Трудовая книжка, это не просто бумажный документ‚ а юридически значимый источник информации о профессиональном пути работника. Однако не всегда сотрудники забирают свои трудовые книжки после увольнения. Такие документы называются невостребованными трудовыми книжками. Их хранение‚ учет и дальнейшая судьба регулируются строгими нормами российского трудового и архивного законодательства. В этой статье мы подробно разберём‚ что делать с невостребованными трудовыми книжками‚ какие сроки хранения установлены‚ как организовать учет и как поступить при ликвидации организации.

Что считается невостребованной трудовой книжкой?

Невостребованной трудовой книжкой считается документ‚ который:

• был выдан работнику при увольнении‚ но не был им получен;
• остался в организации после смерти работника‚ если его родственники не обратились за получением;
• не был востребован в течение установленного срока (обычно 3–5 лет после увольнения‚ но это не снимает обязанности хранить его дольше).

Важно понимать: даже если работник не пришёл за книжкой‚ работодатель не имеет права уничтожать‚ выбрасывать или игнорировать её. Это нарушение законодательства‚ ведущее к административной ответственности.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек

Срок хранения зависит от даты окончания трудовой деятельности работника:

• 75 лет — если трудовая книжка была заполнена и завершена до 1 января 2003 года.
• 50 лет — если трудовая книжка была заполнена и завершена с 1 января 2003 года и позже.

Эти сроки установлены в соответствии с Перечнем типовых архивных документов‚ утверждённым приказом Минкультуры России № 567 от . Документы‚ хранящиеся более 10 лет‚ относятся к постоянному хранению и подлежат передаче в государственный архив по истечении установленного срока.

Почему такие длинные сроки?

Трудовая книжка — это исторический документ‚ подтверждающий стаж‚ профессию и трудовые достижения человека. Даже спустя десятилетия родственники могут потребовать её для оформления пенсии‚ наследства‚ льгот или подтверждения права на компенсации. Поэтому государство гарантирует сохранность этих сведений на протяжении десятилетий.

Как организовать хранение невостребованных трудовых книжек?

Работодатель обязан обеспечить надёжное хранение всех трудовых книжек — как выданных‚ так и невостребованных. Ниже — пошаговая инструкция по организации хранения.

Отдельное место хранения

Невостребованные трудовые книжки должны храниться отдельно от:

• заполненных книжек‚ находящихся у работников;
• пустых бланков трудовых книжек и вкладышей;
• других кадровых документов (личные дела‚ приказы‚ табели и т.д.).

Для этого выделяется специальное помещение или зона в кадровом отделе.

Требования к месту хранения

Хранение должно обеспечивать:

• Защиту от пожара — рекомендуется использовать несгораемый сейф (по ГОСТ Р 50862-2013)‚ особенно если в организации хранится более 100 книжек. Металлический запираемый шкаф допустим‚ но только при условии‚ что помещение оборудовано системой пожаротушения и охраной.
• Защиту от влаги и перепадов температуры — влажность не выше 60%‚ температура 18–22 °C.
• Физическую безопасность — решётки на окнах‚ сигнализация‚ видеонаблюдение‚ контроль доступа.

Важно: сейф не обязателен по закону‚ но является лучшей практикой; Если в организации есть хотя бы одна невостребованная книжка — ответственность за её сохранность остаётся на работодателе (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек‚ утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от ).

Учёт невостребованных трудовых книжек

Каждая невостребованная книжка должна быть учтена в Книге учёта движения невостребованных трудовых книжек. В неё вносятся:

1. Дата поступления книжки на хранение;
2. ФИО работника;
3. Дата увольнения;
4. Причина невостребованности (например‚ «не явился за книжкой»‚ «смерть работника»‚ «отказ от получения»);
5. Серийный номер книжки;
6. Дата и основание передачи в архив (если применимо);
7. Дата и основание уничтожения (если срок хранения истёк).

Также ведётся отдельный журнал учёта пустых бланков и журнал учёта выданных книжек. Все журналы должны быть пронумерованы‚ прошиты‚ скреплены печатью и подписаны руководителем.

Хранение по алфавиту

Согласно методическим рекомендациям‚ невостребованные трудовые книжки хранятся в алфавитном порядке по фамилиям работников. Каждая книжка, это самостоятельная единица хранения‚ не скрепляется с другими документами. Это упрощает поиск и передачу в архив.

