Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ фиксирующих трудовую деятельность работника․ Помимо сведений о приёме‚ переводе и увольнении‚ в неё вносятся записи о награждениях и поощрениях․ С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) порядок оформления таких записей изменился․ Ниже подробно рассмотрены различия‚ нормативная база‚ порядок внесения и практические рекомендации․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку и вносить в неё сведения о работе‚ а также о награждениях и поощрениях․
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части перехода на электронные трудовые книжки» – вводит ЭТК и определяет правила её ведения․
• Постановление Правительства РФ от № 464 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек (в бумажной и электронной форме)» – содержит конкретные требования к заполнению разделов «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрении»․
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв․ Приказом Минтруда России от № 697н) – детализирует порядок внесения записей о наградах и поощрениях․

Что считается награждением и поощрением?

Согласно ст․ 191 ТК РФ и ст․ 192 ТК РФ:

• Награждение – формальное признание заслуг работника государственными‚ ведомственными или корпоративными наградами (ордена‚ медали‚ знаки отличия‚ благодарственные письма‚ почётные грамоты и т․п․)․
• Поощрение – поощрительные меры‚ применяемые работодателем за хорошую работу (премии‚ выплаты‚ благодарности‚ ценные подарки‚ объявление благодарности и т․д․)․

Оба вида сведений подлежат внесению в трудовую книжку‚ если они оформлены документально (приказ‚ распоряжение‚ постановление и т․д․)․

Отличия в оформлении записей в бумажной и электронной трудовой книжке

Формат записи

Возможность внесения после перехода на ЭТК

Согласно разъяснению Роструда (КонсультантПлюс‚ 2024) и пункту 4․2 Правил ведения трудовых книжек:

• После того как в бумажную трудовую книжку сделана запись о переходе на электронную трудовую книжку‚ дальнейшее внесение записей о работе‚ награждениях и поощрениях в бумажный вариант запрещено․
• Все последующие сведения о награждениях и поощрениях должны вноситься исключительно в электронную трудовую книжку через личный кабинет работника на портале «Работа в России» или через корпоративную систему кадрового учёта‚ интегрированную с ЕГИСЗ․
• Если работник всё ещё имеет бумажную ТК (например‚ переход ещё не оформлен)‚ награждения можно вносить в неё до момента официального перехода․

Исправление ошибок

В обоих форматах запрещено зачёркивание или стирание записей․ Ошибки исправляются следующим образом:

• Бумажная ТК: вносятся исправительные записи с пометкой «Исправлено верить» и ссылкой на первоначальную запись (приказ № …‚ дата)․
• Электронная ТК: в системе создаётся новая запись с типом «Исправление»‚ указывающая ошибочную запись и правильные данные․ Первоначальная запись остаётся в архиве и помечаеться как «неактуальная»․

Пошаговая инструкция внесения записи о награждении в ЭТК

1. Подготовьте документ‑основание – приказ о награждении‚ благодарственное письмо‚ постановление и т․д․ Убедитесь‚ что в нём указаны: дата‚ номер‚ наименование награды‚ ФИО работника․
2. Войдите в личный кабинет работника на портале trudvsem․ru (или в корпоративную ЭТК‑систему)․
3. Выберите раздел «Сведения о награждении»․
4. Нажмите кнопку «Добавить запись»․
5. Заполните поля:
• Дата награждения (ДД․ММ․ГГГГ)
• Наименование организации‑наградителя (полное и сокращённое)
• Наименование награды/поощрения (например‚ «Почётная грамота за высокие показатели в 2025 г․»)
• Основание (приказ № 123 от )
• При необходимости – загрузите скан документа‑основания․
6. Сохраните запись․ Система присвоит ей порядковый номер и отметку времени․
7. Уведомите работника о внесении записи (можно через внутреннюю почту или уведомление в личном кабинете)․

Для бумажной ТК аналогичные действия выполняются вручную: вносятся данные в графы 1‑5 раздела «Сведения о награждении»‚ ставится подпись уполномоченного лица и печать организации․

Примеры записей

Бумажная трудовая книжка

ООО «ТехноПром» (ТехноПром)
Почётная грамота за внедрение инновационного проекта
Приказ № 45 от 

Электронная трудовая книжка (JSON‑вид для иллюстрации)

{
 "recordNumber": 12‚
 "date": "2026-03-15"‚
 "organization": {
 "fullName": "Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПром»"‚
 "shortName": "ТехноПром"
 }‚
 "award": {
 "type": "Почётная грамота"‚
 "description": "За внедрение инновационного проекта в 2025 году"
 }‚
 "basis": {
 "documentType": "Приказ"‚
 "number": "45"‚
 "date": "2026-03-10"
 }‚
 "attachment": "scan_045_20260310․pdf"‚
 "status": "active"
}

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли вносить запись о благодарности‚ выраженной устно?

Нет․ Для внесения в трудовую книжку необходимо документальное основание (приказ‚ распоряжение‚ письмо)․ Устная благодарность не подлежит записи․

Нужно ли ставить печать организации при внесении записи в ЭТК?

В электронной форме печать не требуется; достаточно подписи уполномоченного лица в системе (электронная подпись или подтверждение через логин/пароль)․

Что делать‚ если работник перешёл на ЭТК‚ а в бумажной ТК осталось свободное место?

Свободное место в бумажной ТК заполнять нельзя․ Все последующие записи о работе‚ награждениях и поощрениях делаються только в ЭТК․

Можно ли вносить запись о награждении‚ полученном от сторонней организации (например‚ от профессионального союза)?

Да‚ если награждение оформлено документально (постановление‚ благодарственное письмо) и указано в качестве основания․ В графе организации‑наградителя указывается та сторона‚ которая выдала награду․

Различия между бумажной и электронной трудовой книжкой в части сведений о награждениях и поощрениях касаются primarily:

• формы заполнения (ручной ввод vs․ автоматизированные поля);
• возможности внесения после перехода на ЭТК (запрет на бумажные записи после факта перехода);
• порядка исправления ошибок (исправительные записи vs․ версия‑контроль в системе)․

Соблюдение установленного порядка гарантирует достоверность трудовой истории работника‚ защищает права обеих сторон трудового отношения и исключает риски административных штрафов за неправильное ведение трудовых книжек․

Рекомендуем работодателям:

1. Обеспечить обучение кадровых специалистов работе с ЭТК․
2. Внедрить внутренний регламент по оформлению наград и поощрений‚ включающий шаблоны приказов и проверку наличия документа‑основания․
3. Регулярно проводить аудит записей в трудовой книжке (как бумажной‚ так и электронной) на предмет соответствия законодательству․

Соблюдение этих простых‚ но важных правил позволит избежать споров и обеспечит прозрачность учёта трудовых достижений сотрудников․