Согласно статье 140 Трудового кодекса Российской Федерации, при расторжении трудового договора работодатель обязан в день увольнения:

• выплатить все причитающиеся суммы (заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие и др.);
• выдать работнику трудовую книжку (или справку о её отсутствии) и иные документы, необходимые для продолжения трудовой деятельности.

Нарушение указанного срока влечёт за собой административную ответственность (штрафы от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц и от 100 000 до 200 000 руб для организаций) oraz возможность взыскания невыплаченных сумм через суд.

Сроки проведения расчёта при увольнении

Статья 140 ТК РФ устанавливает единый и строгий срок – день увольнения. Рассмотрим, что именно включает в себя этот расчёт:

1. Заработная плата за фактически отработанные дни в месяце увольнения.
2. Компенсация за неиспользованный отпуск (при условии, что работник не взял отпуск за текущий рабочий год).
3. Выходное пособие (если предусмотрено трудовым договором, коллективным договором или локальными нормативными актами).
4. Иные выплаты: премии, надбавки, компенсации за вредные условия труда, компенсация за задержку выплаты заработной платы и т.д.

Все суммы должны быть перечислены на банковский счёт работника либо выданы наличными в кассе организации в день увольнения. Если день увольнения приходится на выходной или праздничный день, выплата производится в первый последующий рабочий день.

Выдача трудовой книжки: бумажная и электронная форма

Бумажная трудовая книжка

До 2021 года трудовая книжка была исключительно бумажным документом. С 2021 года введён электронный формат, однако бумажная версия остаётся действительной и может быть выдана по желанию работника.

При выдаче бумажной трудовой книжки необходимо:

• заполнить все разделы согласно правилам ведения трудовых книжек (ФИО, дата рождения, образование, профессия, сведения о работе);
• поставить подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации;
• вручить документ работнику под расписку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 1 января 2021 года ведение трудовых книжек осуществляется в электронном виде через систему ПФР. С 2025 года всё больше сотрудников выбирают электронный формат по собственному желанию или потому, что впервые устроились после введения ЭТК.

Особенности выдачи ЭТК при увольнении:

• Работодатель формирует и направляет в ПФР сведения о прекращении трудового договора (форма СЗВ‑ТД).
• После обработки данных в ПФР работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале «Госуслуги» или мобильное приложение ПФР.
• При запросе работника выдаётся справка о состоянии электронной трудовой книжки (можно распечатать).

Важно: даже если работник предпочитает электронную форму, employer обязан обеспечить возможность получения бумажной копии по первому требованию (ст. 66 ТК РФ).

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утери бумажной трудовой книжки работник может запросить справку о стазе и местах работы у бывшего работодателя. Работодатель обязан выдать такую справку в течение трёх рабочих дней.

Изменения с 2025 года: тенденция к электронному документообороту

С 2025 года отмечается рост числа сотрудников, работающих без бумажной трудовой книжки:

• По собственному выбору – многие предпочитают удобство электронного формата.
• При первом трудоустройстве после введения ЭТК – новые работники сразу получают электронную запись.

Это снижает риски потери документа, упрощает процесс подтверждения стажа и уменьшает административную нагрузку на кадровые службы. Однако работодатели должны сохранять возможность выдачи бумажной версии по требованию.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы избежать нарушений и связанных с ними штрафов, следует:

1. Сформировать чек‑лист увольнения – включить в него все пункты расчёта и выдачу документов.
2. Автоматизировать расчёт – использовать кадровые системы, которые автоматически считают компенсации и формируют платёжные ведомости.
3. Контролировать сроки – назначить ответственного за своевременную выплату и выдачу документов (например, специалиста по кадровому делопроизводству).
4. Информировать работника – заранее уведомить о дате и порядке получения расчёта и трудовой книжки.
5. Хранить подтверждающие документы – копии платёжных ведомостей, справки о выдаче трудовой книжки, расписки работника.
6. Обеспечить доступ к электронной трудовой книжке – своевременно передать сведения в ПФР и проконтролировать их корректность.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли задержать выплату при увольнении, если работник не сдал все документы?

Нет. Статья 140 ТК РФ не связывает выплату с возвратом имущества или документов. Задержка считается нарушением.

Что делать, если работник требует выплату в день, который является выходным?

Выплата производится в первый последующий рабочий день. Однако многие организации выплачивают средства заранее, чтобы избежать недопонимания.

Нужно ли выдавать справку о среднем заработке при увольнении?

Справка о среднем заработке выдаётся по требованию работника (например, для пособия по безработице) в течение трёх рабочих дней.

Можно ли выдать только электронную трудовую книжку без бумажной копии?

Да, если работник согласен на электронный формат и не требует бумажную версию. При первом требовании о бумажной копии employer обязан её предоставить.

Своевременный расчёт и выдача трудовой книжки (или её электронного аналога) при увольнении – это не только юридическая обязанность работодателя, но и важный элемент поддержания доверительных отношений с персоналом. Соблюдение строгих сроков, установленных статьёй 140 ТК РФ, чёткое документирование всех выплат и предоставление работнику возможности выбрать удобный формат трудовой книжки помогут избежать споров, штрафов и репутационных потерь.

Рекомендуем регулярно обновлять внутренние нормативные акты, обучать кадровый персонал и использовать современные HR‑системы для автоматизации процесса увольнения. Только так можно гарантировать соблюдение законодательства и комфортное взаимодействие с сотрудниками на всех этапах их трудового пути.