Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Ошибка или повреждение записи может привести к проблемам при приёме на новую работу, получении пособий или оформлении пенсии. В данной статье рассмотрим, какие действия считаются порчей записи, какие нормативные акты регулируют её исправление и пошаговую инструкцию для работников и работодателей.

Что считается порчей записи в трудовой книжке

• Зачёркивание, подчистки, использование корректора или ластика;
• Нанесение посторонних надписей, рисунков, пятен;
• Механическое повреждение страницы (разрывы, проколы, загрязнения);
• Внесение неверных сведений о должности, периоде работы, причине увольнения;
• Отсутствие обязательных реквизитов (дата, подпись, печать организации).

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утверждённым Постановлением Правительства РФ), любые исправления должны выполняться строго установленным способом – иначе запись считается недействительной.

Нормативная база

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – обязывает работодателя вести трудовую книжку и обеспечивать её достоверность.
2. Постановление Правительства РФ от № 225 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».
3. Приказ Минтруда России от № 676н – порядок ведения электронных трудовых книжек (ЕТК).
4. Инструкция по заполнению трудовой книжки (Минтруд, 2024) – образцы исправлений и признания записей недействительными.

Как правильно исправить ошибку в бумажной трудовой книжке

Шаг 1. Определить тип ошибки

Если ошибка касается ьного листа (ФИО, дата рождения, профессия), допускается зачёркивание неверной записи и внесение правильной сверху с указанием даты исправления и подписи ответственного лица.

Если ошибка находится в разделах о работе, награждениях или увольнении – зачёркивать нельзя. В этом случае применяется процедура признания записи недействительной и внесения новой корректирующей записи.

Шаг 2. Подготовить необходимые документы

• Заявление работника об исправлении ошибки (в свободной форме).
• Документы, подтверждающие правильные сведения (трудовой договор, приказ о приёме/увольнении, справка из бухгалтерии).
• Приказ руководителя о признании записи недействительной и внесении исправления.

Шаг 3. Внести исправление согласно п. 27 Правил

1. В разделе, где содержится ошибочная запись, делается запись о её признании недействительной:
• В колонке «Номер записи» указывается порядковый номер ошибочной записи;
• В колонке «Дата» – дата признания недействительной;
• В колонке «Наименование организации, её структурного подразделения» – название организации, которая допустила ошибку;
• В колонке «Примечание» – запись: «Запись признана недействительной в соответствии с п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек».
2. Сразу после этой строки вносится новая, правильная запись со всеми requisites (дата, должность, период работы, основание – приказ № …).
3. Все исправления заверяются подписью ответственного лица (кадровика, директора) и печатью организации.

Шаг 4. Уведомить работника

После внесения исправлений работнику выдаётся выписка из трудовой книжки с отметкой о внесённых изменениях под роспись.

Особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЕТК)

В электронном формате порча записи невозможна, поскольку данные хранятся в защищённой базе данных ПФР. Однако ошибки могут попасть в ЕТК из‑за неверной передачи сведений работодателем; Исправление производится через подачу корректирующего сведения в форму ЕФС‑1 ( подраздел 1.1 ):

1. Работодатель формирует корректирующее сведение с верными данными.
2. Сведения передаются в СФР через личный кабинет работодателя или через оператора ЭДО.
3. После принятия СФР запись в ЕТК автоматически обновляется.
4. Работник может проверить актуальность данных в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через мобильное приложение ПФР.

Важно: в ЕТК нельзя удалять записи, только признавать их недействительными и добавлять корректные сведения.

Ответственность за порчу трудовой книжки

• Для работодателя: административный штраф от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ) за нарушение правил ведения трудовых книжек; при повторном нарушении – до 20 000 руб.
• Для работника: при умышленном повреждении собственной трудовой книжки возможен гражданско‑правовой иск о возмещении ущерба (например, при необходимости восстановления трудового стажа).

Профилактика ошибок

• Вести журнал выдачи и приёма трудовых книжек.
• Обучать кадровых сотрудников правилам заполнения и исправления записей.
• Использовать печатные формы с защищёнными полями (водяные знаки, микротекст).
• При переходе на электронный формат – своевременно передавать сведения в СФР и проверять их корректность в личном кабинете.
• Хранить трудовые книжки в условиях, исключающих воздействие влаги, света и механических повреждений (специальные шкафы, папки).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто зачеркнуть ошибку и написать правильное сверху?

Да, только если ошибка находится на ьном листе. В остальных разделах зачёркивание запрещено.

Кто должен вносить исправление – работник или работодатель?

Исправление вносит работодатель, который допустил ошибку. Работник может лишь потребовать исправления и предоставить подтверждающие документы.

Что делать, если работодатель отказывается исправлять запись?

Сначала направьте письменную претензию. Если ответа нет – обратитесь в трудовую инспекцию или суд с требованием признать запись недействительной и внести исправление.

Сколько времени занимает процесс исправления?

В среднем – от 3 до 10 рабочих дней после получения всех необходимых документов, если работодатель действует оперативно.

Можно ли исправить запись в трудовой книжке после увольнения?

Да. Бывший работодатель всё равно обязан исправить ошибку, если она была допущена им во время работы сотрудника.

Порча записи в трудовой книжке – серьёзное нарушение, которое может негативно сказаться на карьере и социальных гарантиях работника. Знание порядка исправления, соблюдение нормативных требований и своевременное взаимодействие с работодателем помогут избежать последствий ошибок. При переходе на электронные трудовые книжки риск механической порчи сводится к нулю, однако важно контролировать корректность передаваемых сведений в СФР.

Соблюдая описанные выше рекомендации, вы сможете защитить свои права и обеспечить достоверность трудовой стажа на протяжении всей профессиональной деятельности.