Что делать‚ если работник умер?

Смерть работника, одна из самых распространённых причин появления невостребованных трудовых книжек. Родственники могут не знать о существовании документа или не иметь времени на его получение.

В этом случае:

• Книжка сохраняется в архиве организации до истечения срока хранения (75 или 50 лет).
• В Книге учёта указывается: «Работник умер [дата]‚ книжка не востребована родственниками».
• При обращении родственников (например‚ для оформления пенсии) книжка выдаётся по запросу с предъявлением документов‚ подтверждающих родство и смерть.

Если родственники не обращаются в течение 5–10 лет‚ книжка остаётся в архиве до окончания срока хранения — это не нарушение‚ а обязанность работодателя.

Что делать с невостребованными трудовыми книжками при ликвидации компании?

При ликвидации организации её деятельность прекращается‚ и все документы подлежат передаче на хранение. Невостребованные трудовые книжки — не исключение.

Алгоритм действий:

1. Составить опись всех невостребованных трудовых книжек (по форме‚ утверждённой в архивной практике — ОП-4 или аналогичной).
2. Передать документы в государственный архив по месту нахождения организации (обычно в городской или районный архив).
3. Составить акт передачи с подписями представителей ликвидационной комиссии и архива.
4. Уведомить работников (или их родственников) о передаче книжек в архив — через публикацию в СМИ или на сайте организации (если есть).

Важно: не уничтожать невостребованные книжки при ликвидации! Это нарушение архивного законодательства и может повлечь штрафы для руководителей ликвидационной комиссии.

Уничтожение невостребованных трудовых книжек

Уничтожение возможно только после истечения срока хранения (50 или 75 лет).

Порядок уничтожения:

1. Составляется акт о выборке документов к уничтожению (форма А-10 или аналогичная).
2. Акт согласовывается с архивной службой (если документы передавались в архив) или с местной архивной инспекцией.
3. Уничтожение проводится под контролем комиссии (не менее 3 человек) с составлением акта об уничтожении.
4. Документы уничтожаются путём измельчения (порошкование‚ резка) или сжигания в специализированных пунктах.

Запрещено выбрасывать трудовые книжки в мусор‚ рвать их или сжигать без оформления актов!

Что делать‚ если работник хочет получить книжку спустя годы?

Даже через 20 лет после увольнения работник (или его наследник) имеет право потребовать трудовую книжку. Работодатель (или архив‚ куда она была передана) обязан её выдать.

Для получения необходимо:

• Предъявить паспорт (или свидетельство о смерти и документы о наследстве);
• Подать письменное заявление;
• Предоставить подтверждение трудовой деятельности в организации (если требуется).

Если книжка передана в архив — обращаться нужно туда. Архив обязан выдать копию или подлинник (если он сохранился) в течение 10 рабочих дней.

Ответственность за нарушения

Нарушение правил хранения‚ учёта или уничтожения трудовых книжек влечёт:

• Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ — от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц.
• Исковые требования от работников (или наследников) о возмещении морального вреда и упущенной выгоды (например‚ отказ в пенсии из-за отсутствия книжки).
• Репутационный ущерб — потеря доверия клиентов и сотрудников.

Невостребованные трудовые книжки — это не «мусор»‚ а важный исторический и юридический ресурс. Их правильное хранение — это не просто формальность‚ а обязанность работодателя перед законом‚ перед работниками и перед будущими поколениями.

Краткий чек-лист для работодателя:

• Выделяйте отдельное место для хранения невостребованных книжек — лучше в сейфе.
• Ведите Книгу учёта движения невостребованных книжек.
• Храните их по алфавиту‚ как самостоятельные единицы.
• Не уничтожайте до истечения 50 или 75 лет.
• При ликвидации, передавайте в архив‚ не уничтожайте!
• Готовьтесь к запросам, книжку могут потребовать через 10‚ 20 или 50 лет.

Помните: трудовая книжка — это не просто документ. Это память о человеке‚ его труде‚ его жизни. Хранить её, значит уважать труд и достоинство каждого работника.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Рекомендуется регулярно сверяться с изменениями в Трудовом кодексе РФ‚ Правилах ведения трудовых книжек и Перечне архивных документов.