Сегодня 00:00:03 – актуальная дата, когда обсуждаются вопросы налогообложения, связанные с выдачей и удержанием стоимости трудовых книжек.

Что такое трудовые книжки и когда взимается плата

Трудовая книжка (или её вкладыш) – это документ, фиксирующий стаж работы сотрудника. Приём нового работника без стажа часто сопровождается удержанием стоимости бланка из заработной платы. Плата за книжку может быть взимаема только по инициативе работника и только в случае, если он явно запросил её выдачу.

Правовая основа

• Правила N 225 Правительства РФ от определяют порядок оформления и выдачи трудовых книжек.
• Согласно пункту 1 ст. 39 и подпункту 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, безвозмездная передача товаров (в т.ч. трудовых книжек) облагается НДС.
• Налоговая база при реализации трудовых книжек определяется как разница между ценой продажи и ценой приобретения.

Почему НДС начисляется

Выдача трудовых книжек и вкладышей к ним рассматривается как реализация товара. Поэтому операция подлежит налогообложению НДС, независимо от того, удерживается ли плата из зарплаты сотрудника.

Как исчисляется НДС

1. Определяется стоимость бланка без НДС.
2. К этой сумме добавляется НДС (обычно 20 %).
3. Сумма с НДС указывается в счёте‑фактуре, который оформляеться в одном экземпляре.
4. При удержании стоимости из зарплаты работника НДФЛ и страховые взносы не начисляются, так как удержание относится к стоимости товара.

Бухгалтерские проводки

Для правильного отражения операций в бухгалтерском учёте используют следующие проводки:

• Дебет 2.302.11.00 – Кредит 2.304.03.000: удержана из зарплаты стоимость трудовых книжек.
• Дебет 2.304.03.000 – Кредит 2.209.30.000: погашена стоимость приобретённых бланков.
• При оплате НДС: Дебет 19.1 (НДС к уплате) – Кредит 68.0 (НДС с продаж).

Пример расчёта

Допустим, стоимость бланка трудовой книжки составляет 500 руб. без НДС.

1. НДС = 500 руб × 20 % = 100 руб.
2. В счёт‑фактуре указывается сумма 600 руб. (500 руб. + 100 руб. НДС).
3. При удержании из зарплаты сотрудника берётся только 500 руб. (без НДС), а НДС отражается отдельно в бухгалтерском учёте.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли удерживать НДФЛ при выдаче книжки? – Нет, НДФЛ удерживается только из заработной платы, а не из стоимости книжки.
• Можно ли не начислять НДС, если книжка выдаётся бесплатно? – При бесплатной передаче НДС всё равно начисляется, так как операция считается реализацией.
• Как отразить выбытие книжки из бухгалтерии? – При увольнении стоимость книжки удерживается из последней зарплаты, а в учёте делается проводка «Выбытие стоимости трудовых книжек».

Удержание за трудовые книжки подпадает под действие НДС, поскольку их выдача рассматривается как реализация товара. Правильное бухгалтерское отражение требует:

1. Оформления счёта‑фактуры с указанием НДС.
2. Учета НДС в отдельной статье бухгалтерского учёта.
3. Проводок, отражающих удержание стоимости из зарплаты и погашение стоимости приобретённых бланков.

Соблюдение этих правил позволяет избежать ошибок при налоговой отчётности и гарантирует корректное отражение расходов и доходов в бухгалтерском учёте организации.