Последняя редакция: 22 мая 2026 года

Ведение и учет трудовых книжек в Донецкой Народной Республике осуществляется в соответствии с законодательством ДНР, которое во многом гармонизировано с российским трудовым законодательством․ Основные нормативные акты:

1. Постановление Совета Министров ДНР от 22 июля 2015 г․ № 13-19 — определяет порядок оформления трудовых отношений и ведения трудовых книжек
2. Постановление Совета Министров ДНР от 16 августа 2016 г․ № 10-21, утверждает порядок учета трудовых книжек и вкладышей к ним
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек — аналогична российской инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г․ № 69

Формы трудовых книжек, используемые в ДНР

На территории ДНР используются следующие формы трудовых книжек:

• Трудовая книжка образца ДНР, основной документ, который ведется работодателем
• Трудовая книжка ранее установленного образца — если гражданин работал до 2014 года, его старая трудовая книжка также хранится у работодателя, но вкладывается в Книгу учета движения трудовых книжек
• Вкладыши к трудовым книжкам — используются для дополнительных записей при отсутствии свободного места

Что делать, если у работника трудовая книжка старого образца?

Если гражданин, принятый на работу в ДНР, имеет трудовую книжку старого образца (до 2014 года), то:

1. Работодатель заводит новую трудовую книжку образца ДНР
2. Старая трудовая книжка вкладывается в Книгу учета движения трудовых книжек
3. В новой трудовой книжке делается запись о стаже работы на основании старой книжки

Порядок ведения и учета трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек

Каждый работодатель в ДНР обязан вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним․ Этот документ является обязательным и строго регламентирован․

В Книге учета движения трудовых книжек фиксируются:

• Приход и расход бланков трудовых книжек и вкладышей
• Сведения о выданных трудовых книжках (дата выдачи, ФИО работника, серия и номер)
• Сведения о возврате трудовых книжек при увольнении
• Записи о старых трудовых книжках, которые хранятся у работодателя

Книга учета движения трудовых книжек должна быть:

• Пронумерована
• Прошнурована
• Заверена подписью руководителя и печатью организации (при наличии)
• Храниться у ответственного лица (как правило, специалиста отдела кадров)

Приходно-расходная книга по учету бланков

Помимо Книги учета движения трудовых книжек, работодатель обязан вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее․

В этой книге фиксируются:

• Поступление бланков трудовых книжек и вкладышей (дата, количество, поставщик)
• Выдача бланков ответственным лицам
• Остатки на складе

Порядок заполнения трудовой книжки в ДНР

Заполнение трудовой книжки в ДНР осуществляется в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая аналогична российской инструкции․

Заполнение ьного листа

На ьном листе трудовой книжки указываются:

• Фамилия, имя, отчество работника
• Дата рождения
• Образование
• Профессия, специальность
• Дата заполнения

Все записи на ьном листе заверяются подписью владельца и подписью ответственного лица с указанием должности․

Внесение записей о приеме на работу

При приеме на работу в трудовой книжке делается запись:

• О приеме на работу с указанием должности, структурного подразделения
• О дате приема
• О номере и дате приказа о приеме на работу

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (при наличии)․

Внесение записей об увольнении

При увольнении работника в трудовой книжке делается запись:

• О причине увольнения
• О дате увольнения
• О номере и дате приказа об увольнении

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (при наличии)․

Особенности учета трудовых книжек при приеме на работу граждан ЛНР и ДНР

При приеме на работу граждан, прибывших из Луганской Народной Республики (ЛНР), необходимо учитывать следующие особенности:

• Если у работника есть трудовая книжка образца ЛНР, она вкладывается в Книгу учета движения трудовых книжек
• Работодатель заводит новую трудовую книжку образца ДНР
• В новой трудовой книжке делается запись о стаже работы на основании старой книжки
• Все записи заверяются подписью и печатью (при наличии)

Что делать, если у работника нет трудовой книжки?

Если у работника нет трудовой книжки (например, при первом трудоустройстве), то:

1. Работодатель оформляет новую трудовую книжку
2. В Книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче
3. На ьном листе указываются данные работника

Электронный учет трудовых книжек

В соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации (которая применяется в ДНР по аналогии), работодатель может предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже в электронном виде․

Для этого:

• Работник подает заявление о предоставлении сведений в электронном виде
• Работодатель заверяет сведения электронной подписью
• Сведения направляются работнику через информационные системы

Однако, бумажная трудовая книжка остается обязательной и должна храниться у работодателя․

Ответственность за нарушение порядка учета трудовых книжек

Нарушение порядка ведения, учета и хранения трудовых книжек влечет за собой административную и дисциплинарную ответственность․

Возможные санкции:

• Предупреждение
• Штраф для должностных лиц
• Привлечение к дисциплинарной ответственности (например, выговор или увольнение)

В случае утраты или порчи трудовой книжки работодатель обязан выдать дубликат․

Практические рекомендации для кадровых служб

Кто отвечает за учет трудовых книжек?

Ответственность за учет трудовых книжек возлагается на:

• Руководителя организации, обеспечивает соблюдение законодательства
• Специалиста отдела кадров, непосредственно ведет учет и заполнение
• Бухгалтера или материально ответственное лицо — обеспечивает хранение бланков

Как организовать хранение трудовых книжек?

Трудовые книжки должны храниться:

• В сейфе или металлическом шкафу
• Отдельно от личных дел работников
• В условиях, обеспечивающих их сохранность (без доступа посторонних лиц)

Как часто проверять учет трудовых книжек?

Рекомендуется проводить:

• Ежемесячную инвентаризацию — сверка наличия трудовых книжек с данными Книги учета
• Ежеквартальную проверку — анализ правильности заполнения и ведения документации
• Ежегодный аудит, проверка соблюдения всех норм законодательства

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли использовать трудовую книжку старого образца (до 2014 года) в ДНР?

Ответ: Да, можно․ Однако работодатель обязан завести новую трудовую книжку образца ДНР и хранить старую в Книге учета движения трудовых книжек․

Вопрос 2: Нужно ли заверять записи в трудовой книжке печатью?

Ответ: Заверение записей печатью обязательно только в том случае, если у организации есть печать․ В противном случае достаточно подписи ответственного лица․

Вопрос 3: Можно ли вносить записи в трудовую книжку задним числом?

Ответ: Нет, это не допускается․ Все записи должны быть внесены в день приема или увольнения․

Вопрос 4: Как поступить, если трудовая книжка утеряна?

Ответ: Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки на основании имеющихся документов (приказов, справок и т․д․)․

Вопрос 5: Можно ли вести учет трудовых книжек в электронном виде?

Ответ: Полностью электронный учет не допускается, так как трудовая книжка является документом строгой отчетности․ Однако, можно предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде по заявлению работника․

Учет трудовых книжек в ДНР — это важный процесс, который требует строгого соблюдения законодательства․ Основные моменты, которые необходимо помнить:

• Ведение двух книг: Книги учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книги
• Обязательное заполнение ьного листа и внесение записей о приеме и увольнении в день события
• Хранение старых трудовых книжек у работодателя с внесением в Книгу учета
• Ответственность за нарушение порядка учета
• Возможность предоставления сведений в электронном виде по заявлению работника

Соблюдение всех норм законодательства ДНР позволит избежать штрафов и других санкций, а также обеспечит правильное ведение трудовых книжек для работников․

Если у вас остались вопросы по учету трудовых книжек в ДНР, обратитесь к специалистам отдела кадров или юридической службе вашей организации․