Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажные бланки по-прежнему играют ключевую роль, особенно для тех сотрудников, которые сохранили за собой право на ведение записей на бумаге. Однако на практике кадровики и работодатели нередко сталкиваются с ситуацией, когда бланк трудовой книжки признается недействительным. Что это значит, чем это грозит и как исправить ситуацию? Разберемся во всех тонкостях.
Что такое недействительный бланк?
Недействительный бланк трудовой книжки — это документ, который не имеет юридической силы и не может служить подтверждением стажа. Причиной этому могут быть как грубые нарушения при заполнении, так и использование поддельных или неактуальных форм документа.
Основные причины признания бланка недействительным
Использование устаревших образцов бланков
Исторически в России (и ранее в СССР) существовало три основных вида бланков трудовых книжек: образца 1938, 1973 и 2003 годов. На сегодняшний день актуальным является бланк образца 2003 года. Если работник приносит документ, который не попадает под описание ни одного из утвержденных образцов, такой бланк с высокой долей вероятности признается подложным и недействительным.
Трудовые книжки других государств
Часто встречающаяся ошибка, попытка использовать трудовую книжку, выданную в другой стране. Например, на территории Республики Беларусь трудовая книжка образца, установленного в Российской Федерации или на Украине, является недействительной. И наоборот: российский работодатель не имеет права вносить записи в бланки иностранного образца. В таких случаях документ не может подтверждать стаж на территории РФ.
Критические ошибки при оформлении дубликата
Если оригинал трудовой книжки был утерян, работодатель обязан оформить дубликат. Однако, если при оформлении дубликата были допущены грубые ошибки, весь бланк может быть признан недействительным. К таким ошибкам относится внесение в дубликат записей, которые не должны были вноситься (например, записей о взысканиях), либо внесение данных со слов работника без подтверждающих документов.
Испорченный или поддельный бланк
Бланк может быть признан недействительным, если он имеет физические повреждения, мешающие прочтению записей, или если экспертиза выявляет признаки подделки (несоответствие водяных знаков, серии номера году выпуска и т.д.).
Недействительная запись vs Недействительный бланк
Важно различать два понятия: недействительный бланк (весь документ целиком) и недействительная запись (ошибка в конкретной строке).
- Недействительная запись — это опечатка или ошибка в сведениях о работе, награждениях или увольнении. Она исправляется по правилам: в графе 3 пишется «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится верная информация.
- Пустые строки в разделе «Сведения о работе» не делают следующую запись недействительной автоматически. Однако наличие пустых строк между записями является нарушением правил ведения документа и может стать косвенным признаком того, что следующая запись внесена с нарушениями или документ велся некомпетентным лицом.
Если же недействительным признан сам бланк, исправления отдельных записей не спасут ситуацию — документ придется переоформлять.
Что делать, если обнаружен недействительный бланк?
Если при вступлении в должность нового сотрудника или в ходе текущей работы обнаруживается недействительный бланк, порядок действий должен быть следующим:
- Составление акта. Работодатель составляет акт о выявлении недействительного бланка трудовой книжки (с указанием причин: устаревший образец, поддельный бланк и т.д.).
- Уведомление работника. Сотрудника необходимо письменно уведомить о том, что его документ не может быть принят для продолжения ведения записей.
- Оформление новой трудовой книжки. Если работник не имеет действующего бланка, работодатель обязан по заявлению работника оформить ему новую трудовую книжку (с указанием дубликата, если есть подтверждающие документы о предыдущем стаже).
- Подтверждение стажа. Стаж, указанный в недействительном бланке, необходимо подтверждать другими документами: письменными трудовыми договорами, справками от прежних работодателей, выписками из архивов, а также сведениями из электронных баз Пенсионного фонда.
Где компании взять новые бланки?
Организация-работодатель обязана приобретать для работника бланк трудовой книжки в случае необходимости. Согласно законодательству, работодатель обязан вести трудовые книжки на своих сотрудников, а значит, должен иметь запас чистых бланков. Приобретать их можно только у официальных распространителей (например, через объединения «ГОЗНАК»), имеющих соответствующие лицензии. Покупка бланков с рук или в сомнительных магазинах чревата получением поддельных документов, что автоматически сделает их недействительными.
Проблема недействительного бланка трудовой книжки — серьезный кадровый и юридический риск. Эксперты, в т.ч. кандидаты юридических наук, настоятельно рекомендуют тщательно проверять предъявляемые документы при приеме на работу. Обращайте внимание на серию и номер бланка, год выпуска, соответствие формы установленным образцам, а также на отсутствие незаполненных строк и нелогичных записей. Помните: грамотное ведение кадрового документооборота сегодня, это гарантия спокойствия работодателя и защита пенсионных прав работника завтра.