Дата публикации:

Нормативно‑правовая база (2025‑2026 годы)

Основные документы, регламентирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек:

1. Приказ Минтруда России № 320н от  г. – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
2. Постановление Правительства РФ № 225 от  г. – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
3. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑71, 73, 75, 78.
4. Федеральный закон № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в части требований к документам о трудовой деятельности).
5. Приказы и методические указания региональных инспекций труда (пример – Калужская область).

Все изменения, вступившие в силу с 2025 г., сохраняют прежний принцип: трудовая книжка и её вкладыш являются документами строгой отчётности и подлежат обязательному учёту.

Ответственное лицо

Согласно Приказу 320н, ответственность за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек несёт специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

• Часто этим лицом является старший специалист отдела кадров или главный бухгалтер.
• Назначение должно быть оформлено письменным приказом с указанием полномочий и обязанностей.
• Ответственное лицо обязано вести журнал учёта и контролировать соблюдение сроков хранения.

Оформление книги учёта движения трудовых книжек

Для учёта в организации разрабатывается внутренний нормативный акт (инструкция или положение), в котором фиксируются:

• Порядок получения, выдачи и возврата трудовых книжек;
• Шаблон книги учёта (можно использовать электронную форму).
• Ответственность за нарушение порядка.

Пример заполнения книги учёта движения трудовых книжек (поле «Дата» – дата операции, «ФИО сотрудника», «№ трудовой книжки», «Операция», «Подпись ответственного»):

Учёт бланков и вкладышей

Бланки трудовых книжек и вкладыши (внутренние листы) учитываются отдельно:

• Ведётся журнал учёта бланков (количество полученных, выданных, уничтоженных).
• Для каждого бланка фиксируются: серийный номер, дата получения, дата выдачи, получатель, причина уничтожения (при необходимости).
• Учет ведётся в двух экземплярах – в бумажном виде и в электронном реестре (при наличии).

Условия хранения

Трудовые книжки и их вкладыши хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность:

• Температура воздуха 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Защищённое от прямого солнечного света и пыли помещение (шкаф‑шкаф, архивный стеллаж).
• Доступ к помещению имеет только уполномоченное лицо и лица, имеющие служебную необходимость.
• При необходимости используют пожароустойчивые сейфы или специальные архивные шкафы.

Выдача и возврат трудовых книжек

Процедура выдачи/возврата регламентирована приказом работодателя:

1. Сотрудник подаёт заявление (письменно или в электронном виде) о выдаче/возврате.
2. Ответственный проверяет наличие записи в журнале учёта.
3. При выдаче оформляется акт выдачи (подписывается сотрудником и ответственным).
4. При возврате – акт возврата (проверка целостности книжки, подпись сотрудника).
5. Запись в журнале обновляется.

Уничтожение испорченных книжек и бланков

Если книжка или бланк повреждены и более не подлежат использованию, их уничтожают в соответствии с Положением о защите информации:

• Оформляется акт уничтожения (указывается причина, количество, способ уничтожения – шрединг, сжигание).
• Акт подписывается ответственным за учёт и руководителем организации.
• Экземпляр акта хранится в архиве кадровой службы минимум 5 лет.

Пример заполнения типовых документов

Приказ о назначении ответственного лица

Приказ № 12/2026
от г.

О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от г. назначить Петрова Петра Петровича, старшего специалиста отдела кадров, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Ответственность за исполнение приказа возлагается на руководителя отдела кадров.

Генеральный директор ___________________ /Сидоров С.С./

Акт выдачи трудовой книжки

Акт выдачи трудовой книжки № 001/2026
от г.

Сотрудник: Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑технолог
№ трудовой книжки: 001-2026

Выдано: 1 экземпляр (трудовая книжка) в оригинале.

Подпись сотрудника: ___________________ /И.И. Иванов/
Подпись ответственного: ___________________ /П.П. Петров/

Журнал учёта бланков (пример строки)

Дата | Сер. № | Получено от | Выдано (ФИО) | Причина возврата/уничтожения | Подпись
-----------------------------------------------------------------------------------------
| 005 | Поставщик А | – | – | П.П. Петров
| 005 | – | Сидоров С.С.| Уничтожено (повреждение) | П.П. Петров

Ответственность и штрафные санкции

За нарушение порядка ведения, учёта и хранения трудовых книжек предусмотрена административная ответственность:

• Штраф для юридических лиц – от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Для должностных лиц – от 5 000 до 15 000 рублей или дисциплинарное взыскание.
• В случае утраты книжки без надлежащего оформления – взыскание компенсации за восстановление.

Практические рекомендации для организации

1. Разработать внутренний нормативный акт (инструкция) и утвердить его приказом руководителя.
2. Назначить уполномоченное лицо и оформить его полномочия в письменном виде.
3. Создать электронный реестр трудовых книжек (можно в Excel или специализированных HR‑системах) – упрощает поиск и контроль.
4. Обеспечить физическую безопасность (закрытый шкаф, ограниченный доступ, система видеонаблюдения).
5. Проводить периодический аудит (раз в полугодие) учёта и состояния книжек.
6. Обучать персонал отдела кадров правилам работы с документами строгой отчётности.
7. Вести ежемесячный отчёт о движении книжек и бланков (отправлять в бухгалтерию/управление).
8. При увольнении сотрудника – проверять наличие и целостность трудовой книжки, оформлять акт возврата.

Ведение учёта и хранение трудовых книжек – важный элемент кадровой политики любой организации. С 2025 года актуализированы требования Приказа Минтруда № 320н, которые требуют:

• Назначения ответственного лица;
• Ведения книги учёта движения книжек и отдельного журнала учёта бланков;
• Соблюдения условий хранения и строгой отчётности;
• Оформления актов выдачи/возврата и актов уничтожения;
• Контроля за соблюдением сроков и ответственности.

Тщательное соблюдение указанных правил позволяет избежать штрафов, сохранить трудовую историю сотрудников и обеспечить надёжную работу отдела кадров.

Автор: специалист по кадровому учёту, 2026 г.