Номер в трудовой книжке – это один из ключевых реквизитов, который позволяет идентифицировать конкретный бланк, его место в системе учёта и сроки его действия. Понимание того, что обозначает номер, помогает не только правильно оформить документ, но и избежать ошибок при переходе с одного работодателя на другого.
Что такое номер трудовых книжек?
Номер трудовых книжек – это уникальный идентификатор, который содержит две составляющие:
- Серия – буквенно‑цифровое обозначение, отражающее период выпуска бланка (например, ЕТ‑I, С‑2022 и т.д.).
- Номер – 7‑значный цифровой код, присвоенный каждому экземпляру в пределах своей серии.
Вместе они образуют полную идентификацию: серия + номер. Эта комбинация указывается в верхней части первой страницы трудовой книжки.
Как формируется номер?
Согласно Приказу Минтруда от №320н, в графе 3 раздела «Сведения о работе» вручную проставляется порядковый номер записи. При этом:
- Номера могут идти с нулем (01, 02, 03 …) или без него (1, 2, 3 …). Оба варианта допустимы, но в официальных документах часто используют двухзначный формат с ведущим нулём.
- Нумерация начинается с первой записи о приёме на работу и увеличивается последовательно для каждой новой записи.
Где и как указывается номер в книжке?
Номер трудовых книжек указывается в нескольких местах:
- На первой странице в верхней части – серия и номер бланка.
- В графе 3 записи о приёме/назначении – порядковый номер записи (1, 2, 3 …).
- В бухгалтерской приходно‑расходной книге – указываются серия и номер каждого полученного бланка.
Таким образом, номер в книжке служит для:
- Идентификации конкретного экземпляра.
- Контроля над тем, какие бланки были получены и использованы.
- Ведения учёта перемещения книжек между работодателями.
Как правильно вести учёт номеров?
Для корректного учёта используются два документа:
- Приходно‑расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша – ведётся бухгалтерией.
- Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей – фиксирует их передачу от одного работодателя к другому.
В эти книги вносятся:
- Серия и номер каждого бланка.
- Дата получения/выдачи.
- Сведения о передаче (от кого – кому).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2024 года в РФ активно внедряется электронная трудовая книжка. При переходе на ЭТК вручную заполняются следующие графы:
- Графа 2 – дату выдачи бумажной книжки.
- Графа 3 – запись о подаче заявления работником.
- Графа 4 – дату заявления и номер, под которым оно зарегистрировано.
В ЭТК номер сохраняется в базе данных Социального фонда России (СФР) и отображается в той же форме, что и в бумажной версии.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Нужно ли ставить ноль перед номером?
Ответ: По правилам можно использовать как 01, 02…, так и 1, 2…. Главное – соблюдать единообразие в организации. - Вопрос: Где хранится трудовая книжка?
Ответ: Книжка хранится у текущего работодателя, а при увольнении – передаётся новому работодателю или в архив, если работник уходит на пенсию. - Вопрос: Что делать, если номер в книжке не совпадает с номером в бухгалтерской книге?
Ответ: Возникает ошибка в учёте. Нужно провести проверку и при необходимости скорректировать записи в обеих книгах.
Номер в трудовой книжке – это не просто цифры, а важный элемент системы учёта и контроля трудовых отношений. Правильное понимание того, что обозначает номер, помогает:
- Своевременно оформить новые бланки.
- Соблюдать требования законодательства.
- Избежать расхождений при переходе между работодателями.
Приведённые выше рекомендации помогут вам правильно вести учёт и использовать номер трудовых книжек в любой ситуации.