Вопрос о том, что делать с трудовой книжкой при приёме на работу, остаётся одним из самых актуальных для кадровых служб и соискателей. С 2026 года в России завершается переходный период к электронным трудовым книжкам (ЭТК), но бумажные варианты по-прежнему актуальны, и требуют грамотного оформления. В этой статье мы подробно разберём: какие документы нужны, как правильно внести запись, что делать, если книжки нет, и как работать с электронной версией.

Что нужно принести на работу: обязательные документы

Согласно Трудовому кодексу РФ и приказу Минтруда №320н, при приёме на работу сотрудник обязан предоставить следующие документы:

• Паспорт, для идентификации личности;
• СНИЛС, для регистрации в системе персонифицированного учёта;
• Трудовая книжка (бумажная) или сведения о трудовой деятельности (выписка из ЭТК — форма СТД-Р или СТД-ПФР).

Важно: работодатель не вправе требовать трудовую книжку, если сотрудник впервые устраивается на работу. В этом случае работодатель обязан оформить её самостоятельно в течение одной недели с даты приёма.

Бумажная трудовая книжка: как правильно внести запись о приёме

Если сотрудник пришёл с бумажной трудовой книжкой, работодатель обязан внести в неё запись о приёме на работу в строгом соответствии с правилами, утверждёнными приказом Минтруда РФ от №320н.

Пошаговая инструкция заполнения:

1. Графа 1, порядковый номер записи (следующий после последней записи в книжке).
2. Графа 2 — дата приёма на работу (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ).
3. Графа 3 — полное и сокращённое наименование организации (например: «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)»).
4. Графа 4 — реквизиты приказа о приёме на работу (номер и дата приказа, например: «Приказ №15 от »).
5. Графа 5 — должность, профессия, специальность с указанием квалификации (в соответствии с ЕКС, Единым квалификационным справочником).

Пример записи:

Графа 1: 17
Графа 2:
Графа 3: Общество с ограниченной ответственностью «Бета» (ООО «Бета»)
Графа 4: Приказ №22 от
Графа 5: Программист, 5-й разряд

Важно! Запись должна быть сделана не позднее одного рабочего дня после даты приёма. Подпись работодателя и печать (если используется) обязательны.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): что нужно знать в 2026 году

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период к электронным трудовым книжкам. Это означает:

• Все новые сотрудники, устраивающиеся на работу впервые, получают только ЭТК.
• Бумажные книжки не оформляются вновь принимаемым работникам, если они не подали заявление на сохранение бумажного варианта.
• ЭТК равнозначна бумажной, она имеет юридическую силу для подтверждения стажа, оформления пенсии и соцвыплат.

Что включает ЭТК?

В электронной трудовой книжке отражаются:

• Наименование работодателя;
• Должность, профессия, специальность, квалификация;
• Дата приёма и увольнения;
• Основания приёма и увольнения (например, «по соглашению сторон», «по инициативе работника»);
• Сведения о переводах и совместительстве.

Не указываются: общий стаж работы, сведения о наградах, поощрениях, дополнительном образовании, эти данные не входят в обязательный перечень ЭТК.

Как подтвердить наличие ЭТК?

Сотрудник должен предоставить работодателю один из документов:

• Форма СТД-Р — выписка из ЭТК, полученная через личный кабинет на сайте ПФР;
• Форма СТД-ПФР, выписка, полученная в офисе Пенсионного фонда;
• Или электронная выписка в формате PDF с электронной подписью ПФР.

После приёма на работу работодатель обязан в течение одного рабочего дня отправить в ПФР отчёт по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) — это автоматически формирует запись в ЭТК.

Что делать, если трудовой книжки нет?

Ситуации бывают разные: книжка утеряна, испорчена, или сотрудник впервые устраивается на работу.

Ситуация 1: работник впервые устраивается на работу

Работодатель обязан:

• Оформить трудовую книжку в присутствии работника;
• Сделать первую запись о приёме на работу;
• Внести данные в ЭТК (если работник не отказался от бумажной формы);
• Срок оформления — не позднее 5 рабочих дней с даты приёма.

Ситуация 2: книжка утеряна или испорчена

Работник пишет заявление о выдаче дубликата. Работодатель:

• Запрашивает сведения о трудовой деятельности из ПФР;
• Оформляет дубликат на бланке установленного образца;
• Вносит все записи, подтверждённые документами (приказы, справки, выписки из архивов);
• Ставит в дубликате отметку: «Дубликат выдан взамен утраченной (испорченной) трудовой книжки».

Особые случаи: совместительство, переводы, срочные договоры

Внешнее совместительство

Трудовую книжку представлять не обязательно! Согласно ТК РФ, запись о работе по совместительству вноситься в трудовую книжку только по желанию работника. Если он не предоставляет книжку — работодатель не вправе требовать её.

Перевод на другую должность

Запись вносится аналогично приёму: указывается новая должность, дата перевода, основание (приказ). В графе 4 — номер и дата приказа о переводе.

Срочный трудовой договор

Запись оформляется так же, как и при бессрочном договоре. В графе 5 указывается: «На должность [должность] по срочному трудовому договору на срок [указать срок]».

Что делать, если работник хочет сохранить бумажную книжку?

С 2021 года каждый сотрудник может подать заявление на сохранение бумажной трудовой книжки. Если он это сделал:

• Работодатель продолжает вести бумажную книжку;
• Одновременно вносит сведения в ЭТК через форму ЕФС-1;
• Записи ведутся в обоих форматах — бумажной и электронной.

Важно! Работник имеет право в любой момент изменить своё решение и перейти на ЭТК, для этого нужно подать новое заявление.

Частые ошибки при оформлении трудовой книжки

• Не вносить запись в течение срока, это нарушение ТК РФ и влечёт штрафы;
• Использовать сокращения, не предусмотренные ЕКС (например, «менеджер» вместо «менеджер по продажам»);
• Не указывать номер и дату приказа в графе 4;
• Вносить записи карандашом или корректирующей жидкостью — запрещено;
• Не проверять наличие закрывающей записи при приёме — может быть нарушена непрерывность стажа.

• Трудовая книжка — это не просто формальность, а документ, подтверждающий ваш трудовой стаж для пенсии и соцвыплат.
• Работодатель обязан принять бумажную книжку, если она есть, и вести её по старым правилам.
• Для новых сотрудников — только ЭТК, если не подано заявление на сохранение бумажной.
• Все записи в ЭТК и бумажной книжке должны совпадать по содержанию.
• Не забывайте: электронная трудовая книжка — это не «цифровой стаж», а полноценная замена бумажной, и она имеет ту же юридическую силу;

Правильное оформление трудовой книжки — залог спокойствия как для работника, так и для работодателя. Не пренебрегайте формальностями: одна ошибка может привести к потере стажа, отказу в пенсии или административной ответственности.

Совет кадровику: всегда проверяйте, есть ли у сотрудника заявление на выбор формата трудовой книжки. Ведите журнал учёта трудовых книжек и электронных выписок. Используйте готовые образцы записей, они доступны на сайте Минтруда и ПФР.

Помните: ваша задача — не просто «взять трудовую книжку», а сохранить историю трудовой жизни человека. И это, важнее, чем кажется на первый взгляд.