется стандартный бланк).
- Дата и номер документа (на основании чего вносится запись).
- Текст поощрения (дословно как в приказе).
- Подпись руководителя и печать организации.
Таблица: Примеры корректных формулировок для записи
| Формулировка в приказе (и в записи) | Номер и дата приказа (пример) |
|---|---|
| За многолетнюю безупречную работу и высокие производственные показатели объявить благодарность. | Приказ № 125-к от |
| За успешное выполнение особо важного задания «Проект Альфа» объявить благодарность. | Распоряжение № 45-р от |
| За активное участие в общественной жизни организации и высокие морально-деловые качества объявить благодарность. | Приказ № 89 от |
Пример готовой записи в трудовой книжке:
Поощрения
За многолетнюю безупречную работу и высокие производственные показатели объявить благодарность. На основании Приказа № 125-к от .
_________________ (Подпись руководителя)
М.П.
Типичные ошибки и как их избежать
- Ошибка: Внесение записи без издания приказа.
Решение: Сначала всегда издавайте приказ. - Ошибка: Перефразирование текста благодарности при внесении.
Решение: Копируйте текст из приказа слово в слово. - Ошибка: Внесение благодарности от внешней организации как своей.
Решение: Четко определяйте источник поощрения. Если это не ваш приказ — ваша запись не требуется. - Ошибка: Отсутствие ссылки на номер и дату приказа в самой записи.
Решение: Всегда указывайте основание. - Ошибка: Внесение записи в раздел «Трудовая деятельность» вместо «Поощрения».
Решение: Используйте правильный раздел.
Внесение записи о благодарности в трудовую книжку — это формальная процедура, регулируемая строгими правилами. Её цель, зафиксировать официальное поощрение от работодателя. Ключевые условия: наличие приказа и точное соответствие записи тексту этого приказа. При получении благодарности от сторонних организаций запись в трудовую книжку, как правило, не вносится, но факт награждения рекомендуется фиксировать в личном деле сотрудника.
Придерживаясь этих простых правил, вы обеспечите правильное и законное ведение кадрового документа.