Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю работника․ Иногда она остаётся в организации: сотрудник умер, уехал за границу, отказывается принимать документ или просто «забывает» его забрать․ Как правильно поступать с такими невостребованными трудовыми книжками?

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ․ Ст․ 66․1 регулирует выдачу сведений о трудовой деятельности и порядок выдачи (или возврата) трудовой книжки․
• Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
• Постановление Правительства РФ от № 877 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения архивных документов», где указаны сроки хранения документов, в т․ч․ трудовых книжек․

Сроки хранения невостребованных трудовых книжек

Согласно действующим нормативным актам, трудовая книжка, не выданная работнику, должна храниться в организации 75 лет со дня её последнего заполнения (пункт 3․4․2 ГСДОУ, приказ Главархива СССР от )․ Это исключительный срок, который гарантирует возможность восстановления документа в случае будущих запросов родственников или государственных органов․

Причины появления невостребованных книжек

1. Смерть работника․ После смерти родственники часто не интересуются трудовой книжкой, поэтому она остаётся в отделе кадров․
2. Отказ работника от получения․ По желанию сотрудника книжка может быть оставлена в организации (например, при переезде за границу)․
3. Увольнение без возможности вручения․ Если в день увольнения работник отсутствует, книжка остаётся у работодателя․
4. Ликвидация предприятия․ При закрытии организации часто остаются «запасные» книжки, которые необходимо правильно оформить․

Что делать с невостребованными трудовыми книжками?

Попытаться вернуть документ работнику

Первый шаг – связаться с бывшим сотрудником (или его законными представителями) и уточнить, где он хотел бы получить книжку; Для этого можно использовать:

• почтовую рассылку с уведомлением о наличии документа;
• телефонный звонок или электронную почту, если такие контакты известны;
• запрос через службу занятости (если работник зарегистрирован в ФЦУ)․

Оформить передачу в архив

Если вернуть книжку невозможно, её следует передать в архив организации․ Процедура включает:

1. Составление акта приёма‑передачи (формуляр № 5‑П-1 «О передаче документов в архив»)․
2. Классификацию документа по годам закрытия (например, «Трудовые книжки 2015‑2020 гг․»)․
3. Регистрацию в архивном журнале и присвоение архивного номера․
4. Хранение в условиях, соответствующих требованиям ГОСТ 7․0․97‑2016 (температура, влажность, защита от доступа посторонних)․

Выдача дубликата

Если оригинал утерян, а работник (или его наследники) нуждаются в подтверждении трудовой истории, можно оформить дубликат:

• Работник подаёт заявление о выдаче дубликата (по форме 2‑н, установленной Минтрудом)․
• Работодатель проверяет записи в книжке, подтверждает их достоверность и выдаёт дубликат в течение 10 рабочих дней․
• В случае ликвидации предприятия – заявление направляется в бывшего работодателя, который обязан выдать дубликат в течение 30 дней․

Уничтожение (только после истечения срока хранения)

После 75 лет книжка может быть уничтожена в соответствии с Положением об уничтожении архивных документов․ Процедура:

1. Составление акта уничтожения (форма № 6‑У)․
2. Уничтожение методом, гарантирующим невозможность восстановления (шредирование, сжигание)․
3. Подписание акта руководителем отдела кадров и архивариусом․

Передача в музей/выставку (опционально)

В редких случаях трудовые книжки могут стать историческим материалом (например, книжки известных деятелей, ветеранов труда)․ При наличии согласия родственников их можно передать в музей труда или в региональный архив для экспозиции․

Практический чек‑лист для отдела кадров

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли информировать работника о том, что его книжка хранится в архиве?

Да․ По статье 66․1 ТК РФ работодатель обязан уведомить работника (или его законных представителей) о месте и сроке хранения трудовой книжки․

Можно ли передать трудовую книжку в государственный архив?

Да, если организация не имеет собственного архивного отделения․ В этом случае оформляется договор о передаче документов, а архив принимает их в соответствии с ГОСТ 7․0․97‑2016․

Что делать, если родственники умершего требуют копию записи из трудовой книжки?

Трудовая книжка считается личным документом․ Для получения сведений необходимо оформить запрос в письменной форме от наследников, приложив свидетельство о праве наследования․ Организация выдаёт выписку из книжки, но оригинал остаётся в архиве․

Можно ли использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной?

С 2024 года в России вводится система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ При переходе на ЭТК бумажные книжки, оставшиеся в архиве, подлежат утилизации после 75‑летнего срока, если их содержание полностью перенесено в электронный реестр․

Невостребованные трудовые книжки – это не «мусор», а документ, требующий внимательного отношения и строгого соблюдения законодательных сроков․ Правильный порядок действий выглядит так:

1. Проверить возможность возврата книжки работнику или его наследникам․
2. Если возврат невозможен – оформить передачу в архив организации․
3. Хранить книжку 75 лет, соблюдая архивные условия․
4. По истечении срока – оформить акт уничтожения или, при особом историческом интересе, передать в музей․

Следуя этим рекомендациям, вы избежите юридических рисков, сохраните важные сведения о трудовой истории сотрудников и выполните требования Трудового кодекса РФ․

Дата публикации:  г․ | Автор: юридический отдел «HR‑Консалт»