Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий профессиональный путь работника. Помимо сведений о приёме, переводах и увольнении, в ней отражаются награждения и поощрения за трудовые заслуги. Вопрос о том, какие именно грамоты, благодарности и иные формы признания необходимо вносить в трудовую книжку, часто вызывает затруднения у кадровиков и самих сотрудников.

Нормативно‑правовая база

Главным нормативным актом, регулирующим порядок внесения сведений о награждениях, является Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках». Согласно пункту 2 этой же постановки в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

• о награждении государственными наградами, в т;ч. о присвоении государственных почётных званий;
• о награждении почётными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почётными грамотами, производимыми работодателем.

Кроме того, в практику входят решения судов, разъясняющие границы между «государственными» и «негосударственными» наградами. Так, Решение Пермского краевого суда от № 3‑166‑2010 (подтверждённое Верховным Судом РФ № 44‑Г10‑49) указывает, что почётная грамота и благодарственное письмо губернатора субъекта РФ не относятся к государственным наградам и, следовательно, не требуют обязательного внесения в трудовую книжку.

Какие документы обязаны фиксироваться в трудовой книжке?

2.1 Государственные награды

К ним относятся ордена, медали, знаки отличия, присвоенные Президентом РФ, Правительством, губернаторами и другими органами государственной власти. Примеры:

• Орден «За трудовое отличие»;
• Медаль «За заслуги в развитии науки»;
• Государственная нагрудная эмблема «Лучший работник года».

2.2 Почётные грамоты и благодарности, выданные работодателем

Это любые поощрения, оформленные внутренними актами организации (приказ, распоряжение, протокол) и подтверждённые документом:

• Почётная грамота отдела, предприятия, филиала;
• Благодарственное письмо руководителя;
• Грамота за «Лучший по профессии», «Лучший проект» и т.п.;
• Свидетельство о присвоении звания «Лучший работник года».

2.3 Награды, не подлежащие обязательному внесению

К ним относятся:

• Почётные грамоты и благодарственные письма, выданные органами государственной власти (например, губернатором), если они не являются государственными наградами в понимании законодательства;
• Награды, полученные в рамках добровольных конкурсов, не оформленных приказом работодателя.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

3.1 Необходимый документ‑основание

Запись в трудовую книжку делается только на основании приказа (или иного официального акта) работодателя. Приказ должен содержать:

1. Номер и дату приказа;
2. Полное наименование награды (грамоты, благодарности, звания и т.д.);
3. ФИО сотрудника, которому присвоена награда;
4. Краткое обоснование (за какие достижения, за какой период);
5. Подписи руководителя и (при необходимости) печать организации.

3.2 Что писать в графе 4 «Сведения о награждении»?

Пример формулировки, рекомендованной в КонсультантПлюс и в кадровой практике:

Если в документе отсутствует номер приказа (что бывает при вручении «грамоты отдела» без официального приказа), рекомендуется:

1. Составить внутренний приказ с указанием даты, номера (можно проставить условный номер, например, «П/2026‑01»), названия награды и ФИО сотрудника;
2. Подписать приказ руководителем и, при наличии, заверить печатью;
3. На основании этого приказа внести запись в трудовую книжку.

3.3 Образец записи в трудовой книжке

Практические рекомендации кадровикам

• Проверяйте наличие приказа. Если грамота вручена без приказа, оформляйте его в соответствии с внутренними регламентами.
• Сохраняйте оригиналы документов. При необходимости в будущем в личном деле могут потребоваться копии грамоты, благодарности и приказа.
• Учитывайте сроки. Запись в трудовую книжку вносится в течение 5 рабочих дней после вручения награды.
• Не путайте государственные и негосударственные награды. Только государственные награды (и их эквиваленты, предусмотренные законодательством) являются обязательными к внесению.
• Обновляйте сведения в личном деле. Помимо трудовой книжки, все документы о награждениях помещаются в личное дело сотрудника.

Часто задаваемые вопросы

5.1 Нужно ли вносить в трудовую книжку благодарность, полученную от руководителя отдела?

Да, если благодарность оформлена приказом (или иным официальным актом) работодателя. В противном случае запись в книжку не требуется, но документ следует хранить в личном деле.

5.2 Что делать, если на грамоте нет номера приказа?

Составьте внутренний приказ с указанием даты и условного номера, подпишите его руководителем и используйте его в качестве основания для записи.

5.3 Вносятся ли в трудовую книжку грамоты, полученные от государственных органов (например, от губернатора), но не являющиеся государственными наградами?

Согласно решению Пермского краевого суда, такие грамоты (публичные благодарственные письма) не относятся к государственным наградам и не обязаны вноситься в трудовую книжку, однако их можно фиксировать в личном деле.

5.4 Как оформить запись о награде, полученной в рамках коллективного договора?

Коллективный договор может предусматривать поощрения (грамоты, премии). Для их отражения в трудовой книжке также нужен приказ работодателя, в котором указывается ссылка на пункт договора, номер и дата приказа.

Трудовая книжка фиксирует только официальные награды, подтверждённые приказом работодателя. К таким относятся:

• Государственные награды и почётные звания;
• Почётные грамоты, благодарности, дипломы и звания, выданные организацией в соответствии с её внутренними актами.

Если документ не имеет приказного основания (например, простая благодарность от руководителя без приказа), запись в книжку не делается – документ хранится в личном деле. При отсутствии номера приказа следует оформить внутренний приказ, чтобы запись была корректной и соответствовала требованиям Постановления Правительства РФ № 225.

Статья подготовлена на основе открытых источников (Постановление Правительства РФ от № 225, решения Пермского краевого суда, материалы «Современного предпринимателя», «Оперсонале», «КонсультантПлюс» и др.) и актуальна на 21 мая 2026 года.