Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника в Республике Казахстан (согласно п. 1 ст. 35 Трудового кодекса РК). С переходом на цифровизацию в правилах ведения этого документа произошли существенные изменения. Однако бумажный формат по-прежнему остается актуальным, и при работе с ним возникает множество вопросов. Один из них, номер трудовой книжки: где он находится, как его учитывать и что делать при утере. В этой статье мы подробно разберем все аспекты, актуальные на 2026 год.
Где находится номер и серия трудовой книжки?
На ьном листе бумажной трудовой книжки всегда отведено специальное поле для серии и номера. Обычно они расположены в правом верхнем углу или внизу ьного листа (в зависимости от года выпуска бланка). Серия состоит из букв (например, советские образцы имели серию ЕТ с гербом СССР), а номер — из арабских цифр.
Эти реквизиты являются уникальными и необходимы для:
- Учета и регистрации трудовых книжек в кадровой службе предприятия;
- Оформления вкладышей (при выдаче вкладыша ставится штамп «Вкладыш выдан», где обязательно указывается его номер и серия);
- Восстановления стажа при утере документа.
Бумажная vs. Электронная трудовая книжка в РК
С 2019 года трудовые книжки казахстанцев начали переводиться в электронный формат. Сегодня информация о трудовой деятельности дублируется в ЕСУТД (Единая система учета трудовых договоров).
В личном кабинете на портале электронного правительства eGov.kz в разделе «Трудовая деятельность» отображаются:
- Название предприятия-работодателя;
- Дата заключения трудового договора;
- Номер электронного трудового договора;
- Должность сотрудника.
Важно понимать: в электронной системе используется номер трудового договора, а не номер бумажной книжки. Тем не менее, бумажная книжка не отменена и применяется наряду с электронной.
Правила заполнения трудовой книжки в 2026 году
При ведении бумажной трудовой книжки работодатель (первый руководитель или уполномоченное им должностное лицо) обязан соблюдать строгие правила:
Оформление ьного листа
Для сотрудника, принятого на работу впервые в 2026 году, заводится новый бланк. На ьном листе указываются ФИО, дата рождения, образование и профессия, а также ставится подпись работника и печать работодателя (при наличии).
Запись о приеме и увольнении
Все записи производятся арабскими цифрами: число и месяц указываются двузначными цифрами, год — полностью (например, ). Записи вносятся в следующем порядке:
- Графа 1 — порядковый номер записи;
- Графа 2 — дата (заключения договора, увольнения, награждения);
- Графа 3, наименование работодателя, запись о приеме, переводе или увольнении с обязательной ссылкой на норму ТК РК. Например: «Трудовой договор расторгнут по основанию, предусмотренному подпунктом 5) статьи 49 Трудового кодекса Республики Казахстан»;
- Графа 4 — дата и номер приказа по личному составу (или кадрам).
Изменения в правилах с 2021 года (действуют в 2026 г;)
С 1 сентября 2021 года были приняты новые правила ведения и хранения трудовых книжек. Главное нововведение, актуальное и сейчас: запись об увольнении больше не требует заверения подписью увольняемого сотрудника. Сведения об увольнении вносятся в день расторжения трудовых отношений.
Раздел о награждениях и поощрениях
Сведения о поощрениях вносятся в аналогичном порядке:
- Графа 1 — порядковый номер;
- Графа 2 — дата награждения;
- Графа 3 — кем награжден или поощрен работник, какой наградой;
- Графа 4 — реквизиты приказа.
Что делать со старыми трудовыми книжками советского образца?
Часто на работу устраиваются сотрудники, предъявляющие трудовые книжки образца 2009 года или даже советского образца (серия ЕТ, с гербом СССР). Можно ли продолжать вести в них записи?
Ответ: да, можно. Если работник предъявил трудовую книжку, оформленную в Казахстане в прошлые годы (в т.ч. советского образца), работодатель обязан продолжить ведение записей в ней. Заводить новую книжку без веских оснований (например, утери или порчи старой) не требуется.
Учет, хранение и регистрация трудовых книжек
Работодатель несет ответственность за сохранность бумажных трудовых книжек. При приеме документа от работника в отделе кадров составляется соответствующий акт или делается запись в книге учета движения трудовых книжек.
Пример записи в журнале учета или акте приема:
«Дана в том, что мной, [ФИО кадровика], работником отдела кадров ТОО [Название], была принята трудовая книжка серия [Серия] номер [Номер] в связи с заключением трудового договора».
Утеря трудовой книжки: как восстановить стаж?
Если бумажная трудовая книжка утеряна, работодатель обязан выдать дубликат. Восстановление трудовой деятельности и подтверждение стажа осуществляются на основании:
- Копий приказов о приеме и увольнении с предыдущих мест работы;
- Справок из государственных архивов;
- Выписок из ЕСУТД и данных портала enbek.kz, где хранится история электронных трудовых договоров.
В 2026 году трудовые отношения в Казахстане опираются на дуальную систему: бумажная трудовая книжка продолжает вестись по строгим правилам заполнения (с указанием номеров приказов, статей ТК РК и без подписи работника при увольнении), а электронный формат в ЕСУТД обеспечивает надежное резервирование данных. Самое главное — внимательно относиться к реквизитам документа (серии и номеру трудовой книжки), корректно вносить записи арабскими цифрами и своевременно дублировать информацию в электронные системы.