Невостребованные трудовые книжки, это документы, которые работодатель выдал сотруднику при увольнении, но который не получил их вовремя (или не забрал вообще). Согласно Трудовому кодексу РФ и нормам архивного дела, такие книжки не могут просто лежать на полке или быть уничтожены по инициативе бухгалтера. Списывание и уничтожение этих документов — строго регламентированный процесс, требующий соблюдения формальностей, сроков и документального оформления.

Что считается невостребованной трудовой книжкой?

Невостребованной считается трудовая книжка, которая:

• была выдана сотруднику при увольнении;
• не была получена им в течение 30 календарных дней со дня увольнения;
• не была востребована в течение всего срока хранения (до 75 лет);
• не имеет подтверждения о передаче родственникам в случае смерти сотрудника.

Важно: даже если сотрудник не явился за книжкой, работодатель обязан хранить её до момента её востребования — в течение 75 лет с даты увольнения (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от № 654).

Этапы работы с невостребованными трудовыми книжками

Организация хранения

Невостребованные трудовые книжки не смешиваются с действующими или выданными книжками. Они должны храниться:

• в отдельном сейфе или запираемом шкафу;
• на отдельных полках или с использованием каталожных разделителей;
• в условиях, исключающих повреждение (влажность, пыль, огонь).

Ответственным за хранение назначается сотрудник (как правило, кадровик или архивариус) с оформлением приказа и инструкции по охране документов.

Формирование дел и описей

Каждую невостребованную трудовую книжку необходимо включить в отдельное дело по году увольнения. Это требование установлено ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Инструкцией по делопроизводству.

Дело формируется следующим образом:

1. Собираются все трудовые книжки, не полученные сотрудниками, уволенными в одном календарном году.
2. Каждая книжка получает порядковый номер в пределах дела (например, № 1, № 2 и т.д.).
3. Составляется опись дел по личному составу (форма № 4 Л, утв. Приказом Минкультуры России от № 558).

Важно! Простой перечень с номерами книжек — недостаточно. Опись должна содержать:

• наименование дела: «Невостребованные трудовые книжки за 2023 год»;
• количество единиц хранения;
• срок хранения, 75 лет;
• дату формирования дела;
• подпись ответственного лица и печать организации.

Пример строки в описи:

№ 12 — Трудовая книжка № 0123456, уволенный Иванов И.И., дата увольнения , срок хранения — 75 лет.

Экспертиза ценности документов

Ежегодно, в начале нового года, комиссия по делопроизводству (в составе: кадровик, юрист, архивариус, представитель руководства) проводит экспертизу ценности документов.

На основании этой экспертизы определяется:

• сохраняются ли документы в архиве;
• есть ли основания для передачи в государственный архив;
• возможно ли списание (только для испорченных или утерянных бланков — не для невостребованных книжек!).

Невостребованные трудовые книжки не списываются! Они хранятся 75 лет. Списанию подлежат только:

• испорченные бланки (с ошибками при заполнении);
• устаревшие бланки (например, образца 2004 года — но и их списывать нельзя, если они не повреждены);
• вкладыши, не использованные и испорченные.

Передача в государственный архив

После истечения срока хранения в организации (50 лет — по рекомендации Росархива), невостребованные трудовые книжки обязательно передаются в государственный архив.

Процедура передачи:

1. Составляется акт передачи документов в архив (форма № Д-1).
2. Подготавливается опись дел с указанием сроков хранения и содержания.
3. Документы передаются под расписку в архиве.
4. В бухгалтерии производится списание с баланса (если книжки были учтены как материальные ценности).

Акт передачи подписывается руководителем организации и представителем архива. При необходимости, с методической помощью сотрудников архива (как указано в Старобешевском районном трудовом архиве).

Как списать испорченные бланки трудовых книжек?

Если вы имеете в виду испорченные бланки (с ошибками при заполнении, с помарками, с неправильными реквизитами), то их можно списать. Но только по строгой процедуре:

Шаг 1: Составление акта на списание

Обязательно оформляется акт на списание испорченных трудовых книжек (форма не утверждена унифицированно, но должна содержать:

• наименование организации;
• дату и номер акта;
• основание для списания (например, «неправильное заполнение ьного листа»);
• перечень списываемых бланков (серия, номер, дата приобретения);
• причина порчи (помарка, ошибка в ФИО, повреждение при хранении и т.д.);
• подписи членов комиссии (не менее 3 человек: кадровик, бухгалтер, представитель руководства);
• печать организации.

Пример заголовка акта:

АКТ

о списании испорченных бланков трудовых книжек

г. Москва, 15 апреля 2026 г., № 07/26

Шаг 2: Уничтожение

Уничтожение производится одним из способов:

• на территории организации, с использованием шредера или сжиганием в специальной печи;
• через специализированную организацию (с заключением договора и получением акта уничтожения).

В акте указывается способ уничтожения. Если уничтожение проводилось сторонней организацией — прилагается акт от неё.

Шаг 3: Бухгалтерское списание

Если бланки трудовых книжек числились на балансе как материальные ценности (счет 10.09), их стоимость списывается:

• по дебету счета 91.02 (прочие расходы);
• по кредиту счета 10.09.

На основании акта на списание оформляется проводка и вносится запись в приходно-расходную книгу бланков.

Что НЕЛЬЗЯ делать!

• Нельзя уничтожать невостребованные трудовые книжки до истечения 75 лет!
• Нельзя сливать их с другими документами или выбрасывать как мусор.
• Нельзя списывать их по «простой» описи без акта и комиссии.
• Нельзя игнорировать требования Росархива и трудового законодательства.

Последствия нарушений

Несоблюдение правил хранения и списания трудовых книжек влечет:

• штрафы от Роструда — до 50 000 рублей для организации (ст. 5.27 КоАП РФ);
• дисциплинарные взыскания для ответственных лиц;
• судебные иски от бывших сотрудников, не получивших книжку;
• проблемы с архивной экспертизой и проверками Росархива.

1. Невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет, это закон, а не рекомендация.
2. Формируйте отдельные дела по годам увольнения и вносите их в опись дел по личному составу (форма № 4 Л).
3. Списывать можно только испорченные бланки — через акт комиссии и уничтожение.
4. Передавайте в архив после 50 лет хранения — это обязательное требование.
5. Не уничтожайте без документов — даже если книжка «никому не нужна».

Помните: трудовая книжка — это не просто бумага. Это история жизни человека, его трудовой путь, подтверждение стажа для пенсии. Ответственность за её хранение, это не только юридическая обязанность, но и моральный долг перед каждым сотрудником.

Если вы сомневаетесь — обратитесь в территориальный архив или к юристу по кадровому делопроизводству. Лучше перестраховаться, чем нарушить закон и лишить человека права на пенсию.

Важно! В 2026 году переход на электронные трудовые книжки не отменяет обязанность хранить бумажные экземпляры, выданные до 2020 года. Все они остаются в архиве до 75 лет.