Дата актуализации:  г․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек:

1. Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от )․
2. Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (ред․ от )․
3. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от № 225)․
4. Трудовой кодекс РФ (ст․ 62‑66) – общие положения о трудовой книжке․
5. Приказ Минтруда России № 6н от «Об утверждении формы бумажной трудовой книжки, действующей с 2023 года»․

Общие требования к оформлению

Формат и количество экземпляров

• Бумажная трудовая книжка – один основной экземпляр и дубликат (в случае утери/повреждения)․
• С 2023 года в большинстве организаций вводится электронная трудовая книжка, но бумажный вариант остаётся обязательным для некоторых категорий работников․

Ответственные лица

Записями в трудовую книжку могут вносить:

• Работодатель (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров)․
• Уполномоченный сотрудник (например, кадровик), подписывающий запись․
• Работник – только в случае исправления ошибок (подтверждается подписью работодателя)․

Запреты и ограничения

Структура трудовой книжки

Пошаговая инструкция заполнения

Титульный лист

1. Указать ФИО полностью, без сокращений․
2. Внести дату и место рождения (например, «12 марта 1990, г․ Москва»)․
3. Записать паспортные данные: серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт․
4. Указать дата заполнения: число и год цифрами, месяц прописью (например, «21 мая 2026 года»)․
5. Подписать работника (если книжка выдаётся впервые) и ответственного лица (директор/кадровик)․

Запись о приёме на работу

Заполняется в разделе «О работе» в первой свободной строке․

Перевод, повышение, изменение условий труда

1. Указать дату изменения․
2. Новый наименование организации (если перевод в другое юридическое лицо) и/или подразделение․
3. Новая должность и оклад/ставка․
4. Ссылка на приказ (№ приказа, дата)․
5. Подпись уполномоченного лица․

Запись об увольнении

В конце раздела «О работе» вносится запись о прекращении трудовых отношений․

• Дата увольнения․
• Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и др․)․
• Номер и дата приказа об увольнении․
• Подпись работодателя․

Награды и поощрения

1. Указать дату награждения․
2. Наименование награды (например, «Грамота Министерства труда РФ»)․
3. Краткое описание причины награждения․
4. Подпись лица, вносящего запись․

Ведение дубликата

Дубликат заполняется одновременно с оригиналом, но подпись ставится только после подтверждения оригинала (обычно в присутствии работника)․

Хранение и учёт трудовых книжек

Обязанности работодателя

• Обеспечить надёжное хранение оригиналов в специально отведённом помещении (внутри кабинета кадровика, в закрытом шкафу)․
• Вести журнал движения трудовых книжек (приём‑выдача, дата, ФИО сотрудника, подпись ответственного)․
• Своевременно восстанавливать дубликаты в случае утраты оригинала․
• Соблюдать сроки хранения: не менее 5 лет после увольнения (в случае электронных записей – до полного закрытия личного дела)․

Переход на электронную форму

С 2023 года допускается ведение электронных трудовых книжек через портал Госуслуг․ При этом:

• Работодатель обязан обеспечить подтверждение подлинности записей с помощью цифровой подписи․
• Работник получает доступ к своей книжке через личный кабинет․
• Бумажный дубликат сохраняется в архиве в течение 5 лет․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать сокращения в записях?
   Нет, согласно п․ 1․1 Инструкции сокращения запрещены․
2. Кто подписывает запись о переводе?
   Подписывает уполномоченный представитель работодателя (директор, главный бухгалтер, руководитель отдела кадров)․
3. Что делать, если в книжке допущена ошибка?
   Ошибка исправляется через зачеркивание с указанием причины и подписью ответственного лица; в случае серьёзных ошибок – заменяется дубликат․
4. Нужна ли запись о стажировке?
   Да, если стажировка оформлена трудовым договором, её следует фиксировать в разделе «О работе»․
5. Можно ли вести только электронную книжку?
   Для большинства работников – да, если их трудовой договор заключён после 1 января 2024 года и в организации внедрена система электронных трудовых книжек․ Однако для некоторых категорий (военнослужащие, некоторые госслужащие) сохраняется обязательность бумажного варианта․

Пример заполнения записи (пошагово)

Ситуация: работник Иванов Петр Сергеевич принят на должность «Менеджер проекта» в ООО «Альфа» с 15 марта 2025 года, оклад 80 000 ₽․

1. Открываем первую свободную строку в разделе «О работе»․
2. Заполняем поля:
   • Наименование организации: ООО «Альфа»․
   • Трудовой договор №: № 45/2025 от ․
   • Должность: Менеджер проекта․
   • Условия труда: Полный рабочий день, 40 часов/неделя, 28 дней отпуска․
   • Оклад: 80 000 ₽․
3. Подписываем запись: Иванова А․А․ (директор ООО «Альфа»)․
4. Сразу в дубликате вносим те же данные и ставим подпись «подтверждаю достоверность»․

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональные достижения работника․ Правильное заполнение и ведение книжки гарантирует соблюдение правовых требований, упрощает процесс оформления пенсии и повышает доверие со стороны государственных органов․ Следуйте инструкциям, указанным в нормативных актах, и используйте представленные образцы – это поможет избежать ошибок и штрафных санкций․

Составлено на основе нормативных актов: Постановление Правительства РФ № 225 (2003), Постановление Минтруда РФ № 69 (2003), Приказ Минтруда РФ № 6н (2023) и актуальной информации от 2025‑2026 гг․