Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж, порядок начисления пенсии и права на социальные выплаты. Ошибки в ней могут привести к потере стажа, отказу в выплатах и другим неприятностям. В статье рассмотрим, что считается недействительной записью, какие правовые нормы регулируют её аннулирование, и как правильно исправить ошибку в 2026 году.

Что такое «недействительная запись» в трудовой книжке?

Недействительной считается запись, которая:

• Была внесена с нарушением требований Трудового кодекса РФ (например, без приказа работодателя);
• Противоречит действующим документам (трудовому договору, приказу о приёме/увольнении);
• Была признана судом или вышестоящим органом недействительной (например, запись об увольнении, отменённая решением суда).

В таком случае запись обязана быть аннулирована (признана недействительной) и заменена правильными данными либо, при невозможности исправления, требуется выдача дубликата трудовой книжки.

Правовые основания для признания записи недействительной

Основные нормативные акты (на 2026 год):

1. Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑68, 71, 73) – регламентируют порядок ведения трудовой книжки.
2. Положение о порядке ведения трудовых книжек (утверждённое приказом Минтруда России от № № 123‑н) – детализирует правила исправления ошибок.
3. Приказы работодателя (приём, перевод, увольнение) – должны быть оформлены в письменной форме и иметь номер и дату.
4. Судебные решения, постановления органов государственной инспекции труда – могут отменять ранее внесённые записи.

Только на основании письменного документа (приказа, решения суда, согласия работника) допускается аннулирование записи.

Когда запись признаётся недействительной?

Порядок исправления недействительной записи в бумажной трудовой книжке

Согласно Положению о порядке ведения трудовых книжек, исправление производится только в том месте, где была внесена ошибочная запись.

1. Подготовка документов:
   • Заявление работника (в свободной форме) о признании записи недействительной;
   • Приказ (распоряжение) работодателя с указанием номера и даты приказа, а также формулировки «Запись с номером X недействительна»;
   • Документ, подтверждающий правильные данные (трудовой договор, справка о работе, решение суда).
2. Аннулирование записи:
   • На новой строке (после всех существующих записей) проставьте следующий по порядку номер;
   • В колонке «Дата» укажите дату внесения исправления;
   • В колонке «Сведения о работе» введите формулировку:
     Запись с номером X недействительна. (Указать причину, например: «по решению суда от г. о восстановлении»).
   • В колонке «Номер приказа (распоряжения)» укажите номер и дату приказа, на основании которого делается исправление.
3. Внесение корректных данных (если требуеться):
   • На следующей строке (или в том же пункте, если приказ позволяет) введите правильную запись о приёме, переводе, увольнении и т.д.
   • Все новые записи нумеруются последовательно, без пропусков.
4. Подпись и печать:
   • Кадровый специалист (или уполномоченный сотрудник) ставит подпись и печать организации.
   • Работник ставит подпись в графе «Подпись работника», подтверждая согласие.

Важно: на ьном листе и в уже заполненных страницах запрещено делать зачёркивания, исправления чернилами или стирания. Любые исправления допускаются только в виде новых записей.

Когда необходимо оформить дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаётся в следующих случаях:

• Трудовая книжка полностью испорчена, утеряна или украдена;
• В книжке имеется запись, признанная недействительной, и её невозможно аннулировать (например, если ошибка затронула ьный лист или все страницы).
• Работник переходит на электронный формат и просит заменить бумажный документ.

Процедура получения дубликата:

1. Работник подаёт письменное заявление в отдел кадров (образец ниже).
2. Работодатель запрашивает у прежнего работодателя (если запись была сделана там) подтверждающие документы.
3. На ьный лист нового экземпляра вносяться все корректные записи, за исключением признанной недействительной.
4. Работнику выдаётся дубликат бесплатно (ст. 38 Положения о трудовых книжках).

Образцы записей

Пример аннулирования записи об увольнении (номер 7):

7 Увольнение по собственному желанию Приказ № 45/2025 от 
8 Запись с номером 7 недействительна. Установлено судом от г. о восстановлении работника. Приказ № 12/2026 от 
9 Приём на работу (восстановление) Приказ № 12/2026 от 

Пример заявления работника о признании записи недействительной:

«[Наименование организации] 
От [Ф.И.О. работника] 
Заявление 
Прошу признать недействительной запись № 5 в трудовой книжке от г. (увольнение) в связи с решением суда от г. о восстановлении меня в должности. Прилагаю копию судебного решения. 
Подпись: ___________»

Список необходимых документов

• Заявление работника (в свободной форме);
• Приказ (распоряжение) работодателя с указанием номера и даты;
• Документ, подтверждающий правильные данные (трудовой договор, справка, судебное решение);
• Копия паспорта работника (для подтверждения личности);
• Если требуется дубликат – заявление о выдаче дубликата и справка о потере/украденной книжке (при необходимости).

Ошибки, которых следует избегать

• Зачёркивание или стирание записей – считается нарушением формы трудовой книжки.
• Внесение исправлений в ьный лист – допускается только при выдаче дубликата.
• Отсутствие подписей и печатей уполномоченных лиц – запись может быть признана недействительной в дальнейшем.
• Неправильный номер записи – каждый новый пункт должен иметь последовательный номер.
• Отсутствие документального подтверждения (приказа, решения суда) – исправление будет оспорено.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли исправить запись самостоятельно без участия работодателя?

Нет. Любые изменения в трудовой книжке вносятся только по приказу работодателя или на основании официального документа (судебного решения). Самостоятельные исправления делают запись недействительной.

Сколько времени занимает процесс аннулирования записи?

Обычно 5‑10 рабочих дней, если все необходимые документы уже имеются. При необходимости получения документов от бывшего работодателя срок может увеличиться до 30 дней.

Нужно ли платить за дубликат трудовой книжки?

Нет. По статье 38 Положения о трудовых книжках дубликат выдаётся бесплатно.

Можно ли перенести запись в «вкладыш» к трудовой книжке?

Да, если в основной части книжки нет места для новых записей. В таком случае в «вкладыше» делается запись с указанием номера и даты, а в основной части делается пометка «Запись недействительна» и ссылка на вкладыш.

Как оформить исправление в электронной трудовой книжке?

Электронный вариант регулируется тем же Положением. Исправление вносится через портал Госуслуг: работодатель загружает приказ, указывает «недействительность» записи, а система автоматически создаёт новую запись.

Запись в трудовой книжке, признанная недействительной, требует строгого соблюдения установленного порядка: подготовка письменных документов, аннулирование записи в виде новой строки и, при необходимости, оформление дубликата. Нарушение формы (зачёркивания, исправления в ьном листе) может привести к признанию всей книжки недействительной.

Помните, что правильное оформление защищает ваши трудовые права, обеспечивает корректный расчёт пенсии и упрощает взаимодействие с органами соцзащиты.

Дата публикации: