Вопрос о необходимости ведения трудовых книжек остаётся актуальным для всех работодателей, особенно в условиях постепенного перехода на электронный формат документации․ Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, исключения, порядок ведения и ответственность за нарушение требований․
Нормативная база
Основным источником регулирования вопроса является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
- Статья 66 ТК РФ – определяет, кто обязан вести трудовые книжки․
- Статья 67 ТК РФ – устанавливает порядок заполнения и хранения трудовых книжек․
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части внедрения электронных трудовых книжек» – вводит электронный формат и устанавливает переходный период․
Кто обязан вести трудовые книжки
Согласно части третьей ст․ 66 ТК РФ:
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведёт трудовые книжки на каждого работника, принятого на работу по трудовому договору․
Таким образом, обязанность возникает у:
- юридических лиц (ООО, АО, НКО и др․);
- индивидуальных предпринимателей (ИП);
- физических лиц, зарегистрированных как ИП․
Физические лица, не являющиеся ИП (например, нанимающие работника для домашней работы), не обязаны вести трудовые книжки․
Исключения из общего правила
Несмотря на общую норму, закон предусматривает случаи, когда ведение трудовой книжки не требуется:
- работники, занятые по гражданско‑правовым договорам (подряд, возмездное оказание услуг и т․п․);
- работники, принятые на работу на срок до пяти дней (в этом случае оформляется только приказ о приёме и расчётный лист);
- работники, трудоустроенные у физических лиц, не являющихся ИП (например, няни, репетиторы, уборщики на дому)․
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России начался постепенный переход на электронный формат трудовых книжек․ Ключевые положения:
- С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для newly hired сотрудников (принятых на работу с этой даты)․
- Для сотрудников, принятых до , ведение может осуществляться в бумажном виде либо в электронном – по выбору работодателя․
- С 1 января 2026 года завершается переходный период: все трудовые книжки должны вестись исключительно в электронном виде (за исключением случаев, когда работник отказался от ЭТК и продолжает использовать бумажную версию по своему заявлению)․
Электронная трудовая книжка формируется и хранится в единой государственной информационной системе «Электронные трудовые книжки» (ЕГИСЗ)․ Работодатель отвечает за:
- timely внесение сведений о приёме, переводе, увольнении, награждениях и т․д․;
- обеспечение доступа сотрудника к своей ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
- хранение электронных копий документов, подтверждающих внесённые записи (приказы, соглашения и т․п․) в течение 50 лет․
Переходный период и сроки
Согласно информации из открытых источников (данные на ):
- Переходный период по внедрению ЭТК завершается 1 января 2026 года․
- После этой даты ведение бумажных трудовых книжек допускается только при наличии письменного заявления работника о сохранении бумажного варианта (в этом случае работодатель продолжает вести обе формы – бумажную и электронную)․
- Несоблюдение требований перехода может повлечь административную ответственность․
Ответственность за нарушение требований
Нарушение порядка ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) влечёт следующие меры ответственности:
- Административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ):
- штраф для должностных лиц – от 1 000 до 5 000 рублей;
- штраф для индивидуальных предпринимателей – от 1 000 до 5 000 рублей;
- штраф для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей․
- Дисквалификация должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года при повторном нарушении․
- Гражданско‑правовые последствия: работник может потребовать компенсацию морального вреда и возмещение убытков, связанных с невозможностью подтвердить трудовой стаж (например, при оформлении пенсии)․
Практические рекомендации для работодателей
- Определите формат ведения трудовой книжки (бумажный/электронный) в зависимости от даты приёма сотрудника и его выбора․
- Для новых сотрудников (с ) сразу оформляйте ЭТК в ЕГИСЗ․
- Обеспечьте доступ сотрудников к личному кабинету на портале «Госуслуги» для проверки своих записей․
- Храните электронные копии приказов, соглашений и иных документов, подтверждающих внесённые записи, в течение установленного срока (50 лет)․
- Проводите периодический внутренний аудит ведения трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) для выявления и устранения ошибок․
- При переходе на электронный формат информируйте сотрудников о порядке доступа к ЭТК и о возможностях подачи заявления о сохранении бумажного варианта․
- Обучайте кадровых специалистов работе с ЕГИСЗ и требованиям законодательства в области трудовых книжек․
Обязанность вести трудовые книжки возлагается на всех работодателей, за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями; С учётом цифровизации трудовых отношений с 1 января 2021 года ведётся постепенный переход на электронный формат, а с 1 января 2026 года электронные трудовые книжки становятся обязательными для всех работников․ Несоблюдение этих требований влечёт административную и, в ряде случаев, гражданско‑правовую ответственность․ Поэтому рекомендуется своевременно адаптировать внутренние процессы, обучать персонал и контролировать корректность ведения трудовых книжек, будь то бумажный или электронный вариант